Aplikacja do kontroli wydatków pracowniczych klienta, która nie odbija się o Excela.
Niech agent AI prowadzi twoje wydatki
Zebrać paragony
"Zbierz paragony i wydatki służbowe pracowników klienta z zeszłego tygodnia w Comarch ERP Optima. Pobierz zdjęcia paragonów z aplikacji mobilnej, e-maila i Saldeo, rozpoznaj sprzedawcę, datę, kwotę netto, VAT, oznaczenie GTU oraz kategorię wydatku. Dopasuj wydatek do pracownika i do polityki delegacji klienta biura. Jeśli paragon jest nieczytelny, oznacz pozycję i poproś pracownika o nowy skan dokumentu. Nie odrzucaj paragonu samodzielnie bez mojej zgody. Poproś o regulamin wydatków klienta, jeśli pracownik wprowadził kategorię, której biuro wcześniej nie widziało. Zwróć w Slacku raport: zebrane, niekompletne, do wyjaśnienia z pracownikiem klienta i opiekunem prowadzącym."
Skontrolować politykę
"Skontroluj zgodność wydatków pracowników z polityką wydatków klienta z zeszłego tygodnia w enova365. Sprawdź limity na hotel, gastronomię, transport, ryczałty kilometrowe, diety krajowe i zagraniczne zgodnie z aktualnym rozporządzeniem Ministra Pracy. Wykryj wydatki przekraczające limity, podwójne zwroty kosztów oraz wydatki o charakterze prywatnym ukryte jako służbowe. Jeśli wydatek balansuje na granicy KUP i NKUP, zapytaj mnie zamiast decydować samodzielnie o kwalifikacji podatkowej. Nie odrzucaj wydatku bez akceptacji opiekuna klienta biura. Poproś o regulamin delegacji klienta, jeśli go nie masz pod ręką. Zwróć w Slacku listę naruszeń polityki wydatków klienta biura."
Zaksięgować zwroty
"Zaksięguj zwroty wydatków pracowniczych klienta z zeszłego tygodnia w Symfonii zgodnie z polityką klienta. Pobierz zaakceptowane wnioski o zwrot, oblicz kwoty do wypłaty z uwzględnieniem zaliczek pobranych przez pracownika. Zastosuj plan kont biura: koszty podróży służbowych, materiały biurowe, reprezentację, reklamę. Jeśli wniosek wymaga oskładkowania jako przychód pracownika (np. obiad na koszt firmy), zapytaj mnie o klasyfikację podatkową. Przed publikacją zwrotów na liście płac zatrzymaj się i poczekaj na moją akceptację końcową. Poproś o regulamin biura dotyczący zwrotów wydatków, jeśli go nie masz pod ręką. Zwróć w arkuszu Google raport zwrotów pracowniczych do wypłaty."
Przygotować raport zarządczy
"Przygotuj raport zarządczy wydatków pracowniczych klienta z zeszłego tygodnia w Insert Subiekt biura. Pogrupuj wydatki według działu, projektu, miejsca powstawania kosztów i kategorii rodzajowej kosztów. Wskaż trendy kosztów, wzrosty rok do roku, nietypowe pozycje (jednorazowe zwroty powyżej progu). Jeśli klient prosi o szczegółową analizę konkretnego działu, zapytaj mnie o zakres raportu. Przed wysyłką raportu do klienta zatrzymaj się i poczekaj na akceptację opiekuna prowadzącego. Poproś o szablon raportu biura, jeśli klient nie ma własnego wzorca w archiwum biura. Zwróć w arkuszu Google raport z wykresami, komentarzem i propozycjami optymalizacji wydatków."
Rozliczenia delegacji i wydatków bez ręcznego klikania
Agent AI zbiera paragony, sprawdza politykę wydatków i księguje zwroty kosztów klient po kliencie. Praktyka kontroluje decyzje fiskalne, lecz zespół zajmuje się tylko granicą KUP i NKUP, podziałem kosztów funkcjonalnych i wydatkami z elementami prywatnymi. Do 80% niższe koszty obsługi rozliczeń delegacji portfela.
Aplikacja, która zna politykę wydatków biura
Aplikacja do kontroli wydatków pracowniczych powinna znać politykę klienta, a nie wymagać ręcznego wpisywania reguł. Agent uczy się limitów delegacji, polityki zwrotów, reguł KUP klient po kliencie. Każdy paragon jest klasyfikowany zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego klienta. Połącz to z obiegiem faktur kosztowych z AI, aby cały cykl dokumentów kosztowych szedł jedną ścieżką w biurze.
Wsparcie dla Optimy, enova365 i Symfonii
Klienci biura prowadzą wydatki w Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i iFirma. Agent uruchamia ten sam przepływ kontroli wydatków pracowniczych w każdym z tych programów. Polityka wydatków biura zostaje wprowadzona raz, a wzorce stosują się do każdego klienta. Po zaksięgowaniu kosztów dane spływają do zamknięcia miesiąca z AI i do automatyzacji zobowiązań z AI bez powielania reguł.
Czy Minded obsłuży aplikację mobilną dla pracowników klienta?
Tak. Pracownicy klienta robią zdjęcie paragonu w aplikacji mobilnej biura, agent rozpoznaje dane, klasyfikuje wydatek i przesyła do akceptacji przełożonego. Pracownik nie musi pamiętać o gromadzeniu papierowych paragonów. Każdy wydatek jest powiązany z osobą, działem i projektem. Biuro rachunkowe otrzymuje gotową ewidencję klienta razem z elektronicznymi obrazami paragonów do akceptacji.
Jak agent obsługuje delegacje krajowe i zagraniczne?
Agent oblicza diety krajowe (45 zł na dobę) i zagraniczne (według rozporządzenia Ministra Pracy w sprawie należności z tytułu podróży służbowych). Pilnuje czasu trwania delegacji w godzinach, kursu NBP, limitów na hotel i transport. Generuje rozliczenie delegacji pracownika z każdym dniem podróży.
Czy Minded zintegruje się z systemem kart firmowych klienta?
Tak. Agent integruje się z systemami kart firmowych: Pluxee, Edenred, Sodexo oraz z kartami płatniczymi banków klienta poprzez open banking. Dopasowuje transakcje karty do paragonów pracownika, wykrywa wydatki bez paragonu (wymagające oświadczenia), pilnuje rozliczenia karty z budżetem działu klienta. Pracownik klienta nie wprowadza danych dwa razy.
Co z VAT-em od wydatków pracowniczych?
Agent odlicza VAT od wydatków uprawniających: paliwo (50 procent dla pojazdów mieszanego użytku, 100 procent dla wyłącznie firmowych), nocleg w delegacji, materiały biurowe. Pilnuje wyłączeń: brak prawa do odliczenia od gastronomii, usług noclegowych prywatnych, paliwa dla pojazdów osobowych bez ewidencji przebiegu. Każda decyzja klienta ma odwołanie do ustawy.
Jak agent przygotowuje rozliczenia kilometrówki dla pracownika?
Agent prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu pracownika: data, trasa, cel służbowy, liczba kilometrów. Stosuje stawki za jeden kilometr zgodne z aktualnym rozporządzeniem Ministra Pracy. Generuje miesięczne rozliczenie kilometrówki w kosztach klienta, pilnując limitu jazd prywatnych, które są kosztem niestanowiącym kosztu uzyskania przychodu klienta.