Automatisk kontering med AI-agenter

Programvaran som konterar varje transaktion mot rätt konto utan generisk regelbok.

Låt AI-agenten sköta din automatiska kontering

Föreslå kontering

"Föreslå kontering för förra månadens väntande transaktioner för den här kunden i Fortnox. Läs transaktionstexten, fakturabilagan, beloppet och tidigare bokföringar. Tillämpa BAS-kontoplanen och kundens specifika kontoplan, samt byråns motkonto-mönster från tidigare månader. Be mig om kundens särskilda kontoplan om du inte hittar den, och fråga vilken kostnadsbärare som gäller för en transaktion om underlaget är otydligt. Vid nya kombinationer av konto och motkonto, pausa och fråga mig om vi följer förra månadens mönster eller skapar en ny regel. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal föreslagna konteringar, totalt belopp som väntar på granskning, transaktioner med osäker matchning och poster som handläggaren bör se över innan bokföringen körs."

Tilldela kostnadsställe

"Tilldela kostnadsställe och projekt på förra månadens konterade transaktioner för den här kunden i Visma eEkonomi. Läs transaktionstexten, leveransadress, fakturarader och tidigare bokföringar. Tillämpa byråns regler för automatisk tilldelning per leverantör och produkttyp. Be mig om kundens projektregister om du inte hittar listan över aktiva projekt, och fråga vilken kostnadsbärare som ska användas för delade kostnader om underlaget är otydligt. Vid transaktioner som rör flera projekt, pausa och fråga mig om vi fördelar enligt en nyckel eller bokför på huvudkostnadsstället. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal tilldelade poster, totalt belopp per kostnadsställe, projekt som fått oväntad belastning och poster som behöver beslutas innan månaden stängs."

Lära konteringsregler

"Bygg och underhåll konteringsregler för den här kunden i BL Administration utifrån förra månadens granskningskorrigeringar. Läs vilka transaktioner som rättats, vilket konto handläggaren bytt till och kombinationer av leverantör, beloppsintervall och transaktionstext. Föreslå nya regler för återkommande mönster och justera befintliga där träffsäkerheten sjunker. Be mig om byråns regelarkiv i Google Drive om du inte hittar det, och fråga vilken granskare som ska godkänna regler för en specifik kontoklass. Vid förslag som påverkar bokförd historik, pausa och vänta på mitt godkännande innan ändringen träder i kraft. Skicka en sammanställning till handläggaren med nya regler, regler som justerats och regler som handläggaren bör granska före nästa månadsstart."

Rätta bokförd post

"Rätta felaktigt konterade poster från förra månaden för den här kunden i Hogia genom rättelseverifikat. Läs den ursprungliga bokföringen, jämför mot rätt konto enligt kundens kontoplan och bygg verifikatet som vänder den felaktiga konteringen och bokför rätt. Bevara den obrutna verifikationskedjan enligt bokföringslagens krav. Be mig om byråns rättelsemall om du inte hittar den i Outlook, och fråga vilken granskare som ska godkänna rättelser över byråns väsentlighetströskel. Vid poster som påverkar tidigare avstämda perioder, pausa och vänta på mitt godkännande innan rättelsen läggs. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal rättelser, totalt rättat belopp och poster som handläggaren bör kommentera i kundens månadsrapport innan resultatet skickas vidare."

AI-agenten konterar verifikationerna enligt byråns mönster

Agenten lär sig byråns coding-style per kund, vilka konton, kostnadsställen och projekt som hör ihop, och konterar verifikationerna automatiskt med spårbar logg. Handläggaren granskar avvikelser istället för rutinposter. Byrån når upp till 80% lägre kostnad att tjäna på automatisk kontering, utan att tappa kvalitet.

Minns kontoplanen per kund

Generiska konteringsregler räcker inte när varje kund har sin egen kontoplan, sina återkommande leverantörer och sina favoriserade konton. Minded läser kundens kontoplan en gång och kommer ihåg vilka konton byrån brukar sätta för vilken leverantör hos vilken kund. Vid nästa transaktion föreslås konteringen redan färdig. Knyt detta till bokföring med AI så går flödet hela vägen från transaktion till avstämd bok.

Kontering för Fortnox, Visma, BL och Hogia

En typisk byrå för kontering åt 80-300 kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma arbetsvecka. Samma konteringsrutin går genom alla system. Kombinera med bokföringsorder med AI och månadsavslut med AI så att konteringen håller hela vägen från löpande bokföring till månadens resultat.

Hur skiljer sig automatisk kontering från regelbaserad?

Regelbaserad kontering bygger på exakta matchningar (leverantörsnamn, beloppsintervall). Agenten läser även transaktionstexten, fakturabilagan och tidigare bokföringar och föreslår kontering även när regeln saknas. Vid osäkerhet pausar den och frågar handläggaren, och beslutet sparas så att samma transaktionstyp behandlas konsekvent nästa gång hos samma kund i Fortnox eller Visma.

Hur tillämpas BAS-kontoplanen per kund?

Agenten utgår från BAS-kontoplanen och anpassar förslaget efter den specifika kundens kontoplan: vilka konton som används aktivt, vilka som mappats till en kostnadsbärare och vilka motkonton byrån föredrar. Inga konton skapas eller tas bort utan handläggarens godkännande, så kontoplanen håller sig stabil mellan månader och stämmer mot K2- eller K3-rapporteringen.

Hur lärs en ny konteringsregel in utan att sprida sig okontrollerat?

Vid en ny kombination av konto, motkonto och leverantör pausar agenten och frågar handläggaren om förslaget ska bli en regel. Bekräftade regler appliceras framåt, aldrig retroaktivt på bokförd historik utan ett separat godkännande. Regelhistoriken loggas så att granskaren kan följa när och varför ett mönster ändrades hos en kund.

Vad gör agenten med transaktioner som inte passar någon regel?

Vid transaktioner utan matchande regel föreslår agenten kontering baserat på liknande poster hos samma kund, beloppsintervall och leverantörstyp. Om förslaget är osäkert pausar agenten och ber handläggaren välja konto. Vid återkommande nya leverantörer föreslås en regel som handläggaren godkänner innan den används vid nästa transaktion.

Hur skiljer sig kontering för K2 och K3-bolag?

Vid K2-bolag tillämpar agenten förenklade regler: färre periodiseringar, väsentlighetströskel för materiella poster, ingen uppdelning på prestationsåtaganden. Vid K3-bolag fördelas intäkter och kostnader enligt avtalsperiod och immateriella anläggningstillgångar hanteras separat. Handläggaren ser vilket regelverk som tillämpas innan posten bokförs i huvudboken.