Il software che confronta ordine, bolla di entrata merce e fattura passiva di ogni cliente prima della registrazione.
Lascia che l'agente AI gestisca il tuo three-way match
Registra ordini
"Registra gli ordini di acquisto attivi del mese corrente per questo cliente su TeamSystem. Leggi numero ordine, fornitore, articolo, quantità , prezzo, data ordine, data di consegna richiesta e condizioni di pagamento dal sistema ordini del cliente oppure dalla casella Outlook. Se un ordine arriva come email o offerta, chiedimi se acquisirlo come riferimento ordine formale o aprire un caso di chiarimento. Chiedimi la procedura ordini dello studio se non la trovo nella cartella cliente. Prima della registrazione pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci una lista per cliente con ordini registrati, ordini mancanti di riferimento, nuovi fornitori comparsi e casi di chiarimento aperti, ordinati per valore ordine residuo."
Allinea bolle
"Allinea le bolle di entrata merce del mese corrente per questo cliente su Zucchetti contro gli ordini di acquisto attivi. Per ogni ingresso registra numero DDT, data di consegna, fornitore, quantità consegnata e differenze di quantità rispetto all'ordine, dal sistema cliente o dalla casella documenti. Se arriva una consegna parziale, chiedimi se documentare l'attesa per il periodo successivo o aprire un caso di chiarimento per la bolla. Recupera una consegna precedente dello stesso fornitore come riferimento se non trovi il pattern. Prima di registrare pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci una lista delle bolle allineate, delle consegne parziali, delle differenze e dei casi aperti per cliente."
Match fatture
"Confronta le fatture passive del mese corrente per questo cliente su Sistemi Profis contro ordine e bolla di entrata merce. Per ogni fattura confronta fornitore, numero ordine, articolo, quantità , prezzo, aliquota IVA e condizioni di pagamento. Controlla le tolleranze di quantità e prezzo contro la regola registrata per cliente e fornitore. Se la fattura sta fuori tolleranza, pausa e chiedimi se contattare il fornitore o aprire un caso di chiarimento. Chiedimi la tabella di tolleranza dello studio se non la trovo. Prima di registrare pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci le fatture matchate, le tolleranze superate per fornitore e i casi aperti con proposta dell'agente."
Chiarisce differenze
"Chiarisce le differenze di match aperte nel mese corrente per questo cliente su TeamSystem. Identifica ordini senza bolla, bolle senza fattura, fatture senza riferimento ordine e superamenti di tolleranza. Se un fornitore è ripetutamente fuori tolleranza, chiedimi se sospendere temporaneamente la tolleranza per il fornitore o coinvolgere direttamente il cliente. Recupera un chiarimento comparabile del mese precedente come riferimento. Prima di avviare una richiesta al fornitore pausa e aspetta la mia approvazione. Archivia la lista dei casi con valutazione tolleranza e statistica fornitore in Google Drive e restituisci i fornitori escalati con la proposta di intervento."
Three-way match senza fogli Excel
L'incrocio fra ordine, DDT e fattura passiva nasce nel flusso, non in un foglio Excel. L'agente AI confronta i tre documenti, segnala scostamenti di quantità e prezzo, e propone la registrazione solo quando il match quadra. Costo di servizio fino all'80% in meno.
Match nel gestionale del cliente, non in una piattaforma separata
Una piattaforma 3-way match enterprise chiede anagrafiche fornitori, ordini e bolle separati. Per uno studio che segue molti clienti, significa doppia manutenzione. L'agente gira dentro al gestionale del cliente, prende gli ordini dal sistema integrato ed esegue il match nello stesso dataset dell'elaborazione fatture passive con AI.
Un match a tre vie per TeamSystem, Zucchetti e Sistemi Profis
Il three-way match cambia per ERP: i dati ordine di TeamSystem hanno struttura diversa dai DDT di Zucchetti, ogni cliente ha la sua prassi ordini. L'agente esegue la stessa routine sui tre gestionali. Per la registrazione a valle interviene l'elaborazione fatture passive con AI, per la distinta dei pagamenti fornitori con AI e l'audit e bilancio con AI tira la traccia per la revisione legale.
Quando un cliente ha davvero bisogno del three-way match?
Clienti con alto volume di ordini, controllo merce o controllo interno rigoroso usano il match a tre vie per validare ordine, DDT e fattura prima della registrazione. Settori come commercio, produzione ed edilizia sono i candidati tipici. Per clienti di servizi puri basta la registrazione fatture senza match separato.
Come gestisce le tolleranze su quantità e prezzo?
Per cliente sono parametrizzabili le tolleranze di quantità e prezzo. Dentro la soglia l'agente non registra la differenza in silenzio: la segnala e apre un caso di chiarimento. Oltre la soglia il match si blocca e attende l'approvazione del commercialista o il chiarimento con il fornitore del cliente.
Cosa succede con consegne parziali e fatture parziali?
Le consegne parziali sono collegate all'ordine originale, ogni fattura parziale è confrontata contro le consegne precedenti. L'agente verifica che la somma delle fatture parziali non superi il valore dell'ordine e segnala le consegne attese per il periodo successivo, con quantità e importi residui per ordine.
Come è documentato il match per controlli e revisione?
Ogni passaggio del match porta data, regola applicata e responsabile dello studio. La traccia è ricercabile per cliente, ordine e fattura, collegata al documento originale. Interventi manuali e superamenti di soglia sono documentati, in modo che la preparazione audit possa ripercorrere il processo per il revisore legale.
Funziona anche senza un sistema formale di ordini di acquisto?
Sì. Se il cliente non gestisce ordini formali, l'agente usa email di ordine, offerte commerciali o contratti quadro da Outlook come riferimento. La logica di match resta la stessa, cambia solo la fonte. In assenza di ordine viene aperto un caso di chiarimento invece di registrare alla cieca.