Fakturamatchning i tre steg med AI

Programvaran som jämför order, följesedel och faktura innan ett enda öre lämnar kontot.

Låt AI-agenten sköta din fakturamatchning

Para faktura mot order

"Para förra månadens leverantörsfakturor mot motsvarande inköpsordrar för den här kunden i Fortnox. Plocka ut ordernummer från fakturareferensen, jämför artikelrader, pris per enhet och totalbelopp mot ordern. Tillämpa byråns toleransregler per leverantör. Be mig om kundens orderregister om du inte hittar aktuella ordrar, och fråga vilket fält leverantören brukar lägga ordernumret i om fakturareferensen är otydlig. Vid fakturor utan motsvarande inköpsorder, pausa och fråga mig om vi skapar en efterregistrerad order eller markerar fakturan för granskning. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal matchade fakturor, totalbelopp under matchning och fakturor som handläggaren behöver granska innan följesedelskontrollen körs."

Läsa följesedel

"Läs in följesedlar för förra månadens leveranser till den här kunden i Visma eEkonomi från Google Drive. Plocka ut leveransdatum, artikelnummer, kvantitet och eventuella anmärkningar från PDF och bild. Korsvalidera mot motsvarande inköpsorder och leverantörsfaktura. Be mig om byråns mapp för följesedlar om du inte hittar den, och fråga vilka leverantörer som skickar följesedel via e-post om bilagan saknas. Vid oläsbara fält eller saknad följesedel, pausa och fråga mig om vi kör matchningen som tvåvägs eller väntar på en ny version från leverantören. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal inlästa följesedlar, fakturor utan följesedel och rader med oklara fält som handläggaren bör granska."

Räkna avvikelser

"Räkna prisavvikelser och kvantitetsavvikelser på förra månadens trevägsmatchningar för den här kunden i BL Administration. Jämför inköpsorderns pris och kvantitet mot följesedelns levererade mängd och leverantörsfakturans belopp. Beräkna avvikelsen per rad och totalt per faktura. Tillämpa kundens toleransnivå, både i procent och som absolut beloppstak. Be mig om kundens toleransregler om du inte hittar dem, och fråga om leverantören har en separat tröskel om regelverket är otydligt. Vid avvikelser över tröskeln, pausa och invänta beslut innan bokföring. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal matchningar inom tolerans, antal över tröskel, totalt avvikelsebelopp och leverantörer med återkommande avvikelser som handläggaren bör följa upp."

Föreslå beslut

"Föreslå beslut för förra månadens trevägsmatchningar med avvikelse över tröskeln för den här kunden i Hogia. Läs avtalsvillkoren med leverantören, jämför avvikelsens storlek mot avtalad pristolerans och föreslå avskrivning, reklamation eller delbetalning per faktura. Be mig om kundens leverantörsavtal om du inte hittar dem i underlagsmappen, och fråga vilken kontaktperson som har reklamationsmandat hos kunden om beslutet behöver eskaleras. Vid avvikelser där avtalet är tyst, pausa och fråga mig om vi följer förra månadens praxis eller bygger en ny regel. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal förslag per beslutskategori, totalt belopp under reklamation och fakturor där leverantören bör ringas innan beslutet bokförs."

Automatisk fakturamatchning med AI-agenten

AI-agenten matchar inkommande faktura mot order och godsmottagning, lyfter prisavvikelser och kvantitetsdiff direkt mot inköpsansvarig och bokför resten utan att handläggaren prickar rad för rad. Resultatet är upp till 80% lägre kostnad att tjäna per kund med tung fakturamatchning, utan att internkontrollen viker.

Lär sig kundens toleransnivåer

Globala toleransnivåer fångar antingen för många eller för få avvikelser. Minded läser kundens regelverk och avtalsvillkor och kommer ihåg toleransen per leverantör och produkttyp. Vid nästa matchning används rätt tröskel utan att handläggaren behöver räkna manuellt. Knyt detta till fakturahantering med AI så går flödet hela vägen från fakturamottagning till godkänd matchning.

Trevägsmatchning för Fortnox, Visma, BL och Hogia

En typisk byrå för matchningskörningar åt 20-80 kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma vecka. Samma matchningsrutin går genom alla system. Kombinera med leverantörsreskontra med AI och leverantörsbetalningar med AI så stänger matchningen kretsen mot betalning och bokföring.

Hur skiljer sig trevägsmatchning från tvåvägs i agentens flöde?

Vid tvåvägs jämförs bara inköpsorder och leverantörsfaktura. Trevägsmatchning lägger till följesedeln så att kvantitet och leveranstid kan kontrolleras mot vad som faktiskt anlänt. Agenten kan köra båda lägena per kund och leverantörstyp, så att lågriskinköp passerar via tvåvägs och högriskinköp kräver tre matchningspunkter innan fakturan godkänns.

Hur läser agenten en följesedel som inte är strukturerad?

PDF-följesedlar läses ut till strukturerade fält och korsvalideras mot inköpsordern. Kvantitet, artikelnummer och leveransdatum jämförs rad för rad. Vid oläsbara fält pausar agenten och frågar handläggaren om följesedeln ska läsas in manuellt eller om leverantören ska kontaktas för en ny version innan matchningen fortsätter mot fakturan.

Vad räknas som en acceptabel prisavvikelse?

Toleransen sätts per leverantör och produkttyp i byråns regelverk för kunden. Vanligt är några procent eller ett absolut beloppstak, vilket som blir lägst. Vid avvikelse under tröskeln godkänns fakturan automatiskt; över tröskeln pausar agenten och föreslår avskrivning, reklamation eller delbetalning baserat på avtalsvillkoren. Handläggaren godkänner åtgärden.

Hur hanteras delleveranser och bakorder?

Vid delleverans matchar agenten den anlända kvantiteten mot fakturan och håller resterande rader öppna mot bakordern. Fakturor för delleverans bokförs upp till levererad mängd. När bakordern levereras matchas resten mot ursprunglig inköpsorder, så att leverantörsreskontran håller koll på vad som återstår utan att handläggaren spårar manuellt.

Vad gör agenten när följesedel saknas helt?

Saknas följesedel pausar agenten innan bokföring. Den frågar handläggaren om matchningen ska köras som tvåvägs mot enbart inköpsordern eller om leverantören ska kontaktas för en följesedel. Beslutet loggas och kopplas till kundens regelverk, så att samma leverantör i framtiden behandlas konsekvent utan att handläggaren tar samma beslut om och om igen.