Månadsavslut direkt med AI

Programvaran som stänger månadens böcker och levererar rapporten till varje kund.

Låt AI-agenten sköta din månadsavslut

Kontera kvarvarande

"Kontera den senaste månadens kvarvarande verifikat och underlag i Fortnox för den här kunden. Läs in fakturor och kvitton från Outlook, plocka ut leverantör, moms, belopp och förfallodag. Tillämpa byråns coding-style enligt tidigare månaders bokföring och de korrigeringar handläggaren har gjort. Om en återkommande leverantör saknar tydlig kontering, fråga mig om vi följer förra månadens mönster eller skapar ett undantag. Be mig om ett exempel från byråns kontoplan om leverantören är ny. Pausa och vänta på mitt godkännande innan något bokförs på resultatkontot. Skicka en sammanfattning till handläggaren med poster som behöver granskning innan avslutet stängs."

Stämma av bank

"Stäm av den senaste månadens bankrörelser för den här kunden i Visma eEkonomi mot den anslutna banken via Tink. Om bankkopplingen saknas för kunden, be mig att ansluta banken innan avstämningen startar. Jämför kontoutdrag, OCR och referenser mot leverantörs- och kundreskontran. Markera differenser per dag och föreslå motpartskonto utifrån tidigare avstämningar. Be mig om byråns avstämningsdokument från förra månaden om mönstret för återkommande transaktioner är otydligt. Bokför ingen differens utan mitt godkännande. Skicka en avstämningsrapport till handläggaren med dagar som är klara, dagar med differenser, totalt belopp i differens och kommentarer per kund så att teamet ser var det krävs handläggning."

Periodisera intäkter

"Periodisera den senaste månadens intäkter och förskottsfakturor i BL Administration för den här kunden. Gå igenom fakturor med leveransperiod över flera månader, hyror, försäkringar och prenumerationer. Föreslå periodiseringsposter enligt byråns mönster från föregående månader. Om en periodisering är oklar, fråga mig om perioden ska delas, förlängas eller skjutas till nästa månad. Be mig om byråns periodiseringslista i Google Drive om du inte hittar mönstret. Boka ingen post utan mitt godkännande. Lägg det färdiga underlaget i Google Drive och lämna en överlämning till handläggaren med antal nya periodiseringar samt belopp som påverkar månadsresultatet."

Lämna månadsrapport

"Sammanställ månadsrapporten för den senaste månaden i Hogia för den här kunden. Bygg in resultat- och balansräkning, jämförelse mot föregående månad, periodiseringar, kommenterade avvikelser och en kort lista med åtgärder för kommande månad. Be mig om byråns rapportmall om du inte hittar den senaste versionen. Pausa och vänta på mitt godkännande innan rapporten skickas till kunden eftersom den är en officiell leverans. Lägg den färdiga PDF:en i kundens akt och skicka en kopia till klientens kontaktperson via mejl. Skicka en intern bekräftelse till Slack med leveransdatum och eventuella poster handläggaren vill följa upp."

Månadsavslut utan manuell rensning per kund

AI-agenten driver månadsavslutets repetitiva del, som kontering, avstämning, periodisering och rapport, så att handläggaren bara tar avvikelserna. Stäng månaden tidigare och granska istället för att klippa. Byrån når upp till 80% lägre kostnad att tjäna per månadsavslut utan att växa bemanningen.

Lär sig avslutsmönstret per kund

Generiska avslutsmallar räcker inte när varje kund har sina återkommande periodiseringar, sin egen kontoplan och sina avvikelser. Minded kommer ihåg vilka konton, fakturarader och justeringar varje kund alltid behöver i månadsavslutet. Knyt detta till bankavstämning med AI så håller hela avslutsflödet ihop månad efter månad.

Ett avslutsflöde för Fortnox, Visma, BL och Hogia

En byrå driver månadsavslut för kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt samma vecka. Samma avslutsrutin går genom alla system, så handläggaren följer en checklista istället för fyra olika gränssnitt. Kombinera med årsbokslut med AI och finansiell rapportering med AI så stänger avslutet kretsen mot årsredovisningen.

Hur ersätter Minded vår avslutsmall i Excel?

Agenten driver avslutslistan löpande och uppdateras direkt mot ERP:et. Istället för att fylla i en mall i slutet av månaden ser handläggaren i realtid vilka konton som är avstämda, vilka som har differenser och vilka periodiseringar som väntar. Excel-mallen blir överflödig när avslutet drivs av agenten.

Hur hanteras periodiseringar och förskott i månadsavslutet?

Agenten känner igen återkommande periodiseringar från tidigare månader, till exempel hyror, försäkringar och förskottsfakturor. Den föreslår nya periodiseringsposter och bokför dem efter handläggarens godkännande. Vid oklara fall pausar agenten och frågar om perioden ska delas, förlängas eller skjutas upp till nästa avslut.

Vad gör agenten med enskild firma och förenklat årsbokslut?

För enskild firma kör agenten det förenklade årsbokslutet enligt BFN:s regler för mindre företag. Den stämmer av kassa, fordringar, skulder och inventarier och förbereder rapporten enligt K1. Handläggaren signerar och kan välja att lämna in via NE-bilaga direkt eller bordlägga till efter granskning med kunden.

Hur efterlever flödet bokföringslagen och K2/K3?

Varje bokföringspost är spårbar bakåt till sitt underlag och varje justering är loggad med tidpunkt och handläggare. Avslutet följer K2 eller K3 utifrån kundens valda regelverk. Bokföringslagens krav på verifikationskedja och arkivering uppfylls genom att agenten arkiverar underlag och bokföringsorder i kundens akt.

Vad ingår i månadsrapporten som agenten skickar till kunden?

Månadsrapporten innehåller resultat- och balansräkning, avstämningskommentar, periodiseringar, ej avslutade poster och en kort kommentar om månadens viktigaste avvikelser jämfört med föregående månad. Rapporten paketeras enligt byråns mall och skickas till kunden efter att handläggaren signerat och gjort sina eventuella kompletteringar.