De software die elk wettelijk dossier opbouwt naast de boekhouding.
Laat de AI-agent jouw wettelijke rapportering uitvoeren
Jaarrekening voorbereiden
"Bereid de jaarrekening voor deze klant in Octopus voor neerlegging bij de NBB-balanscentrale. Bepaal het juiste schema op basis van de drempels uit het Wetboek vennootschappen en verenigingen: balanstotaal, omzet en personeelsbestand. Verzamel balans, resultatenrekening, toelichting, sociale balans en eventueel het verslag van de algemene vergadering. Genereer de XBRL volgens de NBB-taxonomie en valideer offline op verplichte velden. Wanneer een drempel net wordt overschreden of net niet bereikt, vraag mij om de schema-keuze te bevestigen voor je de bundel klaarzet. Vraag mij waar het kantoor de waarderingsregels en bestuurdersbezoldigingen bewaart wanneer ze ontbreken. Pauzeer voor je de bundel afsluit en wacht op mijn goedkeuring."
Sociale balans samenstellen
"Stel de sociale balans samen voor deze klant in Adsolut voor het afgelopen boekjaar. Lees per werknemer de gegevens uit DmfA en de loonafrekeningen: aantal voltijds equivalenten op het einde van het boekjaar en gemiddeld over het jaar, opleidingsuren, kost van opleiding en personeelsverloop. Splits de gegevens per geslacht, statuut en arbeidsregime zoals het schema vraagt. Wanneer een uitzendkracht of een gedetacheerde werknemer moet worden opgenomen, vraag mij om te bevestigen. Vraag mij waar het kantoor de opleidingsregisters bewaart wanneer de uren niet in de loonafrekening verschijnen. Pauzeer voor je de balans aan de jaarrekening hangt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het dossier in Google Drive zodat de boekhouder kan nakijken."
Biztax-aangifte verzamelen
"Verzamel de gegevens voor de Biztax-aangifte vennootschapsbelasting voor deze klant in Exact Online BE voor het afgelopen boekjaar. Koppel de jaarrekening aan de relevante Biztax-vakken: belastbaar resultaat, afzonderlijke aftrekken, voorzieningen, herwaarderingen en verliezen om over te dragen. Maak het onderscheid tussen het boekhoudkundig en het fiscaal resultaat zichtbaar met verwijzing naar de aftrekbeperking of de fiscale correctie. Wanneer een nieuwe fiscale regel van toepassing is, vraag mij om de behandeling te bevestigen voor je de aangifte klaarzet. Vraag mij waar het kantoor de bestuurdersovereenkomst bewaart wanneer een bezoldigingsaanpassing nodig is. Pauzeer voor de XML klaarstaat en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het dossier in Google Drive."
NBB-statistieken indienen
"Dien de statistische aangiftes bij de Nationale Bank voor deze klant in Sage BOB 50 voor de toepasselijke perioden. Identificeer welke verplichtingen gelden: Intrastat voor goederenstromen binnen de Europese Unie, de jaarlijkse enquĂȘte omzet en investeringen, sectorenquĂȘtes wanneer de klant binnen de drempels valt. Verzamel de gevraagde data uit de boekhouding en bereid de aangifte voor in het NBB-formaat. Wanneer een verplichting net wordt overschreden voor het eerst, vraag mij om te bevestigen of de klant geregistreerd moet worden bij de NBB. Vraag mij waar het kantoor de eerdere NBB-correspondentie bewaart. Pauzeer voor je een aangifte indient en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het dossier in Google Drive."
Dient jaarrekening en XBRL bij de NBB in
De AI-agent dient de jaarrekening en XBRL-extractie bij de Balanscentrale van de NBB in, per klant en in het juiste schema. De boekhouder controleert de toelichtingen en de bestuurdersverslagen, terwijl de agent de regulatory reporting automation voert en de wettelijke rapportering consistent over verschillende dossiers klaarzet.
Wettelijke dossiers naast de boekhouding
Wettelijke rapportering wordt vandaag vaak in een aparte tool of in Excel voorbereid, na een export uit het boekhoudpakket. Minded bouwt jaarrekening, sociale balans, Biztax en NBB-aangiftes rechtstreeks uit dezelfde boekingen. Combineer dit met compliance-bewaking met AI zodat KBO, UBO en wettelijke deadlines mee lopen in de kantoorkalender.
EĂ©n regelflow voor Octopus, Adsolut en Yuki BE
Een echt kantoor heeft klanten in verschillende boekhoudpakketten en wisselt zelden. Dezelfde flow voor wettelijke rapportering draait in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50, Yuki BE en Winbooks met dezelfde NBB-schema's en Biztax-velden. Voor de management-view bovenop het wettelijke kader sluit dit aan op management-rapportering met AI. De vennootschapsaangifte loopt apart via Biztax-aangifte met AI en deelt dezelfde jaarcijfers.
Hoe wordt het juiste NBB-jaarrekeningschema gekozen?
De agent vergelijkt de drempels uit het Wetboek vennootschappen (balanstotaal, omzet, personeel) met de cijfers van het boekjaar en kiest automatisch tussen mini-, verkort en volledig schema. Bij grensgevallen vraagt de agent om de boekhouder te bevestigen voor de XBRL wordt klaargezet voor de NBB-balanscentrale.
Wie maakt de sociale balans op?
De agent verzamelt per werknemer de gegevens uit de DmfA en de loonafrekeningen: aantal voltijds equivalenten, opleidingsuren, kost van opleiding en personeelsverloop. De gegevens worden in het sociale-balans-schema gezet en aangevuld met de toelichtingen die het kantoor doorgaans aan de jaarrekening hangt voor neerlegging.
Hoe verloopt de afstemming met Biztax?
De agent koppelt de gegevens uit de jaarrekening aan de relevante velden van de Biztax-aangifte vennootschapsbelasting. Verschillen tussen boekhoudkundig en fiscaal resultaat worden expliciet getoond met verwijzing naar de aftrekbeperking of de fiscale correctie volgens Belgisch fiscaal recht. Het kantoor valideert voor de indiening loopt.
Welke statistieken bij de Nationale Bank ondersteunt de agent?
Intrastat aangiftes voor goederenstromen binnen de Europese Unie, de jaarlijkse enquĂȘte omzet en investeringen, en de specifieke sectorenquĂȘtes wanneer de klant binnen de drempels valt. De agent identificeert welke verplichtingen per klant gelden en plant ze in de compliance-kalender van het kantoor.
Hoe is het dossier ITAA-conform?
Elke wettelijke aangifte wordt bewaard met versie, indieningsdatum, bevestiging van de regelgever en goedkeurder van het kantoor. Dit dossier is exporteerbaar voor de ITAA-kwaliteitstoetsing en voor een externe controle, zonder dat de boekhouder de auditpaden manueel moet reconstrueren bij de volgende toetsing.