De software die het hele eindejaarsdossier opbouwt voor neerlegging bij de Balanscentrale.
Laat de AI-agent jouw jaarafsluiting uitvoeren
Eindejaarsverrichtingen boeken
"Boek de eindejaarsverrichtingen voor deze klant in Octopus over het afgesloten boekjaar. Verzamel afschrijvingen, voorraadwaardering, oninbare vorderingen, herwaarderingen, vakantiegeldvoorziening en bestuurdersbezoldigingen volgens de kantoorregels per klant. Pas afgrenzingen toe op verzekeringen, abonnementen, leasings en huurcontracten volgens CBN. Wanneer een verrichting afwijkt van het vorige boekjaar zonder duidelijke oorzaak, vraag mij om de wijziging te bevestigen voor je boekt. Vraag mij om een voorbeeld uit het vorige boekjaar wanneer de waardering nieuw is voor deze klant. Pauzeer voor je een afsluitingsboeking vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Voorzieningen en afgrenzingen onderbouwen
"Onderbouw de voorzieningen en afgrenzingen voor deze klant in Adsolut tegen het einde van het boekjaar. Voor elke voorziening (vakantiegeld, ontslagvergoedingen, herstellingen, geschillen, garantieverplichtingen) verzamel je de berekening, de onderliggende contracten en de eerder gemaakte beslissingen. Voor afgrenzingen pas je de pro-rata-regel toe op de juiste periode. Wanneer een voorziening nieuw is voor deze klant, vraag mij om bevestiging voor je een boeking vastlegt. Vraag mij waar het kantoor het permanent dossier met de waarderingsregels bewaart wanneer je het niet vindt. Pauzeer voor je de voorzieningen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het onderbouwingsblad in Google Drive voor de bedrijfsrevisor."
Jaarrekening samenstellen
"Stel de jaarrekening samen voor deze klant in Exact Online BE volgens het NBB-schema dat voor de vennootschap geldt. Lees de groottecriteria (omzet, balanstotaal, gemiddeld personeelsbestand) uit het boekhoudpakket en selecteer mini-, verkort- of volledig schema. Vul de balans, resultatenrekening, sociale balans en de toelichtingen volgens het geselecteerde schema. Wanneer een toelichting ontbreekt, vraag mij waar het kantoor de tekst over waarderingsregels en bestuurdersbezoldigingen bewaart. Pauzeer voor je het jaarrekening-blok afsluit en wacht op mijn goedkeuring, want het dossier gaat naar de klant en de bedrijfsrevisor."
XBRL bij de Balanscentrale neerleggen
"Bereid de XBRL-neerlegging bij de Balanscentrale voor deze klant in Sage BOB 50. Genereer de XBRL volgens de actuele taxonomie van de Balanscentrale en valideer tussentellingen, kruisrelaties tussen balans en resultatenrekening, geldig ondernemingsnummer en correcte schemakeuze. Wanneer een validatie een fout meldt, vertaal die naar de bron in de jaarrekening zodat ik kan corrigeren zonder XBRL-editor. Vraag mij of de neerlegging via het kantooraccount of via de bestuurder van de klant verloopt. Pauzeer voor de XBRL naar de Balanscentrale vertrekt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar de XBRL, het validatieblad en het depot-bewijs in Google Drive in het permanent dossier van de klant."
Sluit het boekjaar af van proef tot jaarrekening
De AI-agent sluit het boekjaar af per klant, van eindejaarsverrichtingen tot definitieve jaarrekening en fiscale bijlagen. De boekhouder controleert de waarderingsregels en de winstverdeling, terwijl de agent de afsluiting boekjaar voert en het dossier klaarlegt voor revisor en FOD Financiën zonder dat het kantoor evenredig moet groeien.
Eén jaarafsluiting voor mini-, verkort- en volledig schema
Een echt kantoor heeft kleine vennootschappen die mini-schema neerleggen en grotere die verkort of volledig schema gebruiken. Dezelfde jaarafsluitingsflow draait voor elke schaalcategorie, in plaats van drie aparte routines per schema te onderhouden. Wanneer een vennootschap een schaalcategorie wisselt, signaleert de agent de overgang. Combineer dit met maandafsluiting met AI zodat openingsbalans en tussentijdse cijfers al doorlopend afgestemd staan voor de eindejaarsverrichtingen.
Vlotte overgang van maandafsluiting naar jaarrekening
De jaarafsluiting bouwt verder op de afgestemde maand- en kwartaalafsluitingen die al in het pakket staan. In plaats van twee weken alles te hercontroleren, vertrekt de jaarrekening uit cijfers die al afgesloten zijn. De afgesloten cijfers vloeien door naar de auditvoorbereiding met AI, en de fiscale cijfers koppelen aan de Biztax-aangifte met AI voor de vennootschapsaangifte.
Welk NBB-schema selecteert de agent voor mijn vennootschap?
De agent leest de groottecriteria (omzet, balanstotaal, gemiddeld personeelsbestand) uit het boekhoudpakket en kiest mini-, verkort- of volledig schema volgens de Wet van 17 maart 2019. Wanneer een vennootschap een schaalcategorie wisselt, signaleert de agent de overgang en stelt het nieuwe schema voor.
Hoe past de agent CBN-adviezen op voorzieningen en afgrenzingen toe?
Voor voorzieningen voor risico's en kosten, herwaarderingsmeerwaarden, onderhanden werk en leasings volgt de agent de relevante CBN-adviezen die het kantoor heeft vastgelegd. Elke voorziening wordt onderbouwd met bron, berekening en goedkeurder, klaar voor de bedrijfsrevisor of de FOD.
Hoe wordt de openingsbalans van het nieuwe boekjaar afgestemd?
Na de neerlegging van de jaarrekening genereert de agent automatisch de openingsbalans van het nieuwe boekjaar in het juiste boekhoudpakket en vergelijkt elke rekening met de afsluitingsbalans. Afwijkingen worden gemarkeerd zodat de boekhouder controleert voor het boekjaar formeel opent.
Hoe verloopt de XBRL-neerlegging bij de Balanscentrale?
De agent bouwt de XBRL volgens de actuele taxonomie van de Balanscentrale, valideert tussentellingen en kruisrelaties, en bereidt het signed-bestand voor. De boekhouder krijgt de validatielog en keurt goed voor de XBRL via de Balanscentrale wordt ingediend met het juiste depotnummer.
Werkt de agent samen met de bedrijfsrevisor tijdens de jaarafsluiting?
Ja. De agent levert het revisor-dossier doorlopend op via de auditvoorbereiding. Vragen van de revisor over voorzieningen, waarderingen of intercompany-saldi worden beantwoord met de gekoppelde onderbouwing uit het permanent dossier. De boekhouder behoudt steeds de eindgoedkeuring per dossier.