Faktura, zamówienie i przyjęcie magazynu zgodne, zanim trafią do dekretu księgowego klienta.
Niech agent AI prowadzi twój 3-way matching
Zebrać dokumenty
"Zbierz komplet dokumentów do kontroli trójstronnej dla klienta w Comarch ERP Optima na bieżący tydzień rozliczeniowy. Pobierz faktury kosztowe zaakceptowane do dekretu, zamówienia zakupu zatwierdzone przez osobę odpowiedzialną u klienta, dokumenty PZ z magazynu klienta oraz potwierdzenia odbioru usług od kontrahentów. Powiąż każdy z dokumentów z numerem zamówienia źródłowego, kontrahentem, datą i wartością netto. Jeśli klient nie wystawia formalnych dokumentów PZ, zapytaj mnie, czy stosujemy dwustronne dopasowanie zamówienia z fakturą zamiast pełnego trójstronnego. Poproś o aktualną listę osób uprawnionych do zatwierdzania zamówień klienta, jeśli widzisz nowe podpisy w teczce. Zarchiwizuj komplet dokumentów w folderze klienta na Google Drive z numerem teczki kontroli trójstronnej."
Dopasować pozycje
"Dopasuj pozycje faktur kosztowych zebranych w tym tygodniu rozliczeniowym do pozycji zamówień zakupu i dokumentów PZ w enova365. Porównaj dla każdej pozycji: dostawcę, indeks towaru, ilość, cenę jednostkową, datę dostawy, walutę i wartość netto. Dla klientów z umowami ramowymi sprawdź zgodność z cennikiem rocznym kontrahenta. Stosuj tolerancje cenowe i ilościowe z karty klienta i grupy kontrahentów strategicznych klienta. Jeśli faktura zawiera linie spoza zamówienia oryginalnego, zapytaj mnie, czy traktujemy je jako dostawę dodatkową czy blokujemy do wyjaśnienia z dostawcą klienta. Nie zwalniaj pozycji bez kompletu dokumentów źródłowych w teczce kontroli klienta końcowego biura. Zwróć raport: zgodne, rozbieżne, brakujące."
Wyjaśnić rozbieżności
"Wyjaśnij rozbieżności stwierdzone w dopasowaniu trójstronnym klienta w Symfonii. Dla każdej pozycji rozbieżnej przygotuj zestawienie: numer faktury, numer zamówienia, numer dokumentu PZ, charakter różnicy i jej wartość. Wyślij dostawcy klienta wiadomość z prośbą o korektę faktury albo o wystawienie korygującego dokumentu PZ od magazyniera klienta. Treść wiadomości dostosuj do polityki klienta wobec danego dostawcy strategicznego. Jeśli dostawca odmawia korekty, zapytaj mnie, czy proponujemy ustępstwo cenowe w ramach tolerancji klienta czy eskalujemy do prawnika klienta końcowego. Nie zamykaj rozbieżności istotnej bez akceptacji opiekuna prowadzącego klienta biura. Poproś o aktualne dane kontaktowe dostawcy, jeśli odbiły się poprzednie próby przez Outlooka."
Zwolnić do dekretu
"Po stwierdzeniu zgodności faktury z zamówieniem zakupu i dokumentem PZ klienta zwolnij pozycję do dekretacji w Insert Subiekt. Dla faktur zgodnych w części zwolnij linie zgodne do dekretu, a linie sporne zostaw zablokowane do wyjaśnienia z dostawcą klienta. Powiąż dekret księgowy z numerem teczki kontroli trójstronnej, numerem zamówienia źródłowego i fakturą wejściową klienta. Jeśli pozycja przekracza próg istotności klienta, zapytaj mnie zanim zwolnisz do dekretu. Nie księguj faktury z otwartymi rozbieżnościami powyżej progu klienta końcowego biura rachunkowego. Zwróć w Slacku raport zwolnionych pozycji, listę otwartych do wyjaśnienia oraz statusy eskalacji do opiekunów prowadzących klientów biura."
