Il software che raccoglie scontrini, codifica e prepara rimborsi senza inseguire dipendenti.
Lascia che l'agente AI gestisca le tue note spese
Raccogli scontrini
"Raccogli gli scontrini e i giustificativi di trasferta del mese scorso per i dipendenti di questo cliente in Google Drive. Apri una richiesta per ogni dipendente, ricorda gli scontrini mancanti rispetto alla nota spese standard del cliente e classifica ogni voce per categoria: pasti, alberghi, carburante, trasporti, rappresentanza, omaggi. Se trovi uno scontrino non leggibile, chiedi al dipendente una foto migliore prima di archiviarlo. Chiedimi qual è la prassi dello studio per scontrini sotto soglia se non la trovo. Prima di chiudere la raccolta, pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci un riepilogo per dipendente, completo o in attesa."
Riconcilia carte
"Riconcilia i movimenti delle carte aziendali del mese scorso con scontrini e fatture caricate per questo cliente su TeamSystem. Confronta data, importo, esercente e categoria di spesa. Segnala movimenti senza scontrino, scontrini senza movimento e possibili duplicati tra carta e rimborso. Se un movimento è ambiguo tra spesa aziendale e personale, chiedimi a quale dipendente attribuirlo prima di procedere. Chiedimi un esempio di riconciliazione del mese scorso se la prassi dello studio non è chiara. Non chiudere movimenti con differenze rilevanti senza la mia approvazione. Restituisci un riepilogo per dipendente."
Codifica IVA
"Codifica l'IVA delle note spese del mese scorso per questo cliente su Fatture in Cloud. Applica le percentuali di detrazione per categoria: pasti e bevande, alberghi, carburante, trasporti, rappresentanza, omaggi, formazione. Tieni conto della prassi storica dello studio per il cliente, ad esempio aziende con regime forfettario o agevolazioni specifiche. Segnala spese borderline prima della liquidazione IVA, in particolare omaggi sopra soglia e spese di rappresentanza. Chiedimi un esempio dello studio se manca il pattern per una categoria nuova. Prima di registrare, pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci la lista codificata per categoria."
Prepara rimborsi
"Prepara la nota spese di rimborso per i dipendenti di questo cliente su Zucchetti. Riepiloga per dipendente le spese ammesse, sospese e rifiutate, allega scontrini e fatture, calcola eventuali rimborsi chilometrici applicando le tariffe ACI vigenti per il veicolo del dipendente. Se un dipendente ha trasferte fuori dalla prassi dello studio, chiedimi se applicare il rimborso forfettario o analitico prima di chiudere. Chiedimi dove lo studio conserva la tabella trasferte se non la trovi. Prima di pagare, pausa e aspetta la mia approvazione. Archivia ogni nota rimborso in Google Drive."
Nota spese senza Excel con agenti AI
La nota spese del cliente non passa più da un foglio Excel di rendiconto. L'agente AI legge giustificativi, applica la policy dello studio per cliente, separa IVA detraibile e indetraibile, e registra in gestionale. Il commercialista approva l'eccezione e taglia il costo di servizio fino all'80% per pratica.
Niente più modello nota spese in Excel
Lo studio passa giornate a chiedere ai dipendenti il modello nota spese in Excel e a ricostruire scontrini sparsi tra mail e chat. L'agente raccoglie ogni scontrino in chat, lo classifica per categoria, dipendente e trasferta, e prepara la registrazione senza foglio Excel. La voce arriva alla nota spese già completa di IVA detraibile e centro di costo.
Carte aziendali riconciliate al volo
Le carte aziendali sono il punto dolente delle note spese: scontrini persi, movimenti senza giustificativo e duplicati con rimborsi. L'agente confronta carta e scontrini man mano che arrivano, non a fine mese. Per chiudere il giro, collega il flusso alla riconciliazione bancaria con AI sul conto aziendale del cliente. Per il flusso collegato, vedi anche la registrazione fatture con AI. Per il flusso collegato, vedi anche la pagamenti fornitori con AI.
Cosa fa l'agente se il dipendente perde lo scontrino?
L'agente segnala la riga senza scontrino e chiede al dipendente di caricare un giustificativo equivalente, copia della carta o dichiarazione di trasferta. Se il giustificativo non arriva entro il termine dello studio, la spesa resta bloccata e non viene portata in detrazione IVA o in rimborso.
Come distingue IVA detraibile da indetraibile per pasti e trasferte?
L'agente applica regole per categoria di spesa, cliente e trasferta: pasti, alberghi, carburante, rappresentanza e omaggi hanno percentuali di detrazione diverse. Confronta la fattura con la prassi dello studio e segnala spese borderline prima della liquidazione IVA del cliente.
Le carte aziendali si riconciliano in automatico?
Sì. L'agente confronta movimenti della carta aziendale con scontrini caricati e fatture ricevute dal fornitore. Segnala movimenti senza giustificativo, scontrini senza movimento e duplicati. Le voci non riconciliate restano nella lista del responsabile dello studio fino a chiarimento.
Come funziona il flusso rimborso spese del dipendente?
L'agente prepara il riepilogo rimborso per dipendente con spese ammesse, spese sospese e spese rifiutate, allega scontrini e calcola eventuali rimborsi chilometrici. Il responsabile dello studio firma il rimborso, e il pagamento al dipendente viene preparato per il prossimo cedolino o bonifico.
Si integra con TeamSystem, Fatture in Cloud o Zucchetti?
Sì. L'agente scrive le registrazioni di nota spese sul gestionale di ogni cliente, mantenendo coerenza con piano dei conti, IVA e centro di costo. Per dipendenti, scontrini e carte la raccolta avviene fuori dal gestionale, ad esempio in chat o cartella documentale.