De software die bestelbon, leveringsbon en factuur tegen elkaar legt zonder Excel-tracker.
Laat de AI-agent jouw three-way match uitvoeren
Bestelbon koppelen
"Koppel de openstaande aankoopfacturen aan de bestelbonnen voor deze klant in Octopus voor de afgelopen aankoopperiode. Voor elke factuur identificeer je de juiste bestelbon op basis van het bestelnummer, leverancier en producteenheden. Voor Peppol-orders gebruik je de UBL-order-referentie rechtstreeks. Wanneer een factuur niet aan een bestelbon kan worden gekoppeld, vraag mij of het om een aankoop zonder bestelling gaat of om een verkeerde referentie. Vraag mij waar het kantoor de bestelbon-archieven van de klant bewaart wanneer er meerdere kanalen zijn (papier, Peppol, e-procurement-portaal). Pauzeer voor je de koppelingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het koppelingsblad in Google Drive zodat de boekhouder kan nakijken."
Levering verifiëren
"Verifieer de leveringen voor deze klant in Adsolut voor de gekoppelde bestelbonnen. Voor elke bestelbon controleer je of een leveringsbon werd geregistreerd en of de geleverde hoeveelheid binnen de tolerantie van de bestelde hoeveelheid valt. Voor klanten met magazijnbeheer vergelijk je met de stockbewegingen. Wanneer een levering ontbreekt of partieel is uitgevoerd, vraag mij of de openstaande hoeveelheid wordt opgevolgd of stilzwijgend afgesloten. Vraag mij waar het kantoor de leveringsbon-bewijzen bewaart wanneer het magazijn niet rechtstreeks in het pakket zit. Pauzeer voor je de verificatie afsluit en wacht op mijn goedkeuring."
Factuur matchen
"Match de aankoopfacturen voor deze klant in Exact Online BE tegen de gekoppelde bestelbon en leveringsbon voor de afgelopen aankoopperiode. Voor elke factuurregel vergelijk je prijs, hoeveelheid, kortingen en btw-codering met de bestelbon en de leveringsbon. Binnen de toleranties uit de cliëntfiche wordt de boeking goedgekeurd; daarbuiten gaat de factuur naar de uitzonderingenwachtrij. Voor UBL-facturen via Peppol vergelijk je veld per veld zonder OCR. Wanneer een kortingstoekenning afwijkt van de bestelbon, vraag mij om de eindprijs te bevestigen. Vraag mij waar het kantoor de toleranties per leverancier bewaart wanneer een herziening nodig is. Pauzeer voor je de batch sluit en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het matchverslag in Google Drive."
Verschillen oplossen
"Los de uitzonderingen op die uit de matching komen voor deze klant in Sage BOB 50 voor de huidige aankoopbatch. Voor elke afwijking buiten de tolerantie schrijf je de oorzaak: prijsverhoging zonder vooraankondiging, ontbrekende korting, verkeerde hoeveelheid of overlevering. Stel per geval de mogelijke acties voor: factuur weigeren, creditnota vragen, prijsverschil boeken volgens kantoorbeleid of het verschil aanvaarden voor strategische leveranciers. Wanneer een verschil structureel terugkomt, vraag mij of de tolerantie van de cliëntfiche moet worden herzien. Vraag mij waar het kantoor de leverancierscorrespondentie bewaart voor je een creditnota opvolgt. Pauzeer voor je een uitzondering boekt en wacht op mijn goedkeuring."
Automatische factuurmatching met AI-agenten
Automatische factuurmatching met AI-agenten betekent dat bestelbon, leveringsbon en factuur per leverancier worden tegen elkaar gelegd voor de boeking wordt vastgelegd. Afwijkingen op aantal, prijs of btw-codering komen op een controlelijst en het kantoor levert 3-way match automation zonder dat een junior elke factuur moet narekenen.
Matching binnen het boekhoudpakket
Internationale procurement-suites zijn gebouwd voor corporates en zijn overkill voor de typische klant van een Belgisch boekhoudkantoor. Minded voert de matching binnen Octopus, Adsolut, Exact Online BE of Sage BOB 50 zelf, op basis van de bestelbon- en leveringsbon-modules die de klant al gebruikt. Combineer dit met AP-automatisering met AI zodat goedgekeurde facturen meteen in de SEPA-batch lopen.
Eén match-flow voor Octopus, Adsolut en Sage BOB 50
Een echt kantoor heeft handelsklanten en productieklanten in verschillende boekhoudpakketten. Dezelfde matching-flow draait in elk systeem met dezelfde tolerantieregels per cliëntprofiel, zonder dat een aparte module per pakket wordt onderhouden. Voor de leesfase van de factuur sluit dit aan op factuurverwerking met AI zodat lezen en matchen sequentieel in dezelfde batch lopen. Onkostennota's zonder bestelbon volgen het pad van onkostenbeheer met AI en blijven buiten de match-flow.
Welke toleranties hanteert de agent op prijs en hoeveelheid?
De toleranties worden per klant in de cliëntfiche vastgelegd: een prijstolerantie per leverancier en een hoeveelheidstolerantie per goederencategorie. Binnen de tolerantie wordt de boeking automatisch goedgekeurd; daarbuiten gaat de factuur naar de uitzonderingenwachtrij. De boekhouder kan de tolerantie op elk moment herijken voor de volgende batch.
Wat gebeurt er bij een levering zonder vooraf gemaakte bestelbon?
Sommige aankopen lopen via spoedorder of telefonisch zonder bestelbon. De agent herkent dat het om een two-way match gaat (levering en factuur) en stelt voor het bedrag rechtstreeks te boeken na verificatie tegen de leveringsbon. Voor klanten met strikte procurement-discipline wordt een actiepunt aangemaakt voor de dossierhouder.
Werkt three-way match ook met Peppol-orders en UBL-facturen?
Ja. Peppol-orders (UBL-order) en UBL-facturen worden gestructureerd ingelezen, gekoppeld op order-referentie en regelnummer. De matching is meer betrouwbaar dan met PDF omdat alle velden direct beschikbaar zijn zonder OCR. Voor handelsklanten met Peppol-partners draait de match-engine vrijwel volautomatisch zonder manuele tussenkomst.
Hoe worden prijsverschillen geboekt na matching?
Wanneer een factuur boven de tolerantie afwijkt, wordt het verschil in een prijsverschilrekening geboekt zoals het kantoor het in de cliëntfiche heeft vastgelegd. Voor structurele afwijkingen wordt een actiepunt naar de dossierhouder gestuurd om met de leverancier het prijsverschil op te lossen voor een eventuele creditnota wordt opgevolgd.
Hoe wordt het matchverslag bewaard voor de revisor?
Per gematchte factuur wordt het verslag bewaard: gekoppelde bestelbon en leveringsbon, toegepaste tolerantie, beslissing van de goedkeurder en het boekingsvoorstel. De bewijslast is op elk moment beschikbaar voor een revisor of FOD-controleur zonder dat de boekhouder de match-trail handmatig moet reconstrueren bij de jaarafsluiting.