De software die elke bankbeweging direct matcht in plaats van in een wekelijkse spreadsheet-batch.
Laat de AI-agent jouw bankreconciliatie uitvoeren
CODA-bestanden inlezen
"Lees de CODA-bestanden in voor deze klant in Octopus voor de afgelopen aangifteperiode via de Ponto-koppeling van het kantoor. Voor elke bankbeweging verwerk je verrichtingscode, datum, bedrag, valuta-datum, tegenpartij en gestructureerde mededeling volgens het Febelfin-formaat. Wanneer de Ponto-koppeling voor een bankrekening nog niet staat, vraag mij om die eerst aan te sluiten. Wanneer een CODA-bestand een onbekende verrichtingscode bevat, vraag mij hoe het kantoor die behandelt voor je verder verwerkt. Pauzeer voor je de bewegingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij waar het kantoor de CODA-archieven bewaart wanneer een historische beweging nodig is. Bewaar het CODA-leesblad in Google Drive voor het permanent dossier."
Bewegingen matchen
"Matchen de bankbewegingen voor deze klant in Adsolut tegen de openstaande klant- en leveranciersposten over de afgelopen aangifteperiode. Vergelijk gestructureerde mededeling, vrij meegegeven referentie, bedrag, valuta-datum en tegenpartij tegen de boekingen. Voor deelbetalingen, korting contant en samengevoegde betalingen pas je de matching-regels van het kantoor toe. Wanneer een match onzeker is, vraag mij of de tegenpartij, het bedrag of de datum prioriteit krijgt. Vraag mij om een voorbeeld uit het vorige boekjaar wanneer een uitzondering opnieuw opduikt. Pauzeer voor je een match vastlegt op materiële bedragen en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het matchingblad in het kantoorarchief op Google Drive voor de bedrijfsrevisor."
Domiciliëringen opvolgen
"Volg de SEPA-domiciliëringen op voor deze klant in Sage BOB 50 over de afgelopen aangifteperiode via de Isabel-koppeling van het kantoor. Voor elke terugkerende domiciliëring herken je het mandaat, de tegenpartij, het bedrag en de frequentie. Pas de boeking op dezelfde grootboekrekening en kostenplaats toe als de vorige keer. Wanneer een domiciliëring een nieuw mandaat of een gewijzigd bedrag buiten tolerantie vertoont, vraag mij om de oorzaak te bevestigen voor je boekt. Pauzeer voor de boeking vast staat en wacht op mijn goedkeuring."
Onverklaarde posten oplossen
"Volg de onverklaarde posten op voor deze klant in Exact Online BE over de afgelopen aangifteperiode. Voor elke beweging zonder match na drie matching-rondes verzamel je tegenpartij, bedrag, datum, mededeling en eerdere boekingen van dezelfde tegenpartij. Stel een waarschijnlijke boekingsregel voor op basis van de patronen van het kantoor voor die klant. Wanneer de tegenpartij onbekend is, vraag mij of het een nieuwe leverancier, klant of correctie betreft. Vraag mij waar het kantoor de lopende klaringslijst bewaart wanneer je die niet vindt. Pauzeer voor je een onverklaarde post afsluit en wacht op mijn goedkeuring. Bewaar het overzicht van onverklaarde posten in Google Drive voor de afsluiting."
Tot 80% lagere kosten per afgestemde rekening
Tot 80% lagere kosten per afgestemde rekening ontstaan wanneer de AI-agent de bankreconciliatie per klant voert, van Ponto-feed tot geboekte tegenrekening. De boekhouder behandelt enkel onbekende boekingen of leertekens, niet elke transactie, waardoor het kantoor meer rekeningen kan dragen zonder Excel-exports.
Match dankzij mededeling, bedrag en patroon van het kantoor
Standaard bank-koppelingen matchen alleen wanneer het exacte bedrag op de juiste dag binnenkomt. Minded leest de gestructureerde mededeling, valt terug op een vrije mededeling, vergelijkt met de patronen van het kantoor en koppelt deelbetalingen en samengevoegde betalingen aan de juiste factuur. Combineer dit met incasso met AI zodat herinneringen automatisch stoppen zodra de betaling effectief op de bankrekening verschijnt.
Eén matchingflow over Ponto, Isabel en alle dochterpakketten
Een echt kantoor heeft klanten met enkel een Ponto-koppeling, klanten op Isabel en klanten die enkel CODA-bestanden aanleveren. Dezelfde matchingflow draait op alle bronnen en in elk boekhoudpakket (Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50, Yuki BE, Winbooks). De afgestemde saldi voeden de cashflowprognose met AI en de treasury-beheer met AI voor het hele klantenportefeuille.
Hoe gebruikt de agent de gestructureerde mededeling voor matching?
De agent leest de gestructureerde mededeling (formaat +++123/4567/89012+++) en koppelt die rechtstreeks aan de openstaande verkoopfactuur. Wanneer een betaling enkel een vrije mededeling draagt, valt de agent terug op bedrag, datum en eerdere patronen van die klant in het kantoordossier.
Wat doet de agent met een terugkerende SEPA-domiciliëring?
Voor elke terugkerende SEPA-domiciliëring herkent de agent het mandaatpatroon: dezelfde tegenpartij, hetzelfde bedrag, dezelfde frequentie. De boeking wordt op dezelfde grootboekrekening en kostenplaats geboekt als de vorige keer. Wanneer het bedrag wijzigt buiten tolerantie, pauzeert de agent voor jouw goedkeuring.
Hoe gaat de agent om met een kruisbetaling tussen twee klanten?
Wanneer een klant per ongeluk een factuur van een andere klant betaalt, herkent de agent de afwijking en stelt voor om het saldo door te boeken naar de juiste rekening met een memorialeboeking. De boekhouder keurt de doorboeking goed voor de matching definitief wordt afgesloten.
Werkt de agent met klanten die enkel CODA-bestanden aanleveren?
Ja. De agent leest de CODA-bestanden in volgens het Febelfin-formaat, herkent de transactietypes (verrichtingscode 03, 41, 64, etc.) en gebruikt de gestructureerde mededeling waar beschikbaar. Voor klanten zonder live bankkoppeling werkt dezelfde matchingflow rechtstreeks op de geïmporteerde CODA-batch.
Hoe sluit de bankreconciliatie aan op de maand- en jaarafsluiting?
De afgestemde bankrekeningen vloeien rechtstreeks door naar de maandafsluiting met AI, waar de onverklaarde posten op de klaringslijst komen. Op het einde van het boekjaar geeft de agent de afgestemde saldi door aan de bedrijfsrevisor voor de jaarafsluiting.