Faktura, monit, wpłata, uzgodnienie: cały AR bez nadliczbówek na koniec miesiąca.
Niech agent AI prowadzi twoje należności
Wystawić faktury sprzedaży
"Wystaw faktury sprzedaży zeszłego tygodnia dla klienta w Comarch ERP Optima na podstawie zamówień, potwierdzeń wykonania usług i umów ramowych. Pobierz dane nabywcy z CRM klienta, zastosuj aktualny cennik, dobierz stawkę VAT, kod GTU oraz procedurę szczególną zgodną z polityką klienta biura rachunkowego. Jeśli kontrahent nie ma kompletnych danych w bazie albo zmienił adres siedziby, zapytaj mnie zamiast generować fakturę z brakami formalnymi. Przed publikacją faktur do KSeF zatrzymaj się i poczekaj na akceptację opiekuna prowadzącego klienta. Poproś o ostatni wzór faktury sprzedaży klienta, jeśli klient zmienił układ. Zwróć w Slacku raport wystawionych faktur sprzedaży."
Monitować dłużników
"Monituj dłużników klienta z zeszłego tygodnia w enova365 na podstawie polityki monitów ustalonej w umowie z biurem. Wyślij upomnienia stopniowane: po 7 dniach miękki monit e-mailem, po 14 dniach formalne wezwanie, po 30 dniach wezwanie ostateczne. Pobierz aktualne dane kontaktowe dłużnika i sprawdź, czy nie ma już wcześniejszych zgłoszeń sporu. Jeśli dłużnik zgłosił spór co do faktury albo zwrócił towar, zapytaj mnie przed wysłaniem monitu. Nie wysyłaj wezwania prawnego bez akceptacji opiekuna klienta biura rachunkowego. Poproś o szablon wezwania klienta, jeśli go nie masz. Zwróć w Slacku raport: wysłane monity, opóźnienia, sprawy sporne."
Uzgodnić wpłaty
"Uzgodnij wpłaty klientów klienta z zeszłego tygodnia w Symfonii z otwartymi należnościami w księdze głównej. Jeśli rachunek bankowy klienta nie jest podłączony przez open banking, poproś mnie o podłączenie przed startem uzgodnień. Dopasuj przelewy zbiorcze, pojedyncze i prowizje banku do konkretnych faktur sprzedaży. Gdy referencja przelewu jest niejednoznaczna, zapytaj mnie, czy priorytet ma kontrahent, kwota, czy data wpływu na konto. Nie zamykaj należności z różnicą bez akceptacji opiekuna prowadzącego klienta biura. Poproś o regulamin biura dotyczący rozliczeń częściowych, jeśli go nie masz pod ręką. Zarchiwizuj potwierdzenia w Google Drive klienta biura rachunkowego."
Wskazać windykację
"Wskaż należności klienta z zeszłego tygodnia w Insert Subiekt kwalifikujące się do windykacji zewnętrznej kancelarii. Sprawdź wiek należności (powyżej 90 dni), kwotę, historię monitów, status sporu i kondycję finansową dłużnika według KRD i BIG. Zaproponuj decyzję: skierować do windykacji polubownej, sądowej, sprzedać do kancelarii faktoringowej. Jeśli dłużnik jest stałym kontrahentem klienta biura, zapytaj mnie przed eskalacją sprawy. Nie inicjuj windykacji sądowej bez akceptacji opiekuna i zarządu klienta. Poproś o regulamin biura dotyczący windykacji, jeśli go nie masz w aktach klienta biura. Zwróć w arkuszu Google rekomendacje z priorytetem działań windykacyjnych do akceptacji opiekuna."
Automatyczne wystawianie i monitowanie faktur z agentami AI
Agenci AI wystawiają faktury sprzedaży, monitują dłużników, uzgadniają wpłaty i przygotowują sprawy windykacyjne klient po kliencie. Biuro nadal kontroluje sprawy sporne, ale zespół zajmuje się wyłącznie nieoczywistymi sytuacjami z konkretnymi kontrahentami klienta. To do 80% niższe koszty obsługi cyklu należności na pracownika praktyki.
AR jako narzędzie zarządcze, nie tylko ewidencja
Standardowe oprogramowanie do należności prowadzi rejestr otwartych pozycji, ale nie podpowiada, kiedy i jak działać. Agent uczy się polityki klienta: kiedy monit jest twardy, kiedy miękki, kiedy oddajemy sprawę kancelarii. Każda decyzja zostaje zalogowana z odwołaniem do reguły klienta. Połącz to z windykacją należności z AI, aby cały cykl AR był spójny od faktury po sprawę sądową w sądzie powszechnym.
Spójny rytm AR dla Optimy, enova365 i Symfonii
Klienci biura prowadzą sprzedaż w Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i Insert Subiekt. Agent uruchamia ten sam przepływ AR w każdym z tych systemów. Polityka monitów, progi windykacji i procedury sporów zostają wprowadzone raz na klienta. Po wystawieniu faktura sprzedaży trafia automatycznie do wysyłki KSeF i do JPK_VAT z AI bez ręcznego przepisywania danych.
Czy Minded zintegruje się z systemem CRM klienta?
Tak. Agent integruje się z popularnymi CRM-ami klientów: Pipedrive, HubSpot, Salesforce, Livespace, Comarch CRM oraz z modułami CRM wbudowanymi w ERP-y biura. Pobiera dane kontrahentów, historię zamówień, ustalenia handlowe. Sprzedawca klienta nie przepisuje danych ręcznie do faktury, a biuro rachunkowe widzi pełen kontekst transakcji przed jej zaksięgowaniem do księgi głównej.
Jak agent obsługuje faktoring i cesje wierzytelności?
Agent prowadzi ewidencję faktur sprzedaży objętych faktoringiem oraz cesji wierzytelności na rzecz banku lub firmy faktoringowej klienta. Pilnuje terminów cesji, statusu spłaty u faktora oraz rozliczenia faktora z klientem. Każda faktura ma adnotację o objęciu faktoringiem (z numerem umowy faktoringu) i o cesji wierzytelności, jeśli nabywca został powiadomiony przez faktora.
Czy Minded pomaga z należnościami spornymi?
Tak. Agent prowadzi rejestr spraw spornych: powód sporu, dokumenty wymienione, stan negocjacji, zaproponowane ugody. Pracownik biura zarządza sporami merytorycznie, agent dostarcza pełny kontekst i historię korespondencji z dłużnikiem klienta. Każdy spór ma własny harmonogram działań, pilnuje upływu terminów przedawnienia roszczeń biegnących na korzyść dłużnika lub klienta wierzyciela.
Jak agent obsługuje należności walutowe?
Agent rozpoznaje faktury sprzedaży w EUR, USD, GBP, CHF i innych walutach. Pobiera kurs NBP z dnia poprzedzającego sprzedaż, prowadzi ewidencję różnic kursowych na koncie walutowym klienta. Wpłaty walutowe są uzgadniane z fakturami zachowując różnicę kursową między datą wystawienia a datą wpływu na rachunek walutowy klienta biura rachunkowego.
Co z należnościami przedawnionymi?
Agent monitoruje termin przedawnienia roszczeń: trzy lata dla roszczeń wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej, sześć lat dla roszczeń stwierdzonych prawomocnym wyrokiem sądowym. Wskazuje należności zbliżające się do przedawnienia z propozycją przerwy biegu (uznanie długu, ugoda, pozew). Pracownik biura decyduje, agent dostarcza pełną dokumentację każdej sprawy.