Automatyczna kontrola trójstronna faktur z agentem AI
Agent AI zbiera dokumenty, dopasowuje pozycje, prowadzi korespondencję z dostawcami i zwalnia faktury do dekretu klient po kliencie. Opiekun biura zatwierdza wyjątki, nie sklejają teczek dopasowania ręcznie z trzech systemów. Do 80% niższe koszty obsługi kontroli trójstronnej na klienta końcowego.
Tolerancje konfigurowane per klient i grupa kontrahentów
Standardowe wtyczki ERP utrzymują jeden globalny próg tolerancji cenowej i ilościowej dla całej instancji systemu. Agent pamięta progi osobno dla każdego klienta biura i grupy kontrahentów strategicznych. Dostawca, z którym klient ma umowę ramową, dostaje inną tolerancję niż dostawca jednorazowy. Dane kontroli wchodzą z obiegiem faktur z AI i wychodzą do dekretami z AI bez przerw.
Kontakt z dostawcą prowadzony bez przerwy w cyklu
Wyjaśnianie rozbieżności zwykle dzieli się między biuro, klienta i dostawcę. Agent przejmuje komunikację: wysyła monity o brakujący dokument PZ, prośby o korektę faktury, przyjmuje odpowiedzi i kategoryzuje je w aktach sprawy. Decyzję merytoryczną podejmuje opiekun klienta. Po zatwierdzeniu zgodności faktura przepływa do automatyzacją zobowiązań z AI i dalej do płatnościami dostawców z AI, bez przerwy w cyklu zobowiązań klienta.
Jak agent ustala tolerancję cenową dla różnych klientów?
Każdy klient biura ma własny próg tolerancji cenowej, zapisany w karcie klienta i opcjonalnie w grupach kontrahentów strategicznych. Agent stosuje próg per pozycja faktury, nie per cała faktura. Zmiana tolerancji wymaga akceptacji opiekuna prowadzącego klienta, a historia zmian zostaje zalogowana w aktach klienta końcowego biura.
Co jeśli klient nie wystawia formalnych dokumentów PZ?
Dla klientów bez magazynu agent pozwala stosować dwustronne dopasowanie zamówienia z fakturą zamiast pełnego trójstronnego. Tryb dwustronny jest oznaczony w karcie klienta i widoczny w raporcie kontroli. Dla klientów z magazynem brak dokumentu PZ blokuje fakturę do wyjaśnienia z opiekunem klienta końcowego biura.
Jak agent obsługuje korekty in plus i in minus po dopasowaniu?
Agent czeka na fakturę korygującą od dostawcy w przypadku stwierdzonej rozbieżności in plus lub in minus. Po otrzymaniu korekty łączy ją z oryginałem w jednej teczce klienta i ponownie uruchamia kontrolę trójstronną. Korekta poniżej progu istotności klienta zostaje zaakceptowana automatycznie.
Czy agent komunikuje się bezpośrednio z dostawcą klienta?
Agent przygotowuje treść monitu z zestawieniem dokumentów i wysyła ze skrzynki biura lub klienta zgodnie z polityką klienta. Odpowiedzi dostawców trafiają do akt sprawy w teczce klienta. Decyzje merytoryczne, np. ustępstwo cenowe, podejmuje zawsze opiekun prowadzący klienta końcowego biura rachunkowego.
Co dzieje się z fakturami zablokowanymi powyżej tygodnia?
Agent eskaluje pozycje zablokowane powyżej progu czasu z karty klienta do opiekuna prowadzącego klienta końcowego. Dla strategicznych dostawców klienta uruchamia priorytetową ścieżkę z bezpośrednim kontaktem opiekuna biura. Faktury z długim opóźnieniem rozliczeniowym trafiają do raportu zarządczego klienta końcowego biura rachunkowego.