De software die elke boeking op de juiste rekening zet volgens MAR.
Laat de AI-agent jouw journaalboekingen uitvoeren
Terugkerende posten boeken
"Boek de terugkerende posten voor deze klant in Octopus voor de huidige boekingsperiode. Verwerk de standaard maandelijkse boekingen: loonjournaal, RSZ-bijdragen, bedrijfsvoorheffing, leasingsbetalingen, abonnementen en huur. Gebruik het sjabloon dat het kantoor voor deze klant heeft opgeslagen, met de juiste MAR-rekeningen, kostenplaatsen en bedragen. Vergelijk elke boeking met de vorige periode en signaleer afwijkingen in bedrag of frequentie. Wanneer een contract wijzigt of een leverancier verandert, vraag mij om het sjabloon bij te werken voor je boekt. Vraag mij waar het kantoor de huidige contracten en abonnementen voor deze klant bewaart. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Correcties uitvoeren
"Voer de correctieboekingen uit voor deze klant in Adsolut voor de afgelopen periodes. Voor elke ontdekte fout in een afgesloten periode stel je een correctieboeking voor met de motivatie, de koppeling aan de oorspronkelijke boeking en de impact op btw en resultaat. Voor materiële correcties op een al neergelegde jaarrekening pas je de CBN-regels voor rechtzettingsboekingen toe. Wanneer een correctie meerdere periodes raakt, vraag mij of de impact in een suppletie-aangifte moet lopen. Vraag mij waar het kantoor de eerdere correcties bewaart wanneer consistentie nodig is. Pauzeer voor je een correctie vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Afgrenzingen registreren
"Registreer de afgrenzingen voor deze klant in Exact Online BE op het einde van de huidige boekingsperiode. Identificeer afgrenzings-kandidaten: vooruitbetaalde verzekeringen, niet-vervallen abonnementen, vooruitontvangen klantbetalingen, te ontvangen leveranciersfacturen en te boeken intresten. Pas Belgisch GAAP en het toepasselijk CBN-advies toe op elke afgrenzing. Bereid automatische omkeringsboekingen voor bij de start van de volgende periode. Wanneer een afgrenzing materieel afwijkt van vorige periodes, vraag mij om de oorzaak te bevestigen voor je boekt. Vraag mij waar het kantoor het sjabloon voor de afgrenzingsmotivatie bewaart wanneer een nieuwe categorie afgrenzing opduikt. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Afsluitingen verwerken
"Verwerk de afsluitingsboekingen voor deze klant in Sage BOB 50 op het einde van het boekjaar. Bereid de eindbalans-overdracht voor: resultaatverwerking, transfer naar overgedragen winst of verlies, eventuele bestemming naar wettelijke reserve of dividenduitkering volgens het bestuurdersbesluit. Stel ook de openingsbalans voor het nieuwe boekjaar voor zodat elke rekening overeenkomt met de afsluitingsbalans. Wanneer een resultaatbestemming afwijkt van de standaard, vraag mij om het bestuurdersbesluit te bevestigen voor je boekt. Vraag mij waar het kantoor het notulenboek bewaart wanneer een specifieke beslissing nodig is. Pauzeer voor je de afsluitingsboekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar de afsluitings-set in Google Drive met motivatie."
Automatische journaalboekingen met AI-agenten
Automatische journaalboekingen met AI-agenten betekent dat terugkerende boekingen, afschrijvingen, voorzieningen en overlopende rekeningen elke periode door dezelfde flow lopen, volgens het MAR-rekeningstelsel van het kantoor. De boekhouder controleert enkel uitzonderingen, terwijl de agent de journaalposten klaarzet voor goedkeuring en het kantoor tot 80% lagere kosten per dossier haalt.
Leert het rekeningstelsel van jouw kantoor
Het MAR-rekeningstelsel laat detaillering toe per kantoor en per klant. Een kantoor heeft typisch een eigen aanvulling op het basis-MAR met sub-rekeningen voor specifieke kostentypes, projectvelden en bestuurderskosten. Minded onthoudt die kantoor-aanvullingen per cliëntprofiel en stelt de juiste sub-rekening voor bij elke nieuwe boeking. Combineer dit met maandafsluiting met AI zodat afsluitings-boekingen direct in de afsluitingsflow lopen.
Eén journaalflow voor Octopus, Adsolut en Yuki BE
Een echt kantoor heeft klanten in verschillende boekhoudpakketten en wisselt zelden. Dezelfde journaalflow draait in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50, Yuki BE en Winbooks met dezelfde sjablonen en dezelfde MAR-mapping per klant. Voor afgrenzingen op opbrengsten sluit dit aan op opbrengstverantwoording met AI zodat abonnementen en onderhanden werk consistent worden behandeld. Aankoop- en verkoopboekingen blijven via factuurverwerking met AI aan de bronfactuur gekoppeld.
Hoe weet de agent welk MAR-rekeningnummer juist is?
De agent leest de aard van de boeking en zoekt de juiste rekening uit het minimum genormaliseerd rekeningstelsel volgens het kantoorbeleid voor de klant. Voor een nieuwe categorie boeking vraagt de agent om de eerste mapping te bevestigen voor het in de boekingsregels wordt opgeslagen.
Hoe gaat de agent om met terugkerende maandboekingen?
Voor lonen, RSZ, leasingsbetalingen, abonnementen en andere terugkerende posten houdt de agent een sjabloon bij per klant. Elke maand wordt de boeking voorbereid, vergeleken met de vorige periode en gesignaleerd wanneer een bedrag of frequentie afwijkt. Sjabloon wordt automatisch bijgewerkt wanneer een contract wijzigt of een leverancier verandert.
Wat met correctieboekingen op een vorige periode?
Wanneer een fout wordt ontdekt in een afgesloten periode, bereidt de agent een correctieboeking met motivatie, koppeling aan de oorspronkelijke boeking en impact op btw en resultaat. Voor materiële correcties wordt een actiepunt aangemaakt voor de dossierhouder. Bij een al neergelegde jaarrekening kan een rechtzettingsboeking volgens CBN-advies worden voorbereid.
Worden afgrenzingen automatisch geboekt?
Ja. Op het einde van elke periode identificeert de agent afgrenzings-kandidaten: vooruitbetaalde verzekeringen, niet-vervallen abonnementen, vooruitontvangen klantbetalingen, te ontvangen leveranciersfacturen. De afgrenzingsboekingen worden voorgesteld volgens Belgisch GAAP en CBN-advies, met automatische omkering bij de start van de volgende periode.
Hoe houdt de agent een audittrail voor de revisor bij?
Elke journaalboeking wordt bewaard met de bron (factuur, contract, bestuurdersbesluit), de toegepaste regel, de goedkeurder en het tijdstip. De revisor kan elke boeking terugvolgen naar de onderliggende documenten. Voor automatische boekingen (terugkerend of afgrenzingen) wordt het sjabloon en zijn versie mee bewaard.