Il software che tiene la prima nota di ogni cliente come routine appresa, non come template generico.
Lascia che l'agente AI gestisca la tua prima nota
Registra movimenti
"Registra in prima nota i movimenti del mese scorso per questo cliente su TeamSystem. Leggi documenti verificati dalla PEC e dall'archivio, attribuisci conto, centro di costo, aliquota IVA e disciplina di sconto secondo le correzioni del mese precedente e il piano dei conti dello studio. Se un documento non ha corrispondenza chiara o riguarda un fornitore registrato con conto diverso, chiedimi se seguire la logica del mese precedente o aprire una nuova regola. Chiedimi un esempio della codifica dello studio se non la trovo. Prima di registrare pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci una lista per documento con scritture registrate, attribuzioni dubbie e nuovi fornitori."
Imposta ricorrenti
"Imposta le scritture ricorrenti del prossimo periodo per questo cliente su Zucchetti. Recupera contratti attivi come affitto, assicurazioni e canoni software dall'archivio contratti, controlla indicizzazione, eventuali rinegoziazioni e importi del periodo precedente. Se un contratto è stato modificato nel periodo, chiedimi se applicare il nuovo importo o aprire un caso di chiarimento. Chiedimi la lista contratti dello studio se non la trovo. Crea scritture di competenza per periodo di contratto e annota ogni riferimento di rateo o risconto. Prima della registrazione definitiva pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci le scritture create, gli scostamenti rispetto al periodo precedente e i casi aperti per tipologia."
Verifica correzioni
"Verifica le scritture di rettifica e gli storni del mese scorso per questo cliente su Sistemi Profis. Collega ogni rettifica alla scrittura originale, verifica plausibilità della contropartita e confronta il pattern contro le rettifiche del mese precedente. Se uno storno riguarda un documento del mese corrente ancora non riconciliato, chiedimi se anticipare la rettifica al periodo in corso o pianificarla nel periodo successivo. Recupera una rettifica comparabile del periodo precedente se non trovi il pattern. Prima di registrare pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci la lista delle rettifiche verificate, dei chiarimenti aperti, degli storni registrati e dell'impatto sulla liquidazione IVA del cliente."
Prepara assestamenti
"Prepara le scritture di assestamento del trimestre in chiusura per questo cliente su GBSoftware. Includi ratei attivi e passivi su servizi prestati o ricevuti, risconti attivi e passivi su servizi pluriperiodali, ammortamenti del periodo secondo policy dello studio, accantonamenti per rischi e fondi rinegoziati durante il periodo. Confronta ogni scrittura contro l'anno precedente e segnala scostamenti materiali per valutazione. Se un accantonamento è stato riassorbito nel periodo precedente ma va ricostituito ora, chiedimi se mantenere la stessa misura o rivalutare. Chiedimi la check list di assestamento dello studio. Prima di registrare pausa e aspetta la mia approvazione. Archivia il pacchetto in Google Drive."
Prima nota registrata da agenti AI
La prima nota del cliente non si batte più riga per riga. L'agente AI legge documenti, estratti conto e ricevute, e propone le scritture pronte per l'approvazione del commercialista. Il piano dei conti dello studio cresce con le correzioni del periodo, e il costo di servizio scende fino all'80%.
Una prima nota che impara dalle correzioni del mese precedente
Una prima nota Excel calcola in modo generico. L'agente memorizza specificità per cliente: quale fornitore va su quale centro di costo, quali ratei tornano ogni periodo, quali rettifiche sono ricorrenti. Da ogni approvazione la scrittura successiva diventa migliore. Per la fonte documentale a monte collega il flusso all'elaborazione fatture passive con AI.
Una routine di prima nota per TeamSystem, Zucchetti e Sistemi Profis
Le scritture cambiano per gestionale: il piano dei conti di TeamSystem è diverso da quello di GBSoftware, Sistemi Profis ha un'altra sistematica. L'agente esegue la stessa routine appresa sui quattro gestionali, e passa la prima nota già curata alla chiusura mensile con AI, e all'audit e bilancio con AI per la revisione del cliente.
Cosa sostituisce rispetto a una prima nota in Excel?
Una prima nota in Excel mostra scritture senza contesto cliente. L'agente impara la codifica fornitore per fornitore, controlla ogni scrittura contro la logica del mese precedente e apre un caso di chiarimento invece di registrare alla cieca. La prima nota entra nel flusso, non resta a parte.
Come impara la logica di codifica dello studio?
Da ogni scrittura approvata l'agente assorbe la corrispondenza fornitore-conto, la centro di costo e la disciplina di sconto applicata. Alla scrittura successiva propone la stessa logica. Davanti a una codifica inusuale, pausa e chiede al collaboratore il motivo prima di seguire ciecamente la logica del mese precedente.
Come gestisce scritture ricorrenti e di assestamento?
Le scritture ricorrenti come affitti, assicurazioni e canoni software vengono prelevate dal contratto archiviato, con corretta competenza di periodo. Per ratei e risconti l'agente calcola la quota di periodo da contratti e fatture, propone la scrittura e pausa prima di registrare scostamenti rispetto al mese precedente.
Come verifica le scritture di rettifica e gli storni?
Le scritture di rettifica e gli storni sono collegati alla scrittura originale, alla motivazione e al responsabile dello studio. L'agente verifica plausibilità, propone la contropartita coerente e registra solo dopo approvazione, lasciando una traccia di rettifica nei dati del cliente continua per controllo.
Le scritture sono tracciate secondo OIC e Codice civile?
Sì. Ogni scrittura porta data, regola applicata, riferimento all'originale o alla rettifica e responsabile dello studio. La traccia è ricercabile per cliente, conto e periodo e esportabile per controllo del revisore, ravvedimento operoso o verifica successiva, senza dover costruire una documentazione separata a parte.