Lista płac, ZUS i deklaracje gotowe na termin, bez excel-makr i ręcznych zaliczek.
Niech agent AI prowadzi twoje płace
Naliczyć płace
"Nalicz listę płac zeszłego miesiąca dla klienta w Comarch ERP Optima na podstawie ewidencji czasu pracy, umów i regulaminu wynagrodzeń. Pobierz dane z systemu kadrowego: stawki, premie regulaminowe, dodatki nocne, godziny nadliczbowe, urlopy, zwolnienia lekarskie L4. Zastosuj składki ZUS, podatek dochodowy, składkę zdrowotną i potrącenia komornicze. Jeśli pracownik miał zmianę wymiaru etatu lub nową umowę zlecenia w okresie, zapytaj mnie o sposób rozliczenia za miesiąc. Przed publikacją listy zatrzymaj się i poczekaj na akceptację kierownika kadr klienta. Poproś o regulamin premii klienta, jeśli go nie masz. Zwróć w Slacku listę pracowników i wyjątki."
Wystawić deklaracje ZUS
"Wystaw deklaracje ZUS DRA, RCA, RZA i RSA dla klienta zeszłego miesiąca w enova365 na podstawie naliczonej listy płac. Sprawdź kompletność imienna zatrudnionych, pełną zgodność z wykazem składek, składki na FGŚP, FP i fundusze pracownicze. Jeśli pracownik został zatrudniony lub zwolniony w okresie, dopilnuj odpowiedniego zgłoszenia ZUS ZUA, ZWUA z aktualną datą. Jeśli klient prowadzi PPK, dołącz wpłaty pracownika, pracodawcy oraz powitalną dla nowych uczestników. Przed wysyłką do PUE ZUS zatrzymaj się i poczekaj na akceptację. Poproś o ostatnie UPO ZUS, jeśli go nie masz w teczce. Zwróć potwierdzenia wysyłki w Slacku."
Naliczyć zaliczki PIT
"Nalicz zaliczki na podatek dochodowy zeszłego miesiąca dla klienta w Symfonii na podstawie listy płac. Wyodrębnij zaliczki dla pracowników (PIT-4), dla zleceniobiorców (PIT-4 od umów zleceń) i dla zryczałtowanego podatku od kapitałów (PIT-8AR). Sprawdź zastosowane progi podatkowe i kwotę zmniejszającą podatek, ulgę dla młodych dla pracowników do 26 roku życia oraz ulgę na powrót. Jeśli pracownik przekroczył próg podatkowy, zapytaj mnie o sposób rozliczenia w okresie. Przed wysyłką zaliczek do urzędu skarbowego zatrzymaj się i poczekaj na moją akceptację. Poproś o regulamin biura, jeśli go nie masz pod ręką. Zwróć raport zaliczek."
Przygotować PIT-y roczne
"Przygotuj informacje PIT-11, PIT-8C i PIT-4R dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców klienta w Insert Subiekt po zakończeniu roku podatkowego. Pobierz dane z list płac, zaliczek PIT i ZUS, agreguj kwoty roczne dla każdego pracownika. Sprawdź spójność z księgą główną i z wcześniejszymi deklaracjami PIT-4R kwartalnymi klienta. Jeśli pracownik zmienił adres lub urząd skarbowy w trakcie roku, zapytaj mnie o aktualny adres do wysyłki. Przed wysyłką PIT-ów do urzędu i do pracowników zatrzymaj się i poczekaj na akceptację kierownika kadr. Poproś o aktualną listę adresową pracowników klienta. Zwróć w Slacku raport: wysłane, odbite, brakujące."
Automatyczna lista płac z agentem AI biura
Agent AI nalicza listę płac, generuje deklaracje ZUS i informacje PIT-11 klient po kliencie. Biuro rachunkowe kontroluje wyniki, lecz zespół zajmuje się tylko nietypowymi sprawami: zmianami przepisów, urlopami rodzicielskimi i komornikami. Do 80% niższe koszty obsługi listy płac w skali całego portfela klientów.
Płace, które uczą się regulaminu klienta
Standardowe programy płacowe wymagają, by księgowa pamiętała o każdej zmianie regulaminu pracowniczego klienta. Agent uczy się: kiedy pracownicy klienta dostają trzynastkę, jak rozliczane są nadgodziny, jakie dodatki obowiązują w jakich grupach pracowniczych. Każda zmiana w regulaminie zostaje wprowadzona raz i działa dla wszystkich kolejnych miesięcy. Połącz to z zamknięciem miesiąca z AI, aby koszty pracownicze były w księgach.
Wsparcie dla Optimy, enova365 i Symfonii Kadry
Klienci biura prowadzą kadry w Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i iFirma. Agent uruchamia ten sam przepływ naliczeń w każdym z tych programów. Biuro nie utrzymuje czterech wzorców list płac ani czterech instrukcji rozliczania umów zleceń. Dane z każdego systemu trafiają do deklaracji ZUS DRA i do informacji PIT-11, a w sezonie spływają do PIT-u rocznego z AI oraz do pełnej księgowości z AI na konta wynagrodzeń.
Czy biuro może wysyłać deklaracje ZUS przez PUE w imieniu klienta?
Tak, na podstawie pełnomocnictwa ZUS PEL udzielonego biuru rachunkowemu w portalu PUE ZUS. Agent działa pod tożsamością biura, ale deklaracje są składane w imieniu płatnika. Każda wysyłka generuje UPO podpisane elektronicznie. Biuro przechowuje pełnomocnictwo i pełny ślad wysyłki dla celów audytu i ZUS.
Jak agent obsługuje urlopy macierzyńskie, rodzicielskie i wychowawcze?
Agent rozróżnia urlopy: macierzyński (20 tygodni za pierwsze dziecko), rodzicielski (41 tygodni), ojcowski (2 tygodnie), wychowawczy (do 3 lat na każde dziecko). Nalicza zasiłki według podstaw z poprzednich 12 miesięcy, wystawia zaświadczenia ZUS Z-3 i przesyła do ZUS. Praktyka nie myli zasad urlopów rodzicielskich obowiązujących od ostatnich zmian ustawowych.
Czy Minded prowadzi też ewidencję urlopów i czasu pracy?
Tak. Agent prowadzi grafiki pracowników, ewidencję czasu pracy z systemem RCP, urlopy wypoczynkowe (z proporcjonalnym naliczeniem dla pracowników niepełnoetatowych), urlopy okolicznościowe i bezpłatne. Jeśli klient używa zewnętrznego systemu do ewidencji, agent integruje dane przez API z ewidencją kadrową w głównym systemie biura rachunkowego.
Co z umowami zleceniami i umowami o dzieło?
Agent rozróżnia umowy zlecenia (oskładkowane ZUS, zaliczka PIT-4) od umów o dzieło (bez ZUS poza zgłoszeniem RUD, zaliczka 12 lub 32 procent). Dla każdej umowy generuje rachunek, nalicza składki i podatek. Pilnuje zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS w terminie 7 dni od zawarcia, zgodnie z obowiązkiem nałożonym od 2021.
Czy Minded obsłuży PPK i wpłaty pracownicze?
Tak. Agent prowadzi rejestr uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych: wpłaty pracownika (2 procent), pracodawcy (1,5 procent) oraz powitalną i roczną od państwa. Pilnuje rezygnacji i ponownego automatycznego zapisu co 4 lata. Pliki rejestracyjne trafiają do instytucji finansowej obsługującej PPK klienta z aktualnym numerem identyfikacyjnym.