Programvaran som bygger LB-filen, kontrollerar saldot och bokför återrapporteringen i samma veckokörning.
Låt AI-agenten sköta dina leverantörsbetalningar
Bygga betalningsförslag
"Bygg veckans betalningsförslag för den här kundens godkända leverantörsfakturor i Fortnox. Hämta fakturor med förfallodag inom betalningsfönstret, kontrollera OCR-nummer, plusgiro och bankgiro mot leverantörsregistret och beräkna totalbeloppet. Stäm av mot disponibelt saldo i kundens bank. Be mig om byråns betalningskalender om du inte hittar veckans fönster, och fråga vilket bankkonto kunden använder om det inte är tydligt. Vid leverantörer utan F-skatt och utfört arbete, pausa och fråga mig om vi gör skatteavdrag eller markerar fakturan för granskning. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal fakturor i förslaget, totalbelopp, eventuella dubbletter och avvikelser jämfört med föregående veckas körning för planering inför godkännande."
Validera OCR
"Validera OCR-nummer och bankuppgifter på veckans betalningsförslag för den här kunden i Visma eEkonomi. Kontrollera att varje OCR-nummer följer leverantörens nummerserie, att kontrollsiffran stämmer och att bankgiro eller plusgiro matchar leverantörsregistret. Be mig var byrån sparar listan över godkända bankuppgifter per leverantör om du inte hittar den. Vid avvikelser där OCR pekar mot en annan leverantör än fakturan anger, pausa och fråga mig om vi följer fakturans bankuppgifter eller leverantörsregistrets. Notera inga ändringar i leverantörsregistret utan mitt godkännande. Skicka en lista till handläggaren med validerade, behöver-komplettering och felaktiga rader, så att handläggaren reder ut innan filen läggs i banken."
Bokföra återrapportering
"Bokför veckans återrapportering från Bankgirot för den här kundens betalningar i BL Administration. Matcha varje bekräftad betalning mot bokförd leverantörsfaktura via OCR-nummer eller belopp och bokför mot leverantörsreskontran och konto 1930. Stäm av kursdifferenser för utländska poster mot fakturans kurs. Be mig var byrån sparar återrapportsfilerna om du inte hittar mappen i Google Drive. Vid avvisade poster, pausa och fråga mig om vi lägger om betalningen i nästa körning eller väntar på leverantörens nya uppgifter. Skicka en sammanställning till handläggaren med matchade betalningar, avvisade poster, kursdifferenser och fakturor som handläggaren bör följa upp innan månadsavstämningen."
Hantera utländsk betalning
"Hantera den här kundens utländska leverantörsbetalningar för veckans omgång i Hogia. Plocka fram fakturor i annan valuta, kontrollera IBAN och BIC mot leverantörsregistret och bygg SEPA-betalningen eller banköverföringen enligt landets format. Läs in bankens valutakurs vid utbetalningen och bokför kursdifferens mot fakturadatum. Be mig om kundens valutakurs-policy om du inte hittar den i Outlook, och fråga vilket bankkonto som används för utländska betalningar om kunden har flera. Vid större kursavvikelser, pausa och vänta på mitt godkännande innan resultatposten bokförs. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal utländska betalningar, totalbelopp i SEK, kursdifferens och poster som behöver handläggarens kommentar inför månadens kommentar till kunden."
Från godkänd faktura till LB-fil med AI-agenten
Agenten bygger betalningsförslaget, kontrollerar OCR, bankgiro och saldo och skickar Bankgirot LB-filen efter handläggarens godkännande, utan manuell upplägg i banken. Endast undantag pausas. Byrån når upp till 80% lägre kostnad att tjäna per leverantörsbetalning, även när volymen växer hos kunden.
Minns kundens betalningsregler
Generiska betalningsmoduler saknar minne mellan veckor. Minded läser kundens betalningskalender, attesttrösklar och valutaregler en gång och kommer ihåg dem mellan körningar. Vid nästa veckas omgång föreslås förslaget redan filtrerat och kategoriserat. Knyt detta till leverantörsreskontra med AI så att hela kedjan från fakturamottagning till banköverföring drivs av samma agent.
Leverantörsbetalningar för Fortnox, Visma, BL och Hogia
En typisk byrå för betalningskörningar åt 30-200 kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma vecka. Samma betalningsrutin går genom alla system. Kombinera med treasury management med AI och bankavstämning med AI så att utbetalningarna sluter cirkeln mot likviditetsbilden och bokföringen direkt.
Hur byggs LB-filen för Bankgirot från betalningsförslaget?
Agenten plockar godkända fakturor med förfallodag inom veckans betalningsfönster, kontrollerar OCR-nummer, bankgiro eller plusgiro mot leverantörsregistret och bygger LB-filen enligt Bankgirots format. Disponibelt saldo stäms av mot totalbeloppet och dubbletter flaggas. Handläggaren godkänner innan filen läggs i banken, så att inget belopp lämnar kontot utan kontroll.
Vad gör agenten med leverantörer utan F-skatt?
Vid varje ny leverantör och vid varje faktura kontrollerar agenten F-skattestatus mot Skatteverkets register. Saknas F-skatt och arbete har utförts föreslår agenten skatteavdrag enligt reglerna. Skatteavdraget bokförs och betalas separat till Skatteverket. Handläggaren godkänner avdraget innan utbetalningen sker, och kontrollen loggas för Reko-uppföljning.
Hur stäms återrapporteringen från banken av mot reskontran?
När Bankgirot eller banken returnerar återrapporten matchar agenten varje betalning mot bokförd leverantörsfaktura via OCR-nummer eller belopp. Bekräftade betalningar bokförs mot leverantörsreskontran och eventuella avvisade poster flaggas för uppföljning. Handläggaren ser en sammanställning med matchade och kvarstående poster innan veckans betalningsrutin stängs.
Hur hanteras utländska leverantörsbetalningar och valutakurs?
Utländska fakturor bokförs i fakturans valuta och betalas via SEPA eller banköverföring beroende på land. Vid betalningen läses bankens valutakurs in och kursdifferensen mot fakturadatum bokförs som kursvinst eller kursförlust. Vid större avvikelser pausar agenten och frågar handläggaren innan resultatposten bokförs och påverkar månaden.
Klarar agenten SEPA-betalningar och Open Banking direkt?
Ja. För SEPA-betalningar bygger agenten en pain.001-fil eller initierar betalningen direkt via kundens Open Banking-koppling. Mottagarens IBAN och BIC valideras mot leverantörsregistret. Handläggaren godkänner innan filen skickas eller betalningen initieras, och bekräftelsen från banken matchas mot betalningsförslaget i samma flöde som inhemska utbetalningar.