Il software che legge, codifica e prepara ogni fattura del mese, senza rincorrere documenti.
Lascia che l'agente AI gestisca le tue fatture
Codifica fatture
"Codifica le fatture passive del mese scorso per questo cliente su TeamSystem. Leggi i messaggi in Outlook, estrai fornitore, partita IVA, imponibile, aliquota IVA, ritenuta d'acconto se prevista e scadenza. Applica la codifica del piano dei conti dello studio in base allo storico del cliente e alle correzioni dell'ultima liquidazione IVA. Se non trovi una regola precedente, chiedimi se seguire il criterio del mese prima o creare un'eccezione. Chiedimi un esempio del piano dei conti dello studio per fornitori nuovi. Prima di registrare, pausa e aspetta la mia approvazione. Restituiscimi un riepilogo di fatture dubbie, fornitori nuovi e campi mancanti."
Verifica fornitore
"Verifica i dati fiscali dei fornitori delle fatture del mese scorso su Sistemi Profis. Controlla la partita IVA contro il formato Agenzia delle Entrate, l'aliquota IVA applicata, l'eventuale esenzione o reverse charge e la ritenuta d'acconto per i professionisti. Se la partita IVA sembra scritta male o il regime fiscale del fornitore non è chiaro, chiedimi prima di marcarlo come valido. Non registrare nessun cambio di regime senza la mia approvazione. Chiedimi dove lo studio tiene l'elenco fornitori con ritenuta se non lo trovi. Lasciami un elenco di fornitori conformi, dubbi e bloccati per la revisione."
Trova duplicati
"Controlla le fatture del mese scorso su Fatture in Cloud e segnala possibili duplicati, note di credito e storni. Confronta numero fattura, fornitore, importo, data e riferimento precedente. Distingui una nota di credito formale, con riferimento al documento originario, da un duplicato reale. Se la corrispondenza è ambigua, chiedimi se dare priorità a numero, importo o data. Prima di marcare una fattura come duplicata sul gestionale, pausa e aspetta la mia approvazione. Chiedimi un esempio di come lo studio gestisce le note di credito se non trovi il pattern. Archivia su Google Drive l'elenco con la decisione per fattura."
Prepara lotto
"Prepara il lotto delle fatture del mese scorso per la liquidazione IVA del cliente su Zucchetti. Controlla che ogni fattura riporti i campi richiesti dall'Agenzia delle Entrate: dati emittente, partita IVA, imponibile, aliquota, contropartita, eventuale ritenuta d'acconto e codice univoco lato attivo. Se il cliente ha operazioni transfrontaliere, separa il lotto destinato all'esterometro. Se manca un campo obbligatorio, chiedimi prima di includere la fattura nel lotto. Non inviare nulla al gestionale senza la mia approvazione. Chiedimi l'ultima nota dello studio sul ravvedimento operoso se è rilevante. Archivia su Google Drive il lotto validato."
Elaborazione fatture passive con agenti AI
L'elaborazione fatture passive parte dal canale SdI o dalla PEC del cliente. L'agente AI estrae i dati dal tracciato XML, applica la codifica del piano dei conti dello studio e prepara la registrazione. Lo studio rivede le eccezioni e abbatte il costo di servizio fino all'80% per pratica.
Apprende il piano dei conti dello studio
La lettura della fattura non dovrebbe applicare un modello generico per fornitore. L'agente AI fatture deve ricordare le correzioni per cliente: conti ricorrenti, trattamento IVA, ritenute d'acconto abituali ed eccezioni apprese. La fattura successiva dello stesso fornitore arriva già codificata con lo stile dello studio. Collega il passaggio alla fatturazione elettronica via SdI.
Una superficie unica per TeamSystem, Zucchetti, Profis e Fatture in Cloud
Uno studio commercialista reale segue clienti su TeamSystem, Zucchetti, Sistemi Profis, Fatture in Cloud e Wolters Kluwer Arca senza preavviso. Il software gestione fatture deve scrivere sul gestionale giusto senza obbligarti a duplicare regole. Se vuoi proseguire il ciclo passivo, vedi anche la riconciliazione bancaria con AI per chiudere l'anello con i pagamenti. Per il flusso collegato, vedi anche la liquidazione IVA con AI.
Come si integra Minded se lo studio usa già un OCR per la lettura fatture?
Minded può sedersi sopra l'OCR esistente. Non si limita a estrarre i campi: controlla fornitore, partita IVA, aliquote, ritenuta d'acconto, doppi e contesto contabile, in modo che la fattura arrivi alla registrazione già codificata, validata e pronta per il controllo del responsabile dello studio.
Può raccogliere fatture da PEC, posta ordinaria e cartelle condivise?
Sì. L'agente può raccogliere fatture da caselle PEC, posta in arrivo, allegati e cartelle documentali, classificare attive, passive, note di credito o duplicate, e ordinare il lavoro per cliente. Utile quando lo studio gestisce documenti misti da decine di clienti ogni mese.
Come controlla partita IVA, aliquote e ritenuta d'acconto prima della liquidazione IVA?
L'agente confronta i dati estratti con regole per fornitore, storico contabile e criteri fiscali dello studio. Segnala basi, aliquote IVA, ritenute d'acconto e partite IVA incoerenti prima di portarle alla registrazione o alla liquidazione IVA. Ogni controllo resta tracciato per la revisione del team.
Funziona con TeamSystem, Zucchetti, Sistemi Profis, Fatture in Cloud e Arca?
Minded è pensato per studi con clienti su gestionali diversi. Prepara dati, registrazioni, lotti o controlli in base al sistema usato dal singolo cliente, ad esempio ingresso su Fatture in Cloud e revisione finale su TeamSystem, Zucchetti, Sistemi Profis o Wolters Kluwer Arca.
Cosa lascia tracciato per Agenzia delle Entrate ed esterometro?
Minded aiuta a individuare informazioni mancanti, note di credito, duplicati e campi sensibili prima di preparare i lotti per Agenzia delle Entrate ed esterometro. Conserva inoltre evidenza di cosa è stato letto, cosa è stato corretto e chi ha controllato ogni eccezione, utile per controllo interno e tracciabilità.