De software die elke loonrun klaarzet voor het sociaal secretariaat zonder Excel-tussenstap.
Laat de AI-agent jouw loonverwerking uitvoeren
Prestaties verzamelen
"Verzamel de prestaties voor deze klant in Octopus voor de afgelopen loonperiode. Lees de gepresteerde uren, ziektedagen, vakantie, klein verlet en vergoedingen uit het tijdregistratiesysteem of de klant-input. Pas het loonbeleid van de klant toe zoals het in vorige periodes is vastgelegd, inclusief baremaverhoging en anciënniteitspremies. Wanneer er een nieuwe afwezigheidscode of een uitzonderlijke vergoeding opduikt, vraag mij of die moet worden meegenomen. Pauzeer voor je het bestand voor het sociaal secretariaat klaarzet en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij waar het kantoor het loonbeleid en het arbeidsreglement van de klant bewaart wanneer je een uitzondering moet toetsen."
Dimona melden
"Bereid de Dimona-meldingen voor deze klant in Adsolut voor de afgelopen periode. Bij een nieuwe aanwerving maak je een Dimona-IN op basis van het arbeidscontract: rijksregisternummer, paritair comité, startdatum, type contract en arbeidsregime. Bij uitdiensttreding stel je een Dimona-OUT op met de einddatum en de reden. Wanneer een werknemer van paritair comité of contracttype wijzigt, vraag mij of er een nieuwe melding nodig is. Pauzeer voor je de melding doorgeeft aan het sociaal secretariaat en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij waar het kantoor de arbeidscontracten en bijhorende bijlages bewaart wanneer een gegeven ontbreekt."
DmfA klaarmaken
"Maak de DmfA klaar voor deze klant in Exact Online BE voor het afgelopen kwartaal. Verzamel per werknemer de loonbedragen, gewerkte dagen, dagen ziekte, vakantie en bijzondere uitkeringen volgens de prestatiecodes van het paritair comité. Pas de juiste werkgevers- en werknemersbijdragen toe en bereken de RSZ-bijdragen voor doorstorting. Wanneer een werknemer in de loop van het kwartaal van regime wijzigt, vraag mij of de gegevens moeten worden gesplitst. Pauzeer voor je de DmfA doorgeeft aan het sociaal secretariaat en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het DmfA-bestand met het controleblad in Google Drive in de klantmap voor het kantoor."
Fiches 281 voorbereiden
"Bereid de fiches 281.10 en 281.50 voor deze klant in Sage BOB 50 voor het afgelopen kalenderjaar. Voor werknemers verzamel je per fiche 281.10 het loon, de voordelen alle aard, ingehouden bedrijfsvoorheffing en bijzondere bijdragen. Voor bestuurders, commissionairs en zelfstandige opdrachtnemers stel je een fiche 281.50 op op basis van de uitgaande facturen en de werkelijk betaalde bedragen. Vergelijk de totalen met de DmfA en de boekhouding en signaleer afwijkingen. Vraag mij of het kantoor de Belcotax-On-Web indiening centraal doet of per klant. Pauzeer voor je de bundel klaarzet en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het dossier in Google Drive."
Tot 80% lagere kosten per loondossier
Tot 80% lagere kosten per loondossier ontstaan wanneer de AI-agent de loonadministratie per klant voert, van prestaties tot Dimona en DmfA-aangifte. Het sociaal secretariaat houdt de eindcontrole, maar de loonberekening, betaalbestanden en boekingen lopen door zonder dat de boekhouder elk dossier zelf moet samenstellen.
Werkt met SD Worx, Securex, Partena en Acerta
Een echt boekhoudkantoor heeft klanten bij verschillende sociale secretariaten, met elk hun eigen import-formaat en validatieregels. Dezelfde loonflow draait voor SD Worx, Securex, Partena en Acerta, in plaats van vier aparte interfaces te onderhouden. Combineer deze stap met compliance-bewaking met AI zodat Dimona-deadlines en fiches 281 op de kantoorkalender staan.
Loonboekingen aansluiten op Octopus en Adsolut
De loonafrekening eindigt vandaag te vaak in een Excel die manueel in het boekhoudpakket wordt overgenomen. Minded boekt de lonen, bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen rechtstreeks in Octopus, Adsolut, Exact Online BE of Sage BOB 50 op de juiste grootboekrekening en koppelt de loonbron aan elke boeking. De boekhouder kan rechtstreeks naar auditvoorbereiding met AI. Voor de bedrijfsvoorheffing en btw-roosters op personeelskost werkt de loonflow samen met btw-compliance met AI.
Werkt Minded met het sociaal secretariaat van de klant?
Ja. De agent levert loon-input in het formaat dat SD Worx, Securex, Partena of Acerta verwacht: prestaties per werknemer, afwezigheden, voordelen alle aard en bijzondere uitkeringen. Het kantoor levert één gevalideerd bestand per klant aan, niet vier varianten per sociaal secretariaat.
Hoe gaat de agent om met DmfA-correcties op een vorige periode?
Wanneer een correctie op een al ingediende kwartaalDmfA nodig is, bereidt de agent een aangepaste DmfA met de verschillen en de motivatie voor het sociaal secretariaat. De impact op de bedrijfsvoorheffing en RSZ-bijdragen wordt vooraf berekend zodat de klant weet wat hij bij te betalen heeft of terugkrijgt.
Volgt de agent ook de Dimona-meldingen voor nieuwe werknemers?
Ja. Bij een nieuwe aanwerving wordt de Dimona-IN voorbereid op basis van de gegevens uit het arbeidscontract en doorgegeven aan het sociaal secretariaat voor indiening bij de RSZ. Bij uitdiensttreding wordt automatisch een Dimona-OUT voorbereid met de juiste einddatum en reden.
Hoe wordt de bedrijfsvoorheffing aangesloten op de loonboeking?
De agent leest de loonafrekening per werknemer in en boekt de bedrijfsvoorheffing op de juiste grootboekrekening met de juiste deadline voor doorstorting aan FOD Financiën. Maandelijkse of kwartaalbetalers krijgen elk hun eigen kalender en de boeking wordt afgestemd met het banksaldo.
Bereidt de agent ook de fiches 281.10 en 281.50 voor?
Ja. Voor de jaarlijkse fiche-deadline verzamelt de agent per werknemer de fiche 281.10 met loon, voordelen en ingehouden bedragen. Voor zelfstandigen, bestuurders en commissionairs wordt de fiche 281.50 voorbereid op basis van de uitgaande facturen. Beide loops worden in het kantoorarchief opgeslagen voor controle.