De software die elke onkostennota leest, codeert en aan de Belgische aftrekregels toetst.
Laat de AI-agent jouw onkostenbeheer uitvoeren
Bonnetjes lezen
"Lees de onkostennota's voor deze klant in Octopus over de afgelopen week. Verzamel bonnetjes uit Outlook, de klantmailbox of de onkosten-app, herken het type uitgave (restaurant, brandstof, parking, kantoorbenodigdheden, abonnement), de leverancier, het bedrag en de btw. Vergelijk met eerdere onkostennota's om patronen te herkennen per medewerker of bestuurder. Wanneer een bonnetje onleesbaar is of het type uitgave onduidelijk, vraag mij om te bevestigen. Vraag mij waar het kantoor het kostenbeleid en de maximumbedragen per type uitgave bewaart wanneer je een bedrag wil aftoetsen. Pauzeer voor je de batch klaarzet en wacht op mijn goedkeuring."
Aftrek toepassen
"Pas de Belgische aftrekregels toe op de onkostennota's voor deze klant in Adsolut voor de huidige boekingsperiode. Restaurantkosten boek je met 69% aftrekbare btw en 31% niet-aftrekbaar; receptiekosten lopen via de 50%-regel; relatiegeschenken volgen de 50-euro-grens; werkkleding is volledig aftrekbaar mits beroepskenmerk. Wanneer een uitgave dubbelzinnig is, vraag mij of het om een werklunch of een relatiegeschenk gaat. Vraag mij waar het kantoor de uitzonderingen per klant heeft vastgelegd. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Wagenkost coderen
"Codeer de wagenkosten voor deze klant in Exact Online BE voor de afgelopen aangifteperiode. Lees per wagen het beroepspercentage uit de cliëntfiche en pas dat toe op brandstof, onderhoud, leasing of afschrijving, verzekering en eventuele tankkaart. Voor bedrijfswagens met privégebruik bereken je het voordeel alle aard op basis van catalogusprijs, leeftijd, CO2-uitstoot en brandstoftype. Wanneer een wagen ontbreekt in de cliëntfiche, vraag mij om te bevestigen of die op naam van de klant of de bestuurder staat. Pauzeer voor je de wagenkosten vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij waar het kantoor de rittenadministratie bewaart voor controle door FOD Financiën."
Bestuurderskosten klaarzetten
"Behandel de bestuurderskosten voor deze klant in Yuki BE voor de afgelopen boekingsperiode. Identificeer uitgaven met een privé-karakter of zonder duidelijke beroepsband en stel een rekening-courant-boeking voor op de R/C-bestuurder, in plaats van de uitgave als kost te boeken. Voor uitgaven die mogelijks via bezoldiging of voordeel alle aard moeten lopen, vraag mij om te beslissen voor afsluiten van het boekjaar. Vraag mij waar het kantoor de R/C-overeenkomst met de bestuurder bewaart wanneer een rentevergoeding moet worden toegepast. Pauzeer voor je de R/C-boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring."
Tot 80% lagere kosten per onkostendossier
Tot 80% lagere kosten per onkostendossier ontstaan wanneer de AI-agent het hele onkostenbeheer voert, van ticketupload tot boeking met juiste aftrekverhouding per kostentype. Wagenkosten, restauratiekosten en relatiegeschenken lopen door dezelfde codering, zodat de boekhouder enkel uitzonderingen op het beroepspercentage moet bevestigen en het kantoor extra onkostendossiers opvangt.
Belgische aftrekregels meegerekend
Standaard onkostentools werken met internationale aftrek-vlaggen die niet matchen met restaurant 69%, receptie 50%, autokost beroepspercentage en voordeel alle aard. Minded heeft de Belgische aftrekmatrix ingebakken en past die per kostentype toe zoals jouw kantoor het in de cliëntfiche heeft vastgelegd. Combineer dit met AP-automatisering met AI zodat onkosten en aankoopfacturen door dezelfde codeer-engine lopen.
Eén onkostenflow voor Octopus, Adsolut en Yuki BE
Een echt kantoor heeft klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE en Yuki BE, met soms een bestuurder die alles via privé-kaart betaalt en pas later inbrengt. Dezelfde onkostenflow draait in elk systeem, in plaats van vier varianten te onderhouden per pakket. Voor de loonimpact van een voordeel alle aard sluit dit aan op loonverwerking met AI. Onkostennota's die als gewone aankoopfactuur opduiken, lopen door dezelfde leesengine als factuurverwerking met AI en houden de codering consistent.
Hoe codeert de agent restaurant- en receptiekosten?
De agent leest het type bonnetje uit de tekst en het bedrag. Restaurantkosten worden geboekt op de juiste grootboekrekening met 69% aftrekbare btw en 31% niet-aftrekbaar; receptiekosten lopen via de 50%-regel. Wanneer een uitgave dubbelzinnig is, vraagt de agent of het om een werklunch of een geschenk gaat.
Hoe wordt het beroepspercentage van een wagen toegepast?
De agent leest het beroepspercentage per wagen uit de cliëntfiche, doorgaans gebaseerd op een rittenadministratie of een forfait. De aftrekbare brandstof, onderhoud en afschrijving wordt automatisch gesplitst tussen beroeps- en privé-deel. De boekhouder krijgt een controlelijst van wagens waarvan het percentage de laatste twaalf maanden niet werd herbevestigd.
Wat met voordelen alle aard van een bedrijfswagen?
Het voordeel alle aard wordt berekend op basis van de catalogusprijs, leeftijd, CO2-uitstoot en het type brandstof volgens de wettelijke formule. Het VAA-bedrag loopt mee in de loonafrekening en wordt afgestemd met het sociaal secretariaat zodat het op de fiche 281.10 correct wordt aangegeven aan FOD Financiën.
Worden bestuurderskosten op rekening-courant geboekt?
Wanneer een uitgave als privé-bestuurder wordt herkend, bijvoorbeeld een aankoop zonder duidelijke beroepsband, signaleert de agent een rekening-courant-boeking in plaats van een kost. De boekhouder beslist of het effectief op de R/C-bestuurder komt of via een bezoldiging wordt afgesloten op het einde van het boekjaar.
Hoe stuurt de agent een onkostennota terug naar de klant?
Wanneer een bonnetje onleesbaar, dubbel of buiten het kantoorbeleid valt, schrijft de agent een korte feedback aan de klant in het preferentieel kanaal (e-mail of klantportaal). Het bestand blijft in de onkostenwachtrij staan tot het is bijgewerkt en wordt dan opnieuw door de codeer-engine gehaald.