Lönehantering med AI på autopilot

Programvaran som driver hela lönecykeln från tidrapport till AGI för varje kund.

Låt AI-agenten sköta din lönehantering

Samla tidrapporter

"Samla in förra månadens tidrapporter och frånvaroregistreringar för den här kundens anställda i Hogia Lön. Hämta data från Outlook och kundens tidrapporteringssystem. Klassificera varje rad: arbetad tid, semester, sjuktid, VAB, kompledighet eller annan frånvaro. Be mig om kundens tidrapportmall om du inte hittar den senaste versionen. Vid otydliga registreringar, pausa och fråga mig om vi tolkar dem som arbete eller frånvaro innan lönen körs. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal anställda med fullständig rapport, antal med saknad rapport, total registrerad arbetstid, total frånvarotid och anställda som handläggaren behöver kontakta innan lönekörningen startar för månaden."

Beräkna lön och semester

"Beräkna förra månadens löner, semestertillägg och övriga ersättningar för den här kundens anställda i Visma Lön. Tillämpa kollektivavtalets regler för månadslön, OB-tillägg, övertid och semesterförmåner. Räkna semesterlön enligt semesterlagens grundregel om 12% av semesterlönegrundande lön eller enligt kollektivavtalets särskilda regler. Be mig om kundens kollektivavtal om du inte hittar den senaste versionen. Vid avvikelser från ordinarie mönster, pausa och fråga mig om vi följer fjolårets rutin eller skapar en ny. Lämna en sammanställning till handläggaren med total bruttolön, total skatt, total nettolön per anställd och poster som bör granskas innan löneutbetalning."

Lämna in AGI

"Förbered och lämna in arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) för förra månaden för den här kunden från Fortnox Lön till Skatteverket. Bygg AGI-filen utifrån månadens lönekörning med rätt belopp per anställd. Verifiera att summorna stämmer mot bokföringen och mot skattekontots debitering. Be mig om kundens auktorisering hos Skatteverket om du tvekar på behörighet. Lämna ingen AGI utan mitt godkännande. När jag godkänt, gör inlämningen och arkivera kvittensen i kundens akt. Skicka en bekräftelse till handläggaren med inlämningstidpunkt, totalt deklarerat lönebelopp, total arbetsgivaravgift och länk till kvittensen som handläggaren kan dela med kunden."

Bokföra lönekostnader

"Bokför förra månadens lönekostnader för den här kunden i Hogia. Skapa bokföringsorder för bruttolön, preliminär skatt, sociala avgifter, semesterskuld, sjuklön och nettolön mot rätt konton enligt byråns kontoplan. Stäm av kontot för arbetsgivaravgifter mot AGI-filen. Be mig om byråns mall för lönebokföring om du inte hittar den senaste versionen. Vid avvikande poster, exempelvis bonus eller engångsersättning, pausa och fråga mig om vi följer fjolårets bokföring eller skapar en ny rutin. Skicka en sammanställning till handläggaren med total lönekostnad, total semesterskuld, total skatt att betala in och poster som handläggaren bör granska innan månadsavslutet stängs."

Automatisk lönehantering med AI-agenten

Agenten hämtar tidrapporter, beräknar lön, semester och förmåner, bygger AGI-fil och bokför löneutbetalningen utan att handläggaren rättar samma fält varje månad. Endast nya anställningar och avvikelser pausas. Byrån klarar fler lönekunder med upp till 80% lägre kostnad att tjäna per löneomgång.

Lär sig kundens kollektivavtal

Standardlönemoduler räcker inte när varje kund har olika kollektivavtal med olika tillägg, semesterregler och tjänstepension. Minded kommer ihåg vilket avtal kunden tillhör och tillämpar reglerna konsekvent månad efter månad. Knyt detta till utläggshantering med AI så att traktamenten, milersättning och utlägg kommer in i lönen utan separat extraordinär handpåläggning.

Lönehantering för Hogia, Visma och Fortnox

En byrå för lönekörning åt 30-200 kunder parallellt i Hogia Lön, Visma Lön och Fortnox Lön under samma vecka. Samma lönerutin går genom alla system, så handläggaren slipper växla mellan tre olika gränssnitt. Kombinera med leverantörsreskontra med AI och bokföringsorder med AI så att lön och övrig bokföring stäms av i samma flöde mot bankens utbetalning.

Hur räknar agenten semesterlön enligt semesterlagen?

Agenten räknar semesterlön enligt sammenfallande, semesterlagens grundregel om 12% av semesterlönegrundande lön, eller enligt kollektivavtalets särskilda regler. Den håller koll på intjänandeår och uttagsår per anställd. Vid komplexa fall, exempelvis månadsbyte mitt i perioden eller obetald frånvaro, pausar agenten och frågar handläggaren om byråns rutin för kunden.

Hur lämnas AGI till Skatteverket?

Agenten bygger AGI-filen utifrån månadens lönekörning och kontrollerar att summorna stämmer mot bokföringen. Filen lämnas in via Skatteverkets e-tjänst eller via lönesystemets integration efter handläggarens godkännande. Bekräftelsen arkiveras i kundens akt. Vid rättelser bygger agenten en ny AGI med tydlig markering av vad som ändrats jämfört med tidigare inlämning.

Hur hanteras kollektivavtalsförmåner och Fora?

Agenten läser kundens kollektivavtal och tillämpar reglerna för tjänstepension, försäkringar via Fora eller motsvarande, ob-tillägg och övriga avtalsförmåner. Den förbereder underlag för Fora-rapportering kvartalsvis. Vid avtalsbyte eller ändrade förmåner pausar agenten och frågar handläggaren om vi uppdaterar beräkningen permanent eller bara för denna period.

Vad gör agenten med sjuklön och VAB?

Sjuklön de första 14 dagarna beräknas enligt sjuklönelagen med korrekt karensavdrag. VAB rapporteras enligt Försäkringskassans regler så att den anställda kan ansöka om ersättning. Agenten håller koll på återkommande sjukperioder och påminner handläggaren om eventuell rehab-utredning eller läkarintygsbevakning utan att tolka medicinska bedömningar.

Hur bokförs lön och arbetsgivaravgifter i ERP:et?

Lönebokföringen körs som en bokföringsorder mot ERP:et med rätt motkonton för bruttolön, skatt, sociala avgifter och nettolön. Arbetsgivaravgifterna beräknas enligt aktuell skattesats och bokförs mot avgiftskontot. Avstämning mot skattekontot körs vid månadsslutet så att totalbeloppet stämmer med Skatteverkets debitering inför nästa betalning.