De software die de hele leveranciersflow voert zonder mailbox uit te kammen.
Laat de AI-agent jouw aankoopcyclus uitvoeren
Facturen verzamelen
"Verzamel de aankoopfacturen voor deze klant in Octopus over de afgelopen week. Lees de mailbox Outlook en de Peppol-inbox, herken PDF's en UBL-bestanden, extracteer leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datum, vervaldatum, bedrag en btw-codering. Vergelijk met openstaande bestellingen en leveringsbonnen waar beschikbaar. Wanneer een veld onleesbaar of conflicterend is, vraag mij om te bevestigen of de leverancier juist herkend is. Vraag mij waar het kantoor de leveranciersfiches met IBAN, btw-nummer en standaardcodering bewaart wanneer een nieuwe leverancier opduikt. Pauzeer voor je de facturen in een batch klaarzet en wacht op mijn goedkeuring."
Boekingen coderen
"Codeer de aankoopboekingen voor deze klant in Adsolut voor de afgelopen aankoopbatch. Pas de coderingsregels van het kantoor toe per leverancier: grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, project en eventueel investeringscategorie. Voor wagenkosten en gemengd gebruik pas je de aftrekverhouding toe zoals die voor deze klant is vastgelegd. Wanneer een nieuwe leverancier opduikt zonder vaste codering, vraag mij om de eerste boeking te bevestigen zodat de regel wordt opgeslagen. Pauzeer voor je de boekingen vastlegt en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij om een voorbeeld uit een vorige periode wanneer een uitzondering opnieuw opduikt."
Goedkeuring sturen
"Voer de goedkeuringsstroom voor deze klant in Exact Online BE voor aankoopfacturen boven het kantoorbeleid-bedrag. Stuur de factuur naar de juiste goedkeurder volgens kostenplaats of project en herinner aan facturen die te lang openstaan voor de vervaldatum nadert. Wanneer een factuur door twee goedkeurders moet gaan, hou je de volgorde aan zoals in het bedrijfsbeleid van de klant vastgelegd. Vraag mij wie het kantoor als back-up-goedkeurder voorstelt wanneer de primaire afwezig is. Pauzeer voor je een geweigerde factuur terugstuurt en wacht op mijn goedkeuring."
SEPA-batch klaarzetten
"Zet de SEPA-betaalbatch klaar voor deze klant in Sage BOB 50 voor de openstaande aankoopfacturen die deze week vervallen. Selecteer enkel facturen die alle goedkeuringen hebben en waarvan het IBAN met de leveranciersfiche overeenkomt. Genereer een SEPA pain.001 XML met de betaaldatum, het bedrag in euro en de gestructureerde mededeling waar van toepassing. Wanneer een IBAN sinds de vorige periode is gewijzigd, vraag mij of de wijziging is bevestigd door de leverancier. Pauzeer voor de XML klaarstaat en wacht op mijn goedkeuring. Vraag mij of het kantoor centraal importeert in Ponto of de klant zelf laat importeren in Isabel. Bewaar de XML en het controleblad in het klantarchief."
Tot 80% lagere verwerkingskosten per aankoopdossier
Tot 80% lagere verwerkingskosten per aankoopdossier ontstaan wanneer de AI-agent de hele AP-cyclus per klant overneemt, van Peppol-inbox tot SEPA-batch. Het kantoor behandelt enkel uitzonderingen, neemt extra aankoopfacturen op zonder evenredig te groeien en houdt de leveranciersflow stabiel over Octopus, Adsolut en Exact Online BE.
Aansluit op Peppol en Mercurius
UBL-facturen via Peppol BE en overheidsfacturen via Mercurius lopen door dezelfde flow als PDF-facturen, in plaats van twee aparte interfaces te onderhouden. De agent leest beide formaten, valideert btw-nummers en velden en plaatst de boekingsvoorstellen in de gewone codeerwachtrij. Combineer dit met factuurverwerking met AI om de leesengine te kalibreren op het soort facturen dat de klant ontvangt.
Eén AP-flow voor Octopus, Adsolut en Exact Online BE
Een echt kantoor heeft klanten in Octopus, Adsolut, Exact Online BE, Sage BOB 50 en Yuki BE en wisselt pakketten zelden. Dezelfde aankoopflow draait in elk systeem en de SEPA-batch wordt steeds op het juiste formaat klaargezet voor Ponto of Isabel. Verbind dit met three-way match met AI om bestelbon, levering en factuur automatisch tegen elkaar te leggen. Onkostennota's die langs de aankoopflow lopen, sluiten aan op onkostenbeheer met AI zodat de aftrekregels meedraaien.
Hoe gaat de agent om met UBL-facturen via Peppol?
Peppol-facturen worden via het UBL-formaat ingelezen, het btw-nummer en de leveranciersgegevens worden gevalideerd, en de boekingsvoorstellen lopen door dezelfde codering als PDF-facturen. Wanneer een veld in de UBL ontbreekt of conflicteert met eerder geboekte facturen, krijgt het kantoor een actiepunt voor het uitzonderingen worden geboekt.
Wat gebeurt er bij een leverancier zonder geldig Belgisch btw-nummer?
De agent valideert het btw-nummer via VIES of de KBO en vergelijkt met de leveranciersfiche. Wanneer het nummer ongeldig of niet geregistreerd blijkt, wordt de factuur in een controlelijst gezet met de mogelijke acties: leverancier aanschrijven, factuur weigeren of medecontractant-regel toepassen volgens het kantoorbeleid en de boekingsregels.
Hoe houdt de agent de SEPA-betaalbatch veilig?
De agent genereert een SEPA pain.001 XML die de klant of het kantoor via Isabel of Ponto importeert en valideert. Er is geen rechtstreekse bank-API die betaalt. Elke wijziging in IBAN tegenover de vorige periode levert een actiepunt op zodat de boekhouder kan controleren voor de batch wordt vrijgegeven.
Worden Mercurius-facturen aan overheidsklanten ook verwerkt?
Ja. Overheidsfacturen ontvangen via Mercurius lopen door dezelfde flow als gewone aankoopfacturen, met aandacht voor de specifieke velden die Belgische overheidsinstellingen verwachten. De agent stemt het bedrag af met het bestelnummer en geeft een actiepunt voor afwijkingen tegenover de oorspronkelijke aanbesteding.
Hoe wordt de leveranciersrekening afgestemd met Ponto of Isabel?
De agent leest de banktransacties uit Ponto of Isabel en sluit de uitgaande betalingen aan op de openstaande leveranciersposten. Wanneer een betaling niet matcht met een open factuur, krijgt het kantoor een actiepunt met het mogelijke matchscenario. De afstemming wordt elke week voortgezet.