Utläggshantering helt automatiserat med AI

Programvaran som tar kvitton, traktamenten och milersättning från foto till färdig bokföring.

Låt AI-agenten sköta din utläggshantering

Läsa kvitton

"Läs in kvitton för förra månadens utlägg för den här kundens anställda i Fortnox. Hämta foton och PDF-kvitton från Outlook och utläggsmappen, plocka ut datum, leverantör, belopp, moms och kortnummerns slutsiffror. Bedöm om kvittot är representation, måltid, resa eller förbrukningsmaterial och föreslå konto enligt byråns historik för kunden. Be mig var byrån sparar policyn för representation om du inte hittar den. Vid otydligt kvitto, fråga mig om vi godkänner det med kommentar eller skickar tillbaka till den anställda. Pausa och vänta på mitt godkännande innan bokföring sker. Skicka en sammanställning till handläggaren med kvitton som klarat granskningen och kvitton som väntar."

Beräkna traktamente

"Beräkna traktamente och milersättning för förra månadens tjänsteresor i Visma eEkonomi för den här kundens anställda. Plocka in resedata: avresa, hemkomst, ort, måltider som arbetsgivaren bjudit på och egen körd sträcka. Tillämpa Skatteverkets aktuella schablonbelopp för inrikes och utrikes traktamente samt milersättning för egen bil. Be mig om byråns reseregler om kunden har egen avtalsbestämd nivå utöver Skatteverkets schablon. Vid resor som rör flera länder, pausa och fråga mig om vi delar perioden eller använder huvuddestinationen. Lämna en sammanställning till handläggaren med traktamente per resa, milersättning per anställd och belopp att lägga in i nästa lönekörning."

Bokföra utlägg

"Bokför förra månadens utlägg och kvitton i BL Administration för den här kunden. Använd byråns kontoplan: representation extern, intern representation, personalvård, drivmedel, resekostnad, övriga personalkostnader. Tillämpa rätt momsavdrag enligt Skatteverkets regler för representation och personalvård. Be mig om ett exempel från fjolårets bokföring om en utläggstyp är ny för kunden. Boka inga representationsmoms-avdrag utan mitt godkännande eftersom reglerna är specifika. Skicka en sammanställning till handläggaren med utlägg per kategori, total moms som dragits av, total kostnad bokförd som personalkostnad och eventuella kvitton som saknar tillräcklig dokumentation enligt Skatteverkets krav på underlag och innehåll."

Stämma av företagskort

"Stäm av förra månadens transaktioner på företagskorten i Hogia för den här kunden. Matcha varje transaktion mot inskickade kvitton, koppla till rätt anställd och bokför mot kortkontot. Markera transaktioner utan kvitto och skicka en påminnelse till respektive anställd om att ladda upp underlag innan månaden stängs. Be mig om kundens kortregister om du inte hittar listan över aktiva kort och kortinnehavare. Vid transaktioner som ser privata ut, pausa och fråga mig om de ska faktureras vidare till den anställda eller bokföras som löneförmån. Lämna en sammanställning till handläggaren med matchade transaktioner, saknade kvitton och eventuella förmånsbeskattade poster."

Utläggshantering utan manuell kvittosortering

AI-agenten läser kvitton, kontrollerar moms och firmapolicy och bokför utlägget mot rätt projekt utan att handläggaren sorterar kuvert med papperskvitton. Endast undantag, som saknad moms eller otillåten kategori, pausas för granskning. Effekten är upp till 80% lägre kostnad att tjäna per kunds utläggsflöde, varje månad.

Lär sig representationsregler per kund

Standardiserade representationsregler räcker inte när varje kund har olika syn på extern representation, personalvård och företagsgåvor. Minded kommer ihåg vilka konton byrån brukar använda för varje kund och vilka belopp som tidigare har godkänts. Knyt detta till leverantörsreskontra med AI så att utlägg och leverantörsfakturor stäms av i samma flöde i bokföringen.

Utläggshantering för Fortnox, Visma och BL

En byrå för kunder i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia parallellt under samma månad. Samma utläggsrutin går genom alla system, inklusive matchning mot lönen via lönehantering med AI och avstämning mot kortkontot via bankavstämning med AI när företagskortet är kopplat direkt till banken.

Hur ersätter Minded vår reseräkning-mall?

Agenten läser kvitton från foto eller PDF, beräknar traktamente, milersättning och utlägg och bokför direkt mot rätt kostnadsställe. Istället för att den anställda fyller i en Excel-mall ser handläggaren det färdiga underlaget i Fortnox eller Visma eEkonomi, redo för granskning och utbetalning.

Klarar agenten Skatteverkets traktamentsregler?

Ja. Agenten kontrollerar resans destination, längd och måltidsavdrag och tillämpar Skatteverkets schablonbelopp för inrikes och utrikes traktamente. Måltider som arbetsgivaren bjudit på dras av automatiskt. Avvikelser mot reglerna flaggas till handläggaren innan utbetalningen läggs i lönen eller bokförs som personalkostnad.

Hur