De software die elke factuur leest, valideert en codeert zonder OCR-stop.
Laat de AI-agent jouw factuurverwerking uitvoeren
Facturen lezen
"Lees de inkomende facturen voor deze klant in Octopus uit deze week. Verzamel facturen uit de mailbox Outlook, de Peppol-inbox en de mappenstructuur van de cliënt. Voor elke factuur extracteer je leveranciersnaam, ondernemingsnummer, btw-nummer, factuurnummer, datum, vervaldatum, valuta, brutobedrag en btw-codering. Voor UBL-facturen lees je de gestructureerde velden rechtstreeks zonder OCR. Wanneer een veld onleesbaar of conflicterend is met eerdere boekingen, vraag mij om te bevestigen welke waarde correct is. Vraag mij waar het kantoor de leveranciersfiches bewaart wanneer een nieuwe leverancier opduikt. Pauzeer voor je de batch klaarzet en wacht op mijn goedkeuring."
Leverancier valideren
"Valideer de leveranciersgegevens voor deze klant in Adsolut voor de wachtrij van deze week. Voor Belgische leveranciers controleer je het ondernemingsnummer in de KBO; voor intracommunautaire leveranciers valideer je het btw-nummer via VIES. Vergelijk de gegevens met de bestaande leveranciersfiche en signaleer wijzigingen in naam, adres of IBAN. Wanneer een btw-nummer ongeldig is of niet meer bevestigd wordt door VIES, vraag mij of de medecontractant-regel moet worden toegepast of de factuur op de controlelijst komt. Vraag mij waar het kantoor de leveranciersfiches met IBAN en standaardcodering bewaart. Pauzeer voor je een wijziging vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Duplicaten detecteren
"Detecteer duplicaten in de factuurwachtrij voor deze klant in Exact Online BE voor de afgelopen aankoopperiode. Vergelijk elke nieuwe factuur met de leveranciersgeschiedenis op factuurnummer, datum, bedrag en btw-totaal. Voor identieke combinaties markeer je een mogelijk duplicaat met de eerder geboekte factuur als referentie. Herken creditnota's aan negatieve bedragen of expliciete vermelding en koppel ze aan de oorspronkelijke verkoopfactuur voor btw-correctie. Wanneer een match onzeker is, vraag mij of het om een correctie of een nieuwe factuur gaat. Vraag mij waar het kantoor de tolerantie op datum en bedrag instelt wanneer duplicaten via verschillende paden binnenkomen. Pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het matchverslag in Google Drive."
Boeking voorbereiden
"Bereid het boekingsvoorstel voor de gevalideerde facturen voor deze klant in Sage BOB 50 voor de huidige boekingsperiode. Pas de coderingsregels van het kantoor toe per leverancier: grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, project en eventueel investeringscategorie. Voor wagenkosten en gemengd gebruik pas je de aftrekverhouding toe zoals die voor deze klant is vastgelegd. Wanneer een nieuwe leverancier opduikt zonder vaste codering, vraag mij om de eerste boeking te bevestigen zodat de regel wordt opgeslagen voor volgende keer. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij om een voorbeeld uit een vorige periode wanneer een uitzondering opnieuw opduikt."
Tot 80% lagere kosten per ingeboekte factuur
Tot 80% lagere kosten per ingeboekte factuur ontstaan wanneer de AI-agent automatische factuurverwerking voert van Peppol-UBL en PDF tot definitieve boeking. De boekhouder behandelt uitzonderingen op de codering, niet elke factuur, waardoor het kantoor extra volume opvangt zonder een extra junior aan te werven.
Leert de coderingsregels van jouw kantoor
Standaard OCR-tools brengen je tot aan extractie en stoppen daar. Minded leert hoe jouw kantoor coderingsregels toepast per klantprofiel: vaste grootboekrekening per leverancier, btw-code per type uitgave en kostenplaats per project of vestiging. Uit die patronen worden de volgende boekingen al juist gecodeerd voorgesteld. Combineer dit met AP-automatisering met AI zodat lezen, codering en betaalbatch in dezelfde flow lopen.
Eén leesengine voor PDF, UBL en Mercurius
PDF, UBL via Peppol BE en overheidsfacturen via Mercurius komen langs verschillende kanalen binnen, met elk hun eigen veldenstructuur. Dezelfde leesengine behandelt alle drie en levert hetzelfde boekingsvoorstel aan het kantoor. Voor de matching met bestelbonnen sluit dit aan op three-way match met AI zodat factuur, levering en bestelling tegen elkaar lopen. Onkostennota's die in dezelfde leesengine landen, gaan automatisch naar onkostenbeheer met AI en behouden de aftrekregels.
Hoe gaat de agent verder dan OCR?
OCR levert velden, niet boekingen. De agent leest leveranciersnaam, btw-nummer, factuurnummer, datum, bedragen en btw-codering. Hij valideert de leverancier tegen de cliëntfiche en past de coderingsregels van het kantoor toe. Het resultaat is een boekingsvoorstel klaar voor goedkeuring, niet een rij met geëxtraheerde velden.
Hoe wordt het btw-nummer van een leverancier gevalideerd?
De agent valideert het btw-nummer via VIES voor intracommunautaire leveranciers en via de KBO voor Belgische leveranciers. Bij een ongeldig of niet-geregistreerd nummer wordt de factuur in een controlelijst geplaatst met de mogelijke acties: leverancier aanschrijven, medecontractant-regel toepassen of de factuur weigeren volgens kantoorbeleid.
Hoe worden duplicaten en creditnota's herkend?
De agent vergelijkt elke nieuwe factuur met de leveranciersgeschiedenis op factuurnummer, datum, bedrag en btw-totaal. Duplicaten worden gemarkeerd voor goedkeuring. Creditnota's worden herkend aan negatieve bedragen of expliciete vermelding en gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur voor een correcte btw-correctie in de boekhouding.
Werkt de agent met UBL-facturen via Peppol BE?
Ja. Peppol-facturen komen binnen via de access point van het kantoor of de cliënt en lopen door dezelfde leescyclus als PDF. De UBL-velden worden gevalideerd en gemapt op de boekhoudvelden zonder dat de boekhouder een aparte interface moet leren. Conflicten met eerder geboekte facturen leveren een actiepunt op.
Wat met facturen van overheidsinstellingen via Mercurius?
Mercurius levert overheidsfacturen aan in UBL-formaat met specifieke B2G-velden zoals bestelnummer of contractreferentie. De agent leest die velden, koppelt ze aan de bestelhistoriek en stelt de boeking voor. Afwijkingen tegenover de aanbesteding leveren een actiepunt op voor de dossierhouder.