Il software che porta ogni fattura passiva del cliente dalla ricezione alla quadratura, senza interventi manuali.
Lascia che l'agente AI gestisca il tuo ciclo passivo
Registra fatture
"Registra le fatture passive del mese scorso per questo cliente su TeamSystem. Leggi i file XML della fattura elettronica ricevuti via PEC o canale SdI, ed estrai fornitore, partita IVA, imponibile, aliquota IVA, ritenuta d'acconto, esigibilità IVA, codice univoco e scadenza. Applica la codifica del piano dei conti dello studio per il cliente, partendo dalle correzioni del mese precedente. Se un fornitore è nuovo o il piano dei conti non copre il caso, chiedimi prima di proseguire. Chiedimi un esempio della codifica dello studio se manca il pattern. Prima di registrare pausa e aspetta la mia approvazione. Restituisci una lista per fornitore con fatture registrate, dubbie e duplicati sospetti."
Controlla fornitori
"Controlla l'anagrafica fornitori delle fatture passive del mese scorso per questo cliente su Zucchetti. Per ogni fornitore confronta partita IVA dichiarata, partita IVA risultante dalla fattura elettronica e partita IVA salvata nell'anagrafica dello studio. Controlla coerenza IBAN, segnala cambi recenti, IBAN incoerenti con il paese di fatturazione e intestazioni difformi tra fornitore e conto destinatario. Se la coerenza non è chiara, chiedimi se contattare il fornitore o sospendere la registrazione prima di proseguire. Chiedimi un esempio della procedura cambio IBAN dello studio se manca. Non aggiornare anagrafica senza la mia approvazione. Restituisci le anomalie sui fornitori del cliente."
Prepara distinta
"Prepara la distinta SEPA delle fatture passive in scadenza nei prossimi sette giorni per questo cliente su Sistemi Profis. Includi solo fatture già registrate e approvate dallo studio, applica la ritenuta d'acconto per fornitori professionisti con aliquota e codice tributo corretti, calcola lo split payment per fornitori soggetti con cliente pubblica amministrazione, raggruppa per data di esecuzione e IBAN destinatario. Escludi fatture con chiarimenti aperti o IBAN incoerenti. Se trovi un fornitore con DURC scaduto, chiedimi prima di includere la fattura in distinta. Prima di trasmettere al banking del cliente, pausa e aspetta la mia approvazione."
Quadra partite
"Quadra lo scadenziario fornitori del mese scorso per questo cliente su Fatture in Cloud. Confronta partite aperte fornitori contro registrazioni contabili, riconciliazione bancaria e movimenti di bonifico in uscita. Segnala partite con anzianità oltre soglia, partite con storno aperto, fatture pagate per cui manca quietanza archiviata e bonifici verso fornitori non registrati. Per partite ambigue, chiedimi se chiudere con storno, lasciare aperta o richiedere documentazione al fornitore prima di proseguire. Chiedimi qual è la soglia di anzianità dello studio per il cliente. Archivia su Google Drive l'evidenza per partita chiusa. Restituisci lo stato per fornitore."
Ciclo passivo automatizzato con agenti AI
Il ciclo passivo gira da solo: l'agente AI registra la fattura, controlla l'anagrafica fornitore, prepara la distinta SEPA e quadra la partita per ogni cliente. Lo studio elimina la codifica manuale ripetibile e arriva fino all'80% di costo di servizio in meno per pratica gestita.
Più di OCR: codifica appresa dal piano dei conti dello studio
OCR e SdI portano dati strutturati, ma non codificano. L'agente impara il piano dei conti dello studio per cliente, partendo dalle correzioni del mese precedente, e applica la codifica fornitore per fornitore. Per il caricamento documentale a monte collega il flusso all'elaborazione fatture passive con AI.
Un ciclo passivo per TeamSystem, Zucchetti e Sistemi Profis
Lo studio tipico ha clienti su TeamSystem, Zucchetti, Sistemi Profis e Fatture in Cloud in parallelo, con piani dei conti diversi. L'agente esegue lo stesso flusso AP sui quattro gestionali. Per la distinta a valle collega il flusso ai pagamenti fornitori con AI, e per la quadratura bonifici alla riconciliazione bancaria con AI del cliente.
Come legge le fatture elettroniche dallo SdI?
L'agente legge il file XML della fattura elettronica via SdI, non solo la rappresentazione PDF. Estrae partita IVA, imponibile, aliquota IVA, ritenuta d'acconto, esigibilità IVA e codice univoco direttamente dal tracciato. Le fatture senza tracciato conforme entrano in lista chiarimenti, non nella registrazione automatica.
Cosa distingue il software AP con AI dalla conservazione sostitutiva?
La conservazione sostitutiva archivia, non codifica. L'agente di Minded legge il documento, applica la codifica del piano dei conti dello studio, propone scadenza e ritenuta, prepara la distinta SEPA e quadra la partita. La conservazione resta in mano al servizio scelto dallo studio per il cliente.
Come prepara la distinta SEPA per cliente?
L'agente raggruppa le fatture passive approvate per data di scadenza, applica ritenuta d'acconto e split payment dove dovuti e genera il file SEPA pain.001. Esclude fatture senza approvazione, con chiarimenti aperti o IBAN incoerenti. Lo studio approva ogni distinta prima dell'invio al banking del cliente.
Come gestisce ritenuta d'acconto e split payment?
Per fornitori professionisti l'agente applica la ritenuta d'acconto al pagamento con aliquota e codice tributo corretti. Per fornitori soggetti a split payment con pubblica amministrazione, calcola l'importo netto da bonificare e l'IVA da versare separatamente, lasciando al commercialista la firma del modello F24.
Funziona con TeamSystem, Zucchetti, Sistemi Profis e Fatture in Cloud?
Sì. Lo stesso flusso AP gira per cliente su TeamSystem, Zucchetti, Sistemi Profis o Fatture in Cloud. Lo studio mantiene un solo modello operativo per portafogli misti, leggendo fatture in conservazione, anagrafiche fornitori e scadenziario nel gestionale in cui ogni cliente è configurato.