De software die elk klant-rapport opbouwt zonder Excel-export.
Laat de AI-agent jouw rapportering uitvoeren
Maandrapport bouwen
"Bouw het maandrapport voor deze klant in Octopus voor de afgelopen periode. Verzamel balans, resultatenrekening en openstaande posten, en stel een rapport op met de management-samenvatting van het kantoor, de KPI's per kostenplaats en de vergelijking met de twee vorige perioden. Voor elke materiële variatie schrijf je een korte verklaring en koppel je de bronboeking. Wanneer een KPI uit het standaardrapport mist, vraag mij om de definitie te bevestigen of een nieuwe te configureren. Vraag mij waar het kantoor het rapport-sjabloon voor deze klant bewaart wanneer een nieuwe versie nodig is. Pauzeer voor je het rapport publiceert naar de klant en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het rapport in Google Drive."
Marge per project berekenen
"Bereken de marge per project voor deze klant in Adsolut over de afgelopen aangifteperiode. Verzamel per project de omzet, directe kosten (materiaal, onderaanneming, lonen), indirecte kosten op basis van de verdeelsleutel van het kantoor en de niet-toegewezen kosten. Voor onderhanden werk pas je de Belgische waarderingsregels toe zoals in de cliëntfiche vastgelegd. Wanneer een project een sterk afwijkende marge heeft, vraag mij om de oorzaak te bevestigen voor je een toelichting schrijft. Vraag mij waar het kantoor de project-budgetten of offertes bewaart wanneer een vergelijking met de oorspronkelijke schatting nodig is. Pauzeer voor je de marges deelt en wacht op mijn goedkeuring."
Budget vergelijken
"Vergelijk het budget met de werkelijke cijfers voor deze klant in Exact Online BE voor de afgelopen aangifteperiode. Lees het goedgekeurde budget uit het kantoorarchief in en stel de variatie op per kostenplaats, per kostentype en per project. Voor elke materiële afwijking suggereer je een mogelijke driver (volume, prijs, mix, eenmalige post). Wanneer een variatie geen voor de hand liggende verklaring heeft, vraag mij om input voor je een toelichting schrijft. Vraag mij waar het kantoor de budget-aannames bewaart wanneer een herziening nodig is. Pauzeer voor je de vergelijking deelt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het vergelijkingsblad in Google Drive samen met het rapport."
Bestuurderscommentaar schrijven
"Schrijf het bestuurderscommentaar voor deze klant in Sage BOB 50 op het maandelijkse management-rapport. Maak een samenvatting van een vijftal lijnen die de zaakvoerder snel kan lezen: globaal resultaat, materiële drivers, opvolging van de vorige periode-aandachtspunten en aanbevolen actiepunten. Hou de toon afgestemd op het profiel van de bestuurder, zoals het kantoor heeft vastgelegd. Wanneer een actiepunt buiten het boekhouddomein valt, vraag mij of een externe specialist moet worden aangeschreven. Vraag mij waar het kantoor de eerdere management-commentaren bewaart wanneer je consistentie wilt aanhouden. Pauzeer voor je het commentaar publiceert en wacht op mijn goedkeuring."
Van proef-en-saldibalans tot stuurbord-rapportering
Van proef-en-saldibalans tot stuurbord-rapportering betekent dat de AI-agent de financiële rapportering per klant samenstelt, met variantie tegenover budget en vorige periode. De boekhouder controleert de commentaren, terwijl de agent het management rapportering-werk overneemt en het kantoor financial reporting-software vervangt door één flow per klant.
Rapportering uit de boekhouding, niet uit Excel
Vandaag gebeurt management-rapportering vaak met een nachtelijke export uit het boekhoudpakket naar Excel, gevolgd door een uur opmaak. Minded bouwt het rapport rechtstreeks uit de boekingen, met dezelfde grootboekrekeningen en kostenplaatsen die het kantoor in de boekhouding gebruikt. Combineer dit met maandafsluiting met AI zodat afsluiting en rapport dezelfde week kunnen lopen.
Werkt voor Octopus, Adsolut, Sage BOB 50 en Yuki BE
Een echt kantoor heeft klanten in verschillende boekhoudpakketten en wisselt zelden. Dezelfde rapporteringsflow draait in elk systeem en levert dezelfde structuur aan de zaakvoerder, met dezelfde KPI-definities. Voor wettelijke rapportering die bovenop het management-rapport komt, sluit dit aan op wettelijke rapportering met AI zodat NBB-neerlegging en BTW-jaarcyclus mee lopen. Voor 13-weken kasrapporten haalt de management-rapportering data uit cashflow-prognose met AI en sluit de cijfers op één pack.
Hoe wordt het maandrapport opgesteld voor de zaakvoerder?
De agent verzamelt elke periode de balans, resultatenrekening, marges per kostenplaats en de openstaande posten. Op die basis stelt hij een rapport op met een korte management-samenvatting, vergelijking met de vorige periodes en de belangrijkste actiepunten. Het rapport gaat naar de zaakvoerder na goedkeuring door de boekhouder.
Werkt de agent met meerdere kostenplaatsen of projecten?
Ja. Voor klanten met verschillende kostenplaatsen, projecten of vestigingen verzamelt de agent omzet, kosten en marge per dimensie. Wanneer een nieuwe kostenplaats opduikt of een project wordt afgesloten, vraagt de agent of het in de standaard-rapportering moet worden opgenomen. De boekhouder beslist.
Hoe wordt het budget vergeleken met de werkelijkheid?
De agent leest het goedgekeurde budget uit het kantoorarchief in en vergelijkt elke maand met de werkelijke cijfers. Materiële afwijkingen worden gesignaleerd met een suggestie van de mogelijke driver (volume, prijs, mix, eenmalige post). De boekhouder kan de toelichting valideren voor het rapport naar de klant gaat.
Wat maakt het rapport Belgisch-fiscaal correct?
De agent volgt Belgisch GAAP volgens de CBN-adviezen en past de btw-aftrekregels correct toe op de marge-rapportering. Bestuurderskosten op rekening-courant, voordeel alle aard en niet-aftrekbare uitgaven worden apart getoond zodat de fiscale impact al zichtbaar wordt voor de jaarafsluiting wordt opgemaakt.
Hoe wordt het rapport aan de klant aangeboden?
Het rapport wordt opgeslagen in Google Drive in de klantmap en op aanvraag in PDF of in het klantportaal van het kantoor gedeeld met de zaakvoerder. De agent kan ook een korte samenvatting in een mail of klantportaal-bericht klaarzetten voor de boekhouder, die de finale tekst goedkeurt.