Bokföringsorder-mall körd med AI

Programvaran som skriver verifikat med rätt motkonto och momskod direkt i bokföringen.

Låt AI-agenten sköta din bokföringsorder

Föreslå konto

"Föreslå motkonto och kontonummer för förra månadens manuella bokföringsorder för den här kunden i Fortnox. Läs verifikatbilagan, transaktionstexten och eventuella tidigare bokföringar. Tillämpa BAS-kontoplanen och byråns historik för kunden. Be mig om kundens särskilda kontoplan om du inte hittar mönstret för en återkommande post. Vid nya kombinationer av konto och motkonto, pausa och fråga mig om vi ska bokföra som mönstret från senaste motsvarande transaktion eller skapa en ny regel. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal verifikat, total summa, vilka som föreslagits enligt mönster och vilka som behöver granskning inför godkännande."

Tilldela kostnadsställe

"Tilldela kostnadsställe och projekt på förra månadens verifikat för den här kunden i Visma eEkonomi. Läs transaktionstext, faktura, leveransadress och tidigare bokföringar. Tillämpa byråns regler för automatisk tilldelning. Be mig om kundens projektregister om du inte hittar listan över aktiva projekt. Vid transaktioner som rör flera projekt, pausa och fråga mig om vi fördelar enligt en nyckel eller bokför på huvudkostnadsstället. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal tilldelade verifikat, totalbelopp per kostnadsställe, totalt belopp per projekt, vilka projekt som fått oväntad belastning och poster som behöver beslut innan månadsavslutet stängs ner."

Skapa periodisering

"Skapa återkommande periodiseringsorder för förra månadens långa kostnader för den här kunden i BL Administration. Identifiera hyror, försäkringar, prenumerationer och förskottsfakturor som ska periodiseras. Använd byråns mönster för antalet perioder och belopp per period. Be mig om kundens periodiseringslista om du inte hittar den i Google Drive. Boka inga periodiseringsorder utan mitt godkännande eftersom de påverkar månadsresultatet. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal nya periodiseringar, totalt belopp som periodiseras, totalt belopp som påverkar nästa månad, hur många månader fördelningen sträcker sig och eventuella poster som handläggaren bör se över före månadsavslutet stängs ner."

Spåra verifikat

"Spåra verifikationskedjan bakåt från huvudboken till originalunderlaget för förra månaden för den här kunden i Hogia. Kontrollera att varje verifikat har korrekt verifikationsnummer enligt byråns numreringsserie, datum och underlag länkat. Be mig om byråns numreringspolicy om du tvekar på var nästa nummer ska börja. Vid avbrott i verifikationsserien, pausa och fråga mig om vi rättar nummerföljden eller noterar avbrottet. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal kontrollerade verifikat, totalt belopp, totalt belopp per verifikatsserie, eventuella avbrott i numreringen och poster utan underlag som handläggaren behöver komplettera direkt i kundens akt och bilagor."

AI-agenten registrerar bokföringsorder enligt mönstret

Agenten bygger återkommande bokföringsorder, som lön, avskrivningar och periodiseringar, direkt ur underliggande system istället för att handläggaren matar in samma poster varje månad. Endast nya mönster läggs på godkännande. Byrån når upp till 80% lägre kostnad att tjäna per kund med tunga månadsorder.

Lär sig byråns motkonto-mönster

Standardmallar saknar minne mellan månader. Minded kommer ihåg vilka motkonton byrån brukar para ihop med vilka för varje kund och föreslår nästa verifikat redan kodat. Knyt detta till fakturahantering med AI så att hela ingångsledet av bokföringen körs av samma agent och behåller koherensen mellan månader.

Bokföringsorder för Fortnox, Visma och BL

En byrå för bokföring åt 30-200 kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma vecka. Samma bokföringsorder-rutin går genom alla system, så handläggaren slipper hoppa mellan fyra olika gränssnitt. Kombinera med månadsavslut med AI och bankavstämning med AI så att hela bokslutsförberedelsen körs av samma agent.

Hur ersätter Minded vår bokföringsorder-mall i Excel?

Istället för att fylla i en Excel-mall föreslår agenten verifikatet direkt med rätt konton, momskoder och belopp utifrån bilagan. Handläggaren granskar förslaget och godkänner med ett klick. Verifikationsnumret tilldelas enligt byråns numreringsserie i Fortnox, Visma eEkonomi eller BL Administration. Excel-mallen behövs inte längre i det dagliga arbetet.

Hur väljs motkonto enligt BAS-kontoplanen?

Agenten utgår från BAS-kontoplanen och tillämpar byråns historik för den specifika kunden. För återkommande leverantörer och transaktionstyper föreslås det konto byrån brukar använda. Vid nya kombinationer pausar agenten och frågar handläggaren innan ett nytt mönster lärs in, så att kontoplanen för kunden inte sprider sig okontrollerat.

Hur tilldelas kostnadsställe och projekt automatiskt?

Vid varje verifikat läser agenten transaktionstexten, fakturaraderna och tidigare bokföringar och föreslår kostnadsställe eller projekt baserat på mönstret. Vid otydliga fall pausar den och frågar handläggaren. Tilldelningen loggas så att rapporteringen per kostnadsställe blir konsekvent och inte avviker mellan månader när olika handläggare arbetar.

Hur skapas återkommande periodiseringsorder?

Återkommande periodiseringar för hyror, försäkringar, prenumerationer och förskott känns igen från tidigare månader. Agenten skapar periodiseringsordern automatiskt med rätt antal perioder och belopp, och bokför vid handläggarens godkännande. Periodiseringskonton används enligt byråns praxis för kunden så att månadsresultatet blir jämförbart över tid.

Hur spåras verifikationsnummer enligt bokföringslagen?

Verifikationsnummer tilldelas i obruten ordning enligt byråns numreringsserie för kunden. Varje verifikat länkas till originalunderlag, så att verifikationskedjan kan följas bakåt enligt bokföringslagens krav. Vid betalningsfrågor och revisionsförfrågningar går handläggaren från huvudboken till bilagan direkt utan att söka i externa mappar.