De software die elke afsluiting voert en het pack klaarzet voor de klant.
Laat de AI-agent jouw maandafsluiting uitvoeren
Boekingen coderen
"Codeer de boekingen voor de afsluiting van deze klant in Octopus voor de afgelopen periode. Lees de aankoop- en verkoopdocumenten, identificeer per leverancier of klant de juiste grootboekrekening, btw-code en kostenplaats volgens het Belgische rekeningstelsel en de coderingsafspraken van het kantoor. Pas afgrenzingen toe op verzekeringen, abonnementen en leasings volgens CBN. Wanneer een nieuwe leverancier opduikt zonder vaste codering, vraag mij om de eerste boeking te bevestigen voor de regel wordt opgeslagen. Vraag mij om een voorbeeld uit een vorige periode wanneer een uitzondering opnieuw opduikt. Pauzeer voor je boekt en wacht op mijn goedkeuring. Stuur een Slack-overzicht met onduidelijke stukken en aandachtspunten."
Bank afstemmen
"Stem de bankbewegingen af voor deze klant in Adsolut over de afgelopen aangifteperiode tegen de openstaande posten in de boekhouding. Wanneer de bankkoppeling via Ponto nog niet staat, vraag mij om die eerst aan te sluiten. Vergelijk transactiebeschrijving, mededeling, bedrag en valuta-datum tegen facturen en geplande betalingen. Wanneer een match dubbelzinnig is, vraag mij of leverancier, bedrag of datum prioriteit heeft. Vraag mij waar het kantoor eerdere afstemmingen bewaart wanneer je het patroon voor een terugkerende SEPA-domiciliëring niet vindt. Pauzeer voor je verschillen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het afstemmingsblad in Google Drive en stuur openstaande punten naar Slack voor de dossierhouder."
OPOS opvolgen
"Volg de openstaande posten en onduidelijke grootboekrekeningen op voor deze klant in Exact Online BE over de afgelopen aangifteperiode. Vergelijk OPOS-lijsten, boekingsjournalen en voorbereide afsluitingsboekingen per klant. Wanneer een grootboekrekening geen helder patroon vertoont van vorige periodes, markeer je het voor de klaringslijst en boek je het niet automatisch. Vraag mij waar het kantoor de lopende klaringslijst bewaart wanneer je die niet vindt. Bij OPOS-afwijkingen pauzeer je en wacht je op mijn beslissing of korting, deelbetaling of stornering van toepassing is. Stuur een klantoverzicht naar Slack met geklaarde posten, openstaande posten, korting- of deelbetalingsgevallen en bijhorende motivatie."
Afsluitings-pack overdragen
"Stel het afsluitings-pack samen voor de afsluiting van deze klant in Sage BOB 50 voor de afgelopen aangifteperiode. Verzamel hoofdafsluitingsoverzicht, proef- en saldibalans, grootboekbewegingen, OPOS-lijst en commentaar op de klaringslijst. Wanneer de klant in de jaarafsluiting loopt, verzamel je extra afgrenzings- en balansrekeningen volgens Belgisch GAAP. Vraag mij naar het rapporteringsstandaard dat het kantoor voor deze klant hanteert wanneer je het niet vindt. Pauzeer voor je het pack uitstuurt en wacht op mijn goedkeuring, want het pack gaat naar de klant of de bedrijfsrevisor. Bewaar het volledige pack in Google Drive en noteer openstaande klaringsgevallen voor de volgende periode met geplande datums en verantwoordelijke."
Maandafsluiting zonder handmatige klaring
Maandafsluiting zonder handmatige klaring betekent dat de AI-agent de afsluitingsstappen per klant uitvoert, van afgrenzingen tot proef- en saldibalans. De boekhouder valideert de flux-analyse en uitzonderingen, terwijl de agent de financial close automation voert en het kantoor tot 80% lagere kosten om te bedienen per klant haalt.
Leert het afsluit-ritueel van jouw kantoor
Standaardregels brengen je tot de eerste klantspecifieke afspraak. Minded onthoudt hoe jouw kantoor de afsluiting voert per klant: welke afgrenzingen jullie standaard toepassen, welke voorzieningen elke periode terugkomen, welke correcties bij elke afsluiting opduiken. Uit die patronen wordt de volgende boeking al juist voorgesteld. Combineer dit met factuurverwerking met AI zodat de input van de afsluiting al juist gecodeerd binnenkomt.
Eén afsluitingsflow voor Octopus, Adsolut en Sage BOB 50
Een echt kantoor voert klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50 en Yuki BE tegelijk zonder dat één pakket past. Dezelfde afsluitingsflow draait in elk systeem, in plaats van drie aparte routines te onderhouden per pakket. Wanneer de jaarafsluiting nadert, geeft de agent de afgestemde balansen door aan de journaalboekingen met AI en verzamelt de stukken die de revisor zou opvragen. De afgesloten cijfers vloeien rechtstreeks door naar auditvoorbereiding met AI zodat het revisor-dossier maandelijks aanzwelt.
Hoe vervangt de agent onze Excel-klaringslijst?
De agent houdt een live klaringslijst per klant bij. Openstaande posten, onduidelijke rekeningen en ontbrekende stukken verschijnen direct in het boekhoudpakket. In plaats van op het einde van de periode een spreadsheet bij te werken, ziet het team de klaringen per dossier in Octopus of Adsolut met de juiste eigenaar.
Wat als één klant in Octopus en een andere in Adsolut werkt?
Minded draait per klant in het pakket dat het kantoor voor die klant gebruikt. Dezelfde afsluitingsflow loopt in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50, Yuki BE en Winbooks zonder vier routines te onderhouden. Geen ERP-wissel nodig voor de klant.
Hoe houdt de agent rekening met Belgisch GAAP en CBN-adviezen?
De agent past Belgisch GAAP toe op afgrenzingen, voorzieningen, herwaarderingen en bestuurderskosten. Specifieke CBN-adviezen worden opgevolgd voor onderhanden werk, leasings en consolidaties. Wanneer een nieuw advies wordt uitgevaardigd, signaleert de agent welke klanten een aanpassing in de boekhouding nodig hebben voor de volgende afsluiting.
Hoe verloopt de OPOS-opvolging tussen afsluitingen?
OPOS-klaring loopt in cycli: de agent herkent openstaande posten, stelt voor om ze aan eerder geboekte facturen of betalingen te koppelen op basis van patronen, en markeert restposten. Rekeningen zonder helder patroon worden niet automatisch geboekt. Het kantoor behoudt de controle en de afsluitkwaliteit blijft vol.
Bereidt de agent ook de jaarrekening voor?
Ja. De jaarrekening bouwt verder op de afgestemde maand- en kwartaalafsluitingen. De agent bereidt het juiste NBB-schema (mini, verkort of volledig), valideert tussentellingen, verzamelt ontbrekende toelichtingen en geeft de XBRL door aan de auditvoorbereiding voor het overhandigen aan de revisor van het kantoor.