De software die elke Belgische deadline opvolgt zonder spreadsheet of post-it.
Laat de AI-agent jouw compliance uitvoeren
Deadlines bewaken
"Bewaak de compliance-deadlines voor deze klant in Octopus over de komende weken. Bouw op basis van rechtsvorm, btw-statuut, personeelssamenstelling en boekjaar een agenda van btw-aangiftes, voorafbetalingen vennootschapsbelasting, bedrijfsvoorheffing, Dimona-meldingen, fiches 281.10 en 281.50 en jaarrekening-neerlegging. Wanneer een cliëntwijziging een nieuwe verplichting triggert, vraag mij of die aan het kantoor of de klant moet worden toegewezen. Pauzeer voor wijzigingen aan de cliëntfiche en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij waar het kantoor de centrale deadlinelijst bijhoudt voor je nieuwe kalenderitems toevoegt. Stuur naar Slack een wekelijks overzicht met aankomende deadlines, verantwoordelijke dossierhouder en eventuele blokkades."
KBO bijwerken
"Houd het KBO-dossier voor deze klant in Adsolut actueel. Vergelijk wekelijks de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen met de cliëntfiche in het kantoor: maatschappelijke zetel, bestuurders, mandaat-einddata, hoofdactiviteit-NACE en bankrekeningen. Signaleer afwijkingen en bereid de wijzigingsformulieren voor, inclusief de publicatie in het Belgisch Staatsblad waar nodig. Vraag mij waar de meest recente statuten en notulen worden bewaard wanneer je een wijziging moet onderbouwen. Vraag mij of een wijziging via het ondernemingsloket of rechtstreeks bij de griffie moet lopen. Pauzeer voor je de wijziging indient en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het dossier in Google Drive met de bewijsstukken."
UBO actueel houden
"Houd het UBO-register voor deze klant in Yuki BE actueel. Vergelijk de huidige aandeelhoudersstructuur in het cliëntdossier met de gepubliceerde UBO-aangifte. Voor stichtingen, VZW's en trusts pas je de toepasselijke definitie toe (uiteindelijke begunstigde, oprichter of beheerder). Wanneer een wijziging in aandeelhoudersstructuur of bestuur plaatsvindt, bereid je een nieuwe UBO-aangifte voor met de te wijzigen velden, de aanleiding en de bron. Vraag mij of het kantoor de jaarlijkse bevestiging centraal indient of per klant. Pauzeer voor je een nieuwe versie indient en wacht op mijn goedkeuring. Stuur een Slack-bericht zodra de bevestiging is geregistreerd voor het kantoorarchief."
NBB-jaarrekening neerleggen
"Bereid de jaarrekening voor neerlegging bij de NBB-balanscentrale voor deze klant in Sage BOB 50. Bepaal het juiste schema (mini, verkort of volledig) op basis van de drempels uit het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Verzamel balans, resultatenrekening, toelichting, sociale balans en het verslag van de algemene vergadering. Genereer de XBRL volgens de NBB-taxonomie en valideer offline op verplichte velden. Vraag mij waar de waarderingsregels en bestuurdersbezoldigingen worden bewaard wanneer ze ontbreken in de toelichting. Pauzeer voor je de neerlegging klaar zet en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het dossier in Google Drive met de neerleggingsbevestiging."
Automatische deadline-opvolging met AI-agenten
Automatische deadline-opvolging met AI-agenten betekent dat btw-aangiftes, IC-opgaves, sociale bijdragen en jaarrekeningen per klant in één agenda lopen. De boekhouder ziet welke deadlines naderen en welke documenten ontbreken, terwijl de agent het compliance automatiseren overneemt zonder afzonderlijke compliance-tool naast het ERP-pakket.
Doorlopende compliance, geen brandblussen achteraf
Compliance-checklists werken zolang er geen statutenwijziging, personeelswissel of nieuw btw-statuut tussen zit. Minded volgt elke klant week na week en past de kalender automatisch aan bij cliëntwijzigingen. Het kantoor ziet welke trigger nieuwe verplichtingen activeert, in plaats van pas op de deadline te ontdekken dat een fiche 281 ontbreekt. Combineer dit met auditvoorbereiding met AI zodat ITAA-kwaliteitstoezicht ook meegroeit per klant.
Eén compliance-flow over alle Belgische ERPs
Een echt kantoor voert klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50 en Yuki BE tegelijk, maar de deadlines blijven dezelfde. Dezelfde compliance-flow draait in elk systeem, in plaats van vijf aparte agenda's. De specifieke btw-verplichtingen lopen verder via btw-compliance met AI en de vennootschapsaangifte sluit aan op het Biztax-dossier. De jaarlijkse vennootschapsaangifte wordt apart bewaakt via de Biztax-aangifte met AI en blijft in dezelfde deadline-kalender.
Hoe weet de agent welke deadlines voor welke klant gelden?
De agent leest het cliëntdossier en bouwt op basis van rechtsvorm, btw-statuut, personeelssamenstelling en boekjaar een kalender per klant. Wijzigingen aan de cliëntfiche, bijvoorbeeld een nieuwe vennoot of een gewijzigd btw-regime, passen de kalender automatisch aan zonder dat de boekhouder de spreadsheet moet bijwerken.
Hoe gaat de agent om met wijzigingen in de KBO of statuten?
Wanneer er statutenwijziging, adreswijziging of bestuurderswissel plaatsvindt, wordt het KBO-dossier vergeleken met de boekhouding. Afwijkingen leveren een actiepunt voor het kantoor met de te wijzigen velden, de deadline en de bron. De boekhouder valideert voor publicatie naar het Belgisch Staatsblad.
Volgt de agent ook de UBO-bevestiging op?
Ja. De agent stuurt het kantoor een herinnering een aantal weken voor de jaarlijkse UBO-bevestigingsdeadline, vergelijkt het huidige UBO-register met de actuele aandeelhoudersstructuur in het dossier en signaleert wijzigingen die in het register moeten worden geactualiseerd voor de UBO-bevestiging wordt ingediend.
Kan de agent de jaarrekening voorbereiden voor neerlegging bij de NBB?
De agent verzamelt de jaarrekening-onderdelen volgens het schema dat voor de vennootschap geldt (mini, verkort of volledig), valideert de tussentellingen, bereidt de XBRL voor de Balanscentrale voor en signaleert ontbrekende toelichtingen zoals waarderingsregels of bestuurdersbezoldigingen voor de neerlegging wordt afgesloten.
Welk spoor laat de agent achter voor het ITAA-tuchtdossier?
Elke compliance-actie wordt geregistreerd: welke deadline, welke regel, welke versie van het dossier en wie goedkeurde. De ITAA-kwaliteitstoezichter krijgt een exporteerbaar dossier per klant met de tijdslijn, de bronnen en de uitzonderingen die in het jaar werden behandeld.