Oprogramowanie, które prowadzi twoje biuro przez KSeF od pierwszego dnia obowiązku.
Niech agent AI prowadzi twój KSeF
Wystawić FA(2)
"Wystaw faktury sprzedaży z zeszłego tygodnia dla tego klienta w Comarch ERP Optima i przygotuj plik FA(2) zgodny ze schemą KSeF. Pobierz dane sprzedaży z systemu, sprawdź NIP nabywcy na białej liście, dopasuj kod GTU, oznaczenie procedury i kurs NBP z dnia poprzedzającego sprzedaż. Jeśli kontrahent jest nowy, zapytaj mnie o klasyfikację GTU zamiast zgadywać. Przed walidacją końcową zatrzymaj się i poczekaj na moją akceptację. Poproś o przykład poprzedniej faktury dla tego typu klienta, jeśli nie masz wzorca. Odeślij mi w Slacku listę faktur z brakującymi polami i propozycję poprawek."
Wysłać do KSeF
"Wyślij zatwierdzony pakiet faktur z zeszłego tygodnia do KSeF z Symfonia i pobierz numery KSeF dla każdego dokumentu. Najpierw zweryfikuj uwierzytelnienie tokenem autoryzacyjnym, sprawdź środowisko (produkcyjne czy testowe) oraz status aktualnej sesji. Jeśli token wygasł, zatrzymaj się i poproś o jego odświeżenie. Po wysyłce zapisz UPO oraz numer KSeF w karcie kontrahenta. Jeśli któraś faktura zostanie odrzucona, nie wysyłaj kolejnych z tej partii bez mojej wyraźnej decyzji. Zapytaj, gdzie biuro archiwizuje UPO, jeśli nie znajdziesz odpowiedniego folderu klienta. Zwróć w Slacku raport zbiorczy: wysłane, odrzucone, oczekujące, wraz z czasem reakcji portalu KSeF."
Skorygować błędy
"Przejrzyj odrzucenia z KSeF z zeszłego tygodnia dla tego klienta w enova365. Dla każdego błędu walidacji wskaż pole, kod błędu i powód: niezgodny NIP, brak kodu GTU, błędny kurs, nieprawidłowa data sprzedaży lub niepoprawna procedura. Jeśli błąd dotyczy danych nabywcy, sprawdź białą listę i CEIDG, ale nie aktualizuj kartoteki bez mojej zgody. Zapytaj, czy korygujemy fakturą korygującą czy notą, gdy sprawa jest niejednoznaczna. Przed ponowną wysyłką poczekaj na moją akceptację każdej poprawki. Poproś o ostatnią notatkę biura o zmianach w schemie FA(2), jeśli jej nie masz pod ręką. Zapisz wynik korekt w arkuszu Google i powiadom zespół."
Zarchiwizować dokumenty
"Zarchiwizuj numery KSeF, UPO i pliki FA(2) z zeszłego tygodnia dla wszystkich klientów obsługiwanych w Insert Subiekt. Dla każdej faktury zapisz: numer KSeF, datę nadania, hash dokumentu, status wysyłki i identyfikator sesji. Powiąż każdy plik z kontrahentem oraz okresem rozliczeniowym, którego dotyczy. Jeśli brakuje UPO, oznacz pozycję i zapytaj, czy zlecasz ponowne pobranie z portalu KSeF. Nie usuwaj żadnych dokumentów źródłowych bez mojego potwierdzenia. Poproś o regulamin archiwizacji biura, jeśli nie wiesz, jaki katalog stosujemy dla danego klienta. Wgraj komplet do folderu klienta na Google Drive i zaktualizuj rejestr w arkuszu zbiorczym."
Automatyczna walidacja i wysyłka FA(2) do KSeF
Agent AI waliduje schemat FA(2), wysyła faktury do KSeF i obsługuje odrzucenia klient po kliencie. Oszczędność nie wynika z pomijania kontroli, lecz z tego, że zespół biura zajmuje się wyłącznie realnymi wyjątkami w schemacie. Do 80% niższe koszty obsługi cyklu KSeF na klienta.
Agent, który zna schemę FA(2) i twoje reguły
Wbudowane walidatory FA(2) sprawdzają pola, ale nie znają twoich klientów. Minded uczy się, jak biuro rachunkowe oznacza GTU, jakie kursy stosuje, kiedy używa procedury OSS, jak segreguje korekty in plus i in minus. Następna faktura tego samego kontrahenta już trafia z prawidłowymi polami. Połącz ten krok z obiegiem faktur z AI po stronie zakupowej i z fakturowaniem z AI po stronie sprzedażowej.
Jeden przepływ KSeF dla Optimy, enova365 i Symfonii
Realne biuro rachunkowe obsługuje klientów w Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i Insert Subiekt równolegle. Ten sam przepływ KSeF działa w każdym z tych systemów, więc nie trzeba utrzymywać czterech osobnych procedur. Gdy klient przygotowuje JPK_VAT, agent zestawi numery KSeF z rejestrami VAT i wskaże rozbieżności do wyjaśnienia przed wysyłką.
Czy KSeF jest obowiązkowy dla mojego klienta i od kiedy?
KSeF jest obowiązkowy dla podatników VAT czynnych od 1 lutego 2026, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026, zgodnie z ustawą z 5 listopada 2024. Minded sprawdza status klienta, datę startu i rodzaj działalności, by ustawić właściwy harmonogram wdrożenia w biurze rachunkowym.
Jak agent obsługuje odrzucenia faktur w KSeF?
Agent czyta kod błędu z UPO, lokalizuje pole w pliku FA(2), proponuje korektę i czeka na akceptację. Typowe odrzucenia to błędny NIP, brak GTU lub niezgodny kurs. Każda decyzja zostaje zapisana z czasem i osobą zatwierdzającą, gotowa do audytu.
Czy Minded działa z Comarch ERP Optima, enova365, Symfonia i Insert Subiekt?
Tak. Minded uruchamia ten sam przepływ KSeF w systemie, którego używa dany klient biura rachunkowego. Wysyłka, pobieranie UPO i archiwizacja przebiegają identycznie w Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i Insert Subiekt. Biuro rachunkowe nie przepisuje procesu na każdy program.
Co z fakturami offline i awarią systemu KSeF?
Minded obsługuje tryb offline24 i offline7. Agent oznacza faktury wystawione poza systemem KSeF, monitoruje status portalu i wysyła dokumenty automatycznie po przywróceniu działania. Numer KSeF zostaje dopisany wstecznie do faktury, a kontrahent otrzymuje zaktualizowany numer referencyjny w spójnym formacie.
Jak biuro rachunkowe przekazuje uprawnienia KSeF między klientem a księgowym?
Agent prowadzi rejestr nadanych uprawnień, terminów wygaśnięcia tokenów i ról: właściciel, pracownik, biuro rachunkowe. Powiadamia, gdy uprawnienie wymaga odnowienia w portalu KSeF. Biuro rachunkowe pracuje z dokumentami klienta na podstawie pełnomocnictwa nadanego elektronicznie i nie miesza tożsamości między różnymi NIP-ami.