Programvaran som utfärdar kundfakturor, skickar via Peppol och driver påminnelserna i samma flöde.
Låt AI-agenten sköta din fakturahantering på utgående sidan
Bygg kundfaktura
"Bygg förra månadens kundfakturor för den här klienten i Fortnox. Läs timrapporter, projektbeslut, prislista och tidigare fakturor från Google Drive. Plocka ut tjänstetyp, debiterbara timmar, fast pris och materialkostnad per rad. Tillämpa byråns prisregler per klient och rätt momskod per radtyp. Be mig om klientens senaste prislista om du inte hittar den, och fråga vilken kund i klientens kundregister fakturan ska ställas till om beslutet inte är tydligt. Vid blandade leveranser, pausa och fråga mig om vi följer projektbeslutets uppdelning eller delar upp i flera fakturor. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal utfärdade förslag, totalt fakturerat belopp per klient och rader som handläggaren behöver granska innan utskick."
Skicka via Peppol
"Skicka förra månadens godkända kundfakturor som e-faktura via Peppol BIS från den här klienten i Visma eEkonomi. Slå mottagarens organisationsnummer mot Peppol-nätverket, kontrollera att rätt accesspunkt är angiven och att mottagarens referensfält är ifyllt enligt avtal. Be mig var klienten lagrar referenslistan per kund om du inte hittar den, och fråga vilken Peppol-operatör byrån använder om kontot kör flera. Vid mottagare som inte finns i Peppol-registret, pausa och fråga mig om vi växlar till e-post-PDF eller om kundens uppgifter ska uppdateras. Vid avvisning från mottagarens accesspunkt, returnera felmeddelandet utan att försöka igen. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal accepterade och avvisade fakturor, totalbelopp per kanal och fakturor som behöver handläggarens åtgärd före nästa körning."
Tillämpa ROT och RUT
"Tillämpa ROT- och RUT-avdrag på förra månadens kundfakturor för den här klienten i BL Administration. Läs tjänstebeskrivning, arbetad tid och materialkostnad per rad från underlaget i Outlook. Skilj avdragsbar arbetskostnad från material, beräkna skattereduktionen enligt Skatteverkets regler och fyll i kundens personnummer och fastighetsuppgifter på rätt rad. Be mig om klientens ROT/RUT-mall om du inte hittar den, och fråga vilken arbetsplats fakturan avser om underlaget är otydligt. Vid rader där avdragsrätten inte är klar, pausa och vänta på mitt godkännande innan ansökan skickas. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal fakturor med avdrag, totalt avdraget belopp och fakturor som handläggaren behöver komplettera innan utbetalning från Skatteverket."
Driva påminnelser
"Driv påminnelsecykeln för förra månadens förfallna kundfakturor för den här klienten i Hogia. Hämta obetalda fakturor som passerat förfallodag, jämför mot klientens påminnelsepolicy och bygg påminnelseförslaget i rätt steg: vänlig kontakt, formell påminnelse, krav. Inkludera påminnelseavgift där policyn medger. Be mig om klientens påminnelsepolicy om du inte hittar den, och fråga om någon kund har en pågående dialog som ska stoppa påminnelsen. Vid fakturor över byråns tröskelbelopp, pausa och vänta på mitt godkännande innan utskick. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal påminnelser per steg, totalt utestående belopp och kunder som bör ringas innan kravet skickas vidare till inkasso."
Från order till skickad faktura med AI-agenten
Agenten plockar timrapport, avtal eller orderunderlag, bygger fakturan i kundens ERP, kontrollerar moms och skickar via mejl, Peppol eller Kivra utan att handläggaren manuellt slår in raderna. Resultatet är upp till 80% lägre kostnad att tjäna per faktureringsomgång, varje månad i byråns flöde.
Lär sig prislistan per kund
Standardiserade fakturamallar saknar minne mellan månader. Minded läser klientens prislista, projektbeslut och avtalsvillkor en gång och kommer ihåg priserna per kund. Vid nästa körning föreslås fakturan färdig, med rätt rader och rabattmodell. Knyt detta till kundreskontra med AI så går flödet hela vägen från utfärdande till inkommen betalning.
En utfärdandeyta för Fortnox, Visma, BL och Hogia
En typisk byrå för utfärdande åt 50-200 klienter i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma arbetsvecka. Samma utfärdanderutin går genom alla system. Kombinera med kravhantering med AI och momsdeklaration med AI så att fakturerade intäkter ligger rätt i kundreskontran och i momsperioden.
Hur skiljer sig agentens fakturautfärdande från Fortnox standardfunktion?
Fortnox standardfunktion förutsätter att handläggaren bygger fakturan i gränssnittet. Agenten läser underlaget (timrapport, projektbeslut, avtalspris) och föreslår fakturan färdig, med rätt rader, momskod och förfallodag enligt byråns prismodell per klient. Handläggaren godkänner i samma flöde, och fakturan utfärdas direkt i Fortnox eller Visma eEkonomi.
Hur skickas e-fakturan via Peppol BIS till offentlig kund?
Agenten kontrollerar att mottagaren finns registrerad i Peppol-nätverket och att rätt operatör är angiven. Fakturan konverteras till Peppol BIS-format och skickas via byråns Peppol-anslutning. Vid avvisning från mottagarens accesspunkt pausar agenten och frågar handläggaren om referensfältet ska justeras eller om kundens uppgifter behöver uppdateras innan ny körning.
Hur tillämpas ROT- och RUT-avdrag på rätt fakturarader?
Vid kundfakturor för byggnads- och hushållstjänster identifierar agenten avdragsbara rader, beräknar skattereduktionen och fyller i Skatteverkets fält. Vid blandade rader skiljs avdragsbar arbetskostnad från materialkostnad enligt regelverket. Handläggaren ser fakturan med tydlig markering av avdragsraden innan utskick och innan ansökan skickas till Skatteverket för utbetalning.
Vad gör agenten med kundfakturor som behöver krediteras?
När en utfärdad faktura behöver krediteras skapar agenten kreditfakturan med referens till originalfakturan, rätt belopp och samma momskoder. Vid delkreditering pausar agenten och frågar handläggaren vilka rader som krediteras. Kreditfakturan utfärdas till samma kanal som originalet, så att kunden får den via Peppol om originalet gick den vägen.
Hur drivs påminnelsecykeln utan att kunden blir irriterad?
Agenten följer byråns påminnelsepolicy per kund: dagar efter förfallodag, ton i påminnelsen och påminnelseavgift om sådan tas ut. Vid första påminnelsen skickas en vänlig kontakt; vid andra och tredje skärps tonen. Handläggaren godkänner varje körning innan utskick, så att inga påminnelser går iväg till kunder som har en pågående dialog om fakturan.