Fakturahantering med AI på autopilot

Programvaran som tar varje leverantörsfaktura från inkorg till bokfört utan jakt på underlag.

Låt AI-agenten sköta din fakturahantering

Koda fakturor

"Koda leverantörsfakturorna från förra månaden för den här kunden i Fortnox. Läs in fakturor från Outlook och underlagsmappen, plocka ut leverantör, organisationsnummer, OCR-nummer, nettobelopp, momskod och förfallodag. Tillämpa byråns coding-style enligt tidigare månaders bokföring och de korrigeringar handläggaren har gjort senast. Om kontoplanens konto för en återkommande leverantör är oklart, fråga mig om vi följer förra månadens mönster eller om jag vill lägga ett undantag. Be mig om ett exempel ur byråns kontoplan om leverantören är ny. Pausa och vänta på mitt godkännande innan något bokförs. Skicka en sammanfattning till handläggaren med fakturor som behöver granskning innan kodning sker."

Validera leverantör

"Validera leverantörsuppgifter på förra månadens fakturor för den här kunden i Visma eEkonomi. Kontrollera organisationsnummer, F-skatt och momsregistrering mot Skatteverkets uppgifter, samt att bankgiro eller plusgiro stämmer mot leverantörsregistret. Om en leverantör saknar F-skatt och tjänsten är arbete, fråga mig om vi ska göra skatteavdrag eller markera fakturan för granskning. Be mig var byrån sparar listan över leverantörer utan F-skatt om du inte hittar den. Notera inga ändringar i leverantörsregistret utan mitt godkännande. Lämna en lista till handläggaren med leverantörer som är godkända, behöver komplettering eller saknar F-skatt, så att kunden kan kontaktas om någon ska reklameras."

Hitta dubbletter

"Granska förra månadens fakturor i BL Administration och leta dubbletter samt felregistrerade kreditfakturor. Jämför fakturanummer, leverantör, belopp, datum och referens, både inom kunden och över byråns hela klientstock om samma leverantör förekommer på flera kunder. Vid en kreditfaktura, koppla den mot ursprunglig faktura via referensfältet. Om matchningen är tveksam, fråga mig om jag prioriterar fakturanummer, belopp eller datum. Be mig om ett exempel på hur byrån brukar markera kreditfakturor om mönstret är otydligt. Stoppa ingen faktura utan mitt godkännande. Arkivera listan i Google Drive med beslut per faktura och lämna en överlämning till handläggaren om det finns kreditfakturor som väntar på matchning."

Stämma av reskontra

"Stäm av leverantörsreskontran för förra månaden i Hogia mot bokföringen. Plocka fram alla obetalda fakturor, jämför mot konto 2440, kontrollera att inga fakturor saknar motsvarande betalning i reskontran. Markera differenser och poster som saknas. Be mig var byrån sparar avstämningsprotokollet om du inte hittar mappen. Vid poster som behöver justeras genom omföring, pausa och vänta på mitt godkännande innan något bokförs. Lämna en sammanfattning till handläggaren med antal obetalda fakturor per leverantör, äldsta posten i reskontran, totalt skuldbelopp och eventuella differenser som bör redas ut tillsammans med kunden under nästa avstämning."

Automatisk fakturahantering med AI-agenten

AI-agenten tar emot PDF och Peppol-fakturor, läser ut leverantör, OCR och momskod och driver attesten utan att handläggaren stansar in fält manuellt. Endast undantag pausar flödet. Byrån klarar fler kunders fakturahantering med upp till 80% lägre kostnad att tjäna per faktura, varje månad.

Lär sig kontoplanen kund för kund

Standardiserade fakturaregler räcker inte när varje kund har sin egen kontoplan, sina återkommande leverantörer och sina favoriserade konton för förbrukningsvaror. Minded kommer ihåg vilka konton byrån sätter för vilken leverantör hos vilken kund och föreslår nästa faktura redan kodad. Knyt detta till leverantörsreskontra med AI så går flödet hela vägen till betalning.

En faktura-yta för Fortnox, Visma, BL och Hogia

En typisk byrå för kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma arbetsvecka. Samma faktura-rutin går genom alla system, oavsett om kunden bytte ERP förra året. Kombinera med bankavstämning med AI och bokföringsorder med AI så stänger fakturaflödet kretsen mot bokföringen.

Hur fungerar fakturahantering om vi redan har OCR i ERP:et?

Minded lägger sig ovanpå befintlig OCR-läsning och tar nästa steg: kodning enligt byråns regler, momskod, leverantörsvalidering och dubblettkontroll. Du behåller den OCR som redan fungerar och vinner den kodade fakturan, klar för granskning och bokföring direkt i Fortnox eller Visma eEkonomi.

Klarar agenten Peppol BIS och elektroniska leverantörsfakturor?

Ja. Agenten tar emot Peppol BIS-fakturor och vanliga PDF:er i samma flöde. Strukturerade fält från Peppol fyller fältkontrollen direkt, medan PDF-fakturor läses ut och korsvalideras. Resultatet är samma kvalitetsnivå oavsett hur leverantören väljer att skicka fakturan vidare till byrån.

Hur upptäcks dubbletter och kreditfakturor utan falska träffar?

Agenten jämför fakturanummer, leverantör, belopp och datum mot tidigare fakturor för samma kund och över hela byråns klientstock. Kreditfakturor matchas mot originalfakturan genom referensfältet. Tveksamma matchningar markeras för granskning så att handläggaren bestämmer innan något bokförs eller stoppas i flödet.

Hur hanteras kontantmetoden kontra faktureringsmetoden?

Agenten läser vilken metod kunden tillämpar och justerar bokföringen därefter. Vid faktureringsmetoden bokförs leverantörsfakturan direkt vid mottagandet. Vid kontantmetoden hålls den i reskontra tills betalningen sker. Avstämningen mot Skatteverkets momsperiod sker enligt rätt regelverk, och handläggaren ser läget per kund.

Vad gör agenten med fakturor från utländska leverantörer?

Utländska leverantörer flaggas för EU- eller import-moms beroende på land och tjänsteslag. Agenten kontrollerar VAT-nummer för EU-leverantörer, sätter rätt momskod och förbereder underlaget för periodisk sammanställning. Vid tveksamma fall pausar agenten och frågar handläggaren om hur fakturan ska behandlas före bokföring.