De software die elke openstaande factuur tot betaling voert zonder de klantrelatie te breken.
Laat de AI-agent jouw incassobeheer uitvoeren
Achterstand opvolgen
"Volg de betalingsachterstand op voor deze klant in Octopus op het einde van elke werkdag. Verzamel openstaande verkoopfacturen waarvan de vervaldatum is overschreden en bouw een actielijst per debiteur. Voor B2B-facturen pas je de wet betalingsachterstand toe: wettelijke termijn, verwijlinteresten aan het wettelijke tarief en forfaitaire schadevergoeding van veertig euro per onbetaalde factuur. Wanneer een klant eerder een afbetalingsplan kreeg, vraag mij of de cyclus moet worden gepauzeerd. Vraag mij waar het kantoor de specifieke contractuele betalingstermijnen per debiteur bewaart. Pauzeer voor je een actiepunt naar de dossierhouder stuurt en wacht op mijn goedkeuring. Stuur een Slack-overzicht met de achterstand en aanbevolen acties."
Vriendelijke herinnering sturen
"Stuur de vriendelijke herinneringen voor deze klant in Adsolut voor de facturen die de vervaldatum enkele dagen hebben overschreden. Pas de toon aan op het profiel van de debiteur zoals het kantoor het in de cliëntfiche heeft vastgelegd: zachter voor langlopende klanten, neutraal voor nieuwe debiteuren. Gebruik de standaardtekst van het kantoor met de openstaande bedragen, de factuurnummers en de juiste OGM. Voeg een betaallink toe waar van toepassing. Wanneer een debiteur eerder al heeft gereageerd, vraag mij of de herinnering moet worden bijgewerkt voor verzending. Pauzeer voor je de mails verstuurt naar de debiteur en wacht op mijn goedkeuring. Stuur een Slack-overzicht met succesvolle verzendingen, bounces en niet-actieve klanten."
Ingebrekestelling versturen
"Stel een ingebrekestelling op voor deze klant in Exact Online BE voor facturen die ruim achterstallig zijn en waar vriendelijke herinneringen geen effect hadden. Gebruik het juridisch sjabloon van het kantoor: vermelding van de openstaande factuurnummers en bedragen, de verwijlinteresten, de forfaitaire schadevergoeding en de wettelijke termijn waarbinnen de debiteur moet betalen voor verdere escalatie. Wanneer de debiteur een natuurlijke persoon is, pas de regels voor consumenten toe. Vraag mij waar het kantoor de versie van het ingebrekestelling-sjabloon bewaart voor deze klant. Pauzeer voor je de ingebrekestelling verstuurt en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar de ingebrekestelling met bewijs van verzending in Google Drive."
Domiciliëring beheren
"Beheer de SEPA-domiciliëringen voor deze klant in Sage BOB 50 voor terugkerende debiteuren. Voor elke debiteur met een getekend mandaat genereer je de SEPA pain.008 XML voor de geplande inning, met bedrag, datum en gestructureerde mededeling. Voor geweigerde domiciliëringen lees je de afwijzingscode en bouw je het juiste vervolg: een nieuwe poging, een vriendelijke herinnering of een formele aanmaning. Wanneer een mandaat verlopen is of een IBAN is gewijzigd, vraag mij of de cliënt de debiteur opnieuw contacteert. Vraag mij waar het kantoor de getekende mandaten bewaart wanneer een bewijs nodig is. Pauzeer voor de XML klaarstaat en wacht op mijn goedkeuring. Importeer in Isabel."
Tot 80% lagere kosten per aanmaningsdossier
Tot 80% lagere kosten per aanmaningsdossier ontstaan wanneer de AI-agent het incassobeheer per klant voert, van eerste herinnering tot ingebrekestelling. De boekhouder beslist over escalatie en betalingsplan, terwijl de agent de aanmaningsbrieven, kosten en interesten conform Boek XX volgens het kantoorbeleid opvolgt.
Belgische wettelijke termijnen ingebakken
De Belgische wet betalingsachterstand schrijft termijnen, interesten en forfaitaire schadevergoeding voor die per type debiteur verschillen. Minded past die regels automatisch toe op B2B-vorderingen en past de regels voor consumentenkrediet toe op natuurlijke personen. Combineer dit met debiteurenbeheer met AI zodat het uitsturen van facturen, de OGM-matching en het incassotraject in één lijn lopen.
Eén incassoflow voor Octopus, Adsolut en Yuki BE
Een echt kantoor heeft klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50 en Yuki BE en wisselt zelden. Dezelfde incassoflow draait in elk systeem met dezelfde escalatie-trappen en dezelfde sjablonen. Voor de impact op de cashpositie sluit dit aan op cashflow-prognose met AI zodat het kantoor de zaakvoerder kan adviseren over verwachte inkomsten. De cash-impact van inkomende betalingen voedt direct cashmanagement met AI voor de wekelijkse betaalplanning.
Hoe respecteert de agent de wet B2B betalingsachterstand?
De agent past de wettelijke termijnen toe: betalingstermijn van standaard dertig dagen tenzij contractueel anders, automatische verwijlinteresten aan het wettelijke tarief en forfaitaire schadevergoeding van veertig euro per onbetaalde factuur. Voor consumentenklanten zijn de regels strikter en pas de agent de wet consumentenkrediet toe.
Wat met SEPA-domiciliëring voor terugkerende klanten?
Wanneer een klant een mandaat heeft getekend, beheert de agent de domiciliëring per factuur: aanmaken van de SEPA pain.008 XML, monitoren van afwijzingen en herinneringen bij geweigerde domiciliëring. Voor klanten zonder mandaat wordt het normale aanmaningstraject gevolgd via vriendelijke herinnering, formele aanmaning en ingebrekestelling.
Wanneer escaleert de agent naar een incassobureau of advocaat?
Wanneer de ingebrekestelling zonder reactie verstrijkt en de cliënt het mandaat heeft gegeven om te escaleren, bereidt de agent een dossier voor het externe incassobureau of de advocaat. De boekhouder beslist over de definitieve overdracht. Bewijsstukken en correspondentie worden uit het kantoorarchief gehaald.
Hoe houdt de agent de klantrelatie van de cliënt intact?
Toon en kanaal worden per klant ingesteld zoals het kantoor vraagt. Voor langlopende of strategische klanten gebruikt de agent een zachtere toon en wacht hij langer voor formele stappen. De cliënt kan een specifieke klant tijdelijk uit het automatische traject halen om persoonlijk contact op te nemen voor escalatie.
Welk spoor laat de agent achter voor het kantoorarchief?
Elke aanmaning, ingebrekestelling, SEPA-batch en geweigerde betaling wordt geregistreerd met datum, kanaal, bedrag en goedkeurder. Het dossier is exporteerbaar voor een juridische opvolging of voor ITAA-kwaliteitstoezicht. Het kantoor kan op elk moment per klant de hele incasso-tijdslijn raadplegen.