OCR nie wystarczy, gdy dostawcy, terminy i dekrety nadal wpadają niekompletne.
Niech agent AI prowadzi twoje zobowiązania
Zaksięgować faktury
"Zaksięguj faktury kosztowe zeszłego tygodnia dla klienta w Comarch ERP Optima. Pobierz faktury z poczty firmowej, rozpoznaj dostawcę, NIP, kwotę netto, VAT, kod GTU oraz termin zapłaty. Zastosuj plan kont biura i zasady dekretacji wypracowane przy poprzednich okresach księgowych. Jeśli konto kosztowe nie jest oczywiste, zapytaj mnie, czy księgujemy zgodnie z poprzednim okresem czy tworzymy wyjątek. Przed publikacją zapisów zatrzymaj się i poczekaj na moją akceptację dekretów. Poproś o przykład zaksięgowanej faktury podobnego dostawcy, jeśli to nowy kontrahent. Zwróć w Slacku raport: zaksięgowane, do wyjaśnienia, duplikaty, pozycje z brakującymi załącznikami."
Sprawdzić trójstronnie
"Sprawdź dopasowanie trójstronne faktur kosztowych z zeszłego tygodnia w enova365 do zamówień zakupu i dokumentów odbioru. Pobierz zamówienia zatwierdzone w systemie ERP klienta, dokumenty PZ z magazynu oraz potwierdzenia odbioru usług od kontrahentów. Porównaj dostawcę, ilość, cenę jednostkową, datę dostawy oraz tolerancję cenową ustaloną w polityce klienta. Jeśli brakuje dokumentu PZ, zapytaj mnie o procedurę zamiast pominąć kontrolę. Nie księguj faktury bez kompletu dokumentów źródłowych w teczce. Poproś o limity tolerancji klienta, jeśli ich nie znasz w karcie kontrahenta. Zwróć w Slacku raport: zgodne, rozbieżne, zablokowane do wyjaśnienia z opiekunem klienta biura."
Przygotować przelewy
"Przygotuj paczkę przelewów krajowych Elixir i zagranicznych SWIFT dla klienta w Symfonii za zaakceptowane faktury z zeszłego tygodnia rozliczeniowego. Wyklucz faktury bez dopasowania trójstronnego, sporne terminy płatności i nowych dostawców bez potwierdzenia rachunku na białej liście podatników VAT. Jeśli brakuje progu akceptacji biura dla pojedynczej płatności, zapytaj mnie przed wygenerowaniem pliku do banku. Zgrupuj według klienta, terminu wymagalności i numeru rachunku bankowego dostawcy. Przed wysyłką pliku do banku zatrzymaj się i czekaj na wyraźną zgodę: bez zatwierdzenia nie ma przelewu. Zwróć paczkę, listę dostawców oraz wykryte zmiany rachunków bankowych dostawców."
Uzgodnić płatności
"Uzgodnij płatności dostawców z zeszłego tygodnia w Insert Subiekt z otwartymi fakturami klienta biura rachunkowego. Jeśli rachunek bankowy klienta nie jest jeszcze podłączony przez open banking, poproś mnie o podłączenie przed startem. Dopasuj przelewy zbiorcze, pojedyncze i prowizje bankowe do konkretnych faktur kosztowych. Gdy referencja jest niejednoznaczna, zapytaj mnie, czy priorytet ma dostawca, kwota czy data waluty. Nie zamykaj pozycji z istotną różnicą bez akceptacji opiekuna klienta biura. Zarchiwizuj potwierdzenia, fakturę i uzgodnienie w odpowiednim folderze klienta na Google Drive, a listę otwartych pozycji prześlij w Slacku do opiekuna prowadzącego klienta."
Agent AI księguje zobowiązania klient po kliencie
Agent AI księguje faktury kosztowe, sprawdza dostawcę i przygotowuje paczkę przelewów dla każdego klienta biura. Praktyka nadal kontroluje dekrety i decyzje fiskalne, ale zespół zajmuje się tylko fakturami spoza wzorca i sporami z dostawcami. Tak biuro tnie do 80% kosztów obsługi cyklu zobowiązań.
AP od początku do końca, bez przerwy
Standardowe oprogramowanie tnie AP na etapach: osobno OCR, osobno akceptacje, osobno bank i osobno ERP. Pełen cykl obejmuje przyjęcie, dekret, dopasowanie trójstronne, akceptację, płatność oraz uzgodnienie, a każdy krok zostaje zalogowany. Połącz ten przepływ z obiegiem faktur z AI i zamknięciem miesiąca z AI, aby cykl zamykał się jednym śladem.
AP uczy się stylu pracy biura
Agent AI biura rachunkowego nie powinien stosować jednego szablonu dla każdego dostawcy. Uczy się stylu księgowania klient po kliencie: kont kosztowych, traktowania VAT, powtarzających się wyjątków i kryteriów opiekuna prowadzącego. Dzięki temu cykl zobowiązań szanuje sposób pracy biura, nawet gdy portfel miesza spółki i jednoosobową działalność. Po publikacji faktur sprzedaży agent kieruje je do wysyłki KSeF z AI bez przerw.
Jak agent AI biura wpisuje się w obsługę zobowiązań klienta?
Minded segreguje wiadomości, ekstraktuje dane z faktur, proponuje dekrety i prowadzi ślad dla każdego klienta biura rachunkowego. Opiekun przegląda wyjątki, a nie każdy dokument. Działa dobrze, gdy portfel miesza klientów z różnymi nawykami przesyłania faktur, wewnętrznymi akceptacjami i programami księgowymi.
Czy Minded obsłuży faktury z Comarch ERP Optima, enova365, Symfonii i iFirma?
Tak. Minded pracuje z dokumentami i danymi z każdego z tych programów oraz z pocztą i folderami współdzielonymi. Celem jest przygotowanie faktury z dostawcą, podatkami, terminem, kontem księgowym i statusem akceptacji, zanim trafi do programu, którego używa dany klient biura rachunkowego.
Co agent kontroluje przed propozycją płatności?
Sprawdza dane fiskalne, duplikaty, terminy, kwoty, akceptacje wewnętrzne klienta i spójność z zamówieniem lub dokumentem odbioru, gdy istnieje. Przy dopasowaniu trójstronnym zostawia oznaczoną różnicę z powodem rozbieżności. Dzięki temu zespół decyduje o konkretnych sprawach, nie o całych partiach bez kontekstu.
Czy Minded generuje przelewy Elixir, ZUS i SWIFT?
Tak. Agent przygotowuje pliki Elixir-O dla przelewów krajowych, plików ZUS PUE dla składek, MT103 dla zagranicznych SWIFT oraz polecenia split payment dla mechanizmu podzielonej płatności. Każda paczka zawiera kwoty zwalidowane na białej liście podatników VAT klienta, a finalna autoryzacja zawsze pozostaje w banku klienta końcowego.
Co jeśli dostawca zmienia rachunek bankowy w trakcie roku?
Agent wykrywa zmianę rachunku, porównuje nowy numer z białą listą oraz z poprzednią płatnością do tego dostawcy. Jeśli numer nie zgadza się ze źródłami, blokuje przelew i prosi opiekuna klienta o weryfikację telefoniczną z dostawcą. Praktyka chroni klienta przed fałszywymi e-mailami z prośbą o zmianę numeru rachunku.