Compliance bez panicznych godzin nadliczbowych przed kontrolą skarbową.
Niech agent AI prowadzi twoje compliance
Monitorować przepisy
"Monitoruj zmiany przepisów obowiązujące w zeszłym tygodniu dla klientów biura w Comarch ERP Optima. Sprawdź komunikaty Ministerstwa Finansów, ZUS, ePUAP, biuletyny izb skarbowych i Krajowy Rejestr Sądowy. Zidentyfikuj zmiany dotyczące JPK, KSeF, składek ZUS, stawek PIT, limitów ryczałtu oraz form opodatkowania. Jeśli zmiana wymaga aktualizacji procedury biura, zapytaj mnie zanim wprowadzisz nowe zasady do bazy wiedzy biura rachunkowego. Przed publikacją notki w portalu biura zatrzymaj się i poczekaj na akceptację. Poproś o aktualną listę zaufanych źródeł biura, jeśli jej nie znasz. Zwróć w Slacku tygodniowy biuletyn: zmiana, przepis, klienci dotknięci, planowana data wdrożenia."
Skontrolować terminy
"Skontroluj terminy ustawowe zeszłego tygodnia dla wszystkich klientów obsługiwanych w enova365 i innych programach. Sprawdź: JPK_VAT, deklaracja VAT, ZUS DRA, zaliczki PIT, CIT-8, sprawozdania finansowe do KRS, ePUAP. Wskaż zbliżające się terminy oraz pozycje, które wymagają natychmiastowej reakcji opiekuna. Jeśli klient ma indywidualny harmonogram (np. przedłużenia terminów ustawowych), zapytaj mnie o aktualny status sprawy. Nie składaj żadnej deklaracji ani sprawozdania w imieniu klienta bez mojej zgody. Poproś o regulamin biura dotyczący opóźnień, jeśli go nie masz pod ręką. Zwróć w arkuszu Google zestawienie: klient, deklaracja, termin, status, opiekun klienta biura."
Przygotować dokumentację
"Przygotuj dokumentację compliance zeszłego tygodnia dla klienta w Symfonii pod kątem RODO, AML, kontroli podatkowej i nadzoru biura rachunkowego. Pobierz politykę bezpieczeństwa, rejestr czynności przetwarzania, oświadczenia pracownicze, ewidencję dostępów do danych klienta biura. Sprawdź spójność z aktualną wersją procedury biura rachunkowego i z politykami klienta. Jeśli brakuje dokumentu źródłowego (np. zaktualizowanej zgody klienta), zapytaj mnie o termin uzupełnienia braków formalnych. Nie publikuj zmienionych dokumentów w portalu klienta bez mojej akceptacji końcowej. Poproś o szablon polityki biura, jeśli klient należy do nowego segmentu portfela. Zwróć w Slacku listę uzupełnień i zatwierdzeń dokumentów do podpisu."
Wygenerować raport ryzyka
"Wygeneruj raport ryzyka compliance zeszłego tygodnia dla portfela klientów w Insert Subiekt. Zidentyfikuj: opóźnienia w deklaracjach, kontrahentów spoza białej listy podatników VAT, transakcje gotówkowe powyżej limitu ustawowego, brakujące dokumenty AML. Oceń ryzyko każdej pozycji w skali biura: krytyczne, wysokie, średnie, niskie. Jeśli klient ma transakcję, która wymaga zgłoszenia STR do GIIF, zapytaj mnie o decyzję przed wysyłką. Nie inicjuj kontaktu z urzędem skarbowym ani GIIF bez mojej zgody. Poproś o regulamin biura dotyczący STR, jeśli go nie masz w aktach. Zwróć w arkuszu Google raport ryzyka z priorytetami i planem działań."
Compliance fiskalny bez ręcznej kontroli terminów
Agent AI monitoruje przepisy, pilnuje terminów i przygotowuje dokumentację compliance dla całego portfela biura. Praktyka nadal kontroluje decyzje fiskalne, ale zespół zajmuje się tylko ryzykami krytycznymi i konsultacjami z klientem. Tak compliance schodzi z nadgodzin i kosztuje do 80% mniej na klienta.
Biuletyn zmian na cały portfel klientów
Compliance w biurze rachunkowym to nie jednorazowa akcja, lecz codzienna praca. Agent prowadzi biuletyn zmian przepisowych dla każdego klienta: jakie zmiany dotyczą jego formy opodatkowania, branży i wielkości. Pracownik biura widzi listę uporządkowaną według wagi, nie przegląda Dziennika Ustaw. Połącz tę warstwę z przygotowaniem audytu z AI, aby kontrole zewnętrzne nie były niespodzianką.
Spójny standard dla Optimy, enova365 i Symfonii
Klienci biura prowadzeni w Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i Insert Subiekt podlegają tym samym przepisom. Agent uruchamia ten sam standard compliance w każdym z tych programów. Polityka bezpieczeństwa danych klienta, ewidencja dostępów i rejestr czynności przetwarzania zostają wprowadzone raz, a wzorce stosują się do każdego klienta bez powielania dokumentacji. Ten sam standard zasila JPK_VAT z AI oraz wysyłkę KSeF z AI, gdzie ryzyko regulacyjne biura jest największe.
Czy Minded pomaga z obowiązkami AML i biuro rachunkowe?
Tak. Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną zgodnie z ustawą AML. Agent prowadzi rejestr beneficjentów rzeczywistych klientów, ocenę ryzyka, monitorowanie transakcji powyżej progu ustawowego oraz dokumentację oświadczeń klientów. Każda transakcja gotówkowa powyżej 10 tys. euro automatycznie trafia na listę do weryfikacji przez wyznaczonego pracownika biura.
Jak agent obsługuje kontrolę skarbową lub czynności sprawdzające?
Agent przygotowuje pakiet dokumentów na żądanie urzędu skarbowego: deklaracje, rejestry VAT, faktury, dowody wpłat składek ZUS, dokumenty kadrowe. Pilnuje terminu udostępnienia (zwykle 14 dni od doręczenia wezwania). Pracownik biura pisze wyjaśnienia, ale agent ma gotowy materiał dowodowy zorganizowany według struktury wymaganej przez Krajową Administrację Skarbową w żądaniu.
Jak agent dba o RODO w biurze rachunkowym?
Agent prowadzi rejestr czynności przetwarzania danych osobowych klientów i ich pracowników, monitoruje umowy powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami biura, pilnuje terminu retencji dokumentów. Każde naruszenie zostaje opisane z opcją zgłoszenia do Prezesa UODO w terminie 72 godzin. Praktyka spełnia wymogi rozporządzenia RODO bez utrzymywania pełnoetatowego inspektora ochrony danych.
Co z obowiązkami nadzoru biura rachunkowego?
Agent prowadzi rejestr czynności biura zgodny z wymaganiami ustawy o doradztwie podatkowym lub usługach księgowych. Pilnuje ważności polisy OC biura, terminów szkoleń pracowników, certyfikatów zawodowych. Pracownicy biura widzą, czyje uprawnienia wygasają i które klientury wymagają aktualnego doradcy podatkowego z aktualnym wpisem do rejestru zawodu.
Jak agent obsługuje obowiązki sprawozdawczości statystycznej GUS?
Agent identyfikuje klientów objętych obowiązkiem sprawozdawczym GUS na podstawie wielkości przedsiębiorstwa i klasyfikacji PKD. Pobiera wymagane dane z księgi głównej i list płac, generuje formularze SP, F-01, DG-1 i wysyła przez Portal Sprawozdawczy GUS. Pracownik biura zatwierdza dane, agent pilnuje terminów kwartalnych i rocznych obowiązków statystycznych klienta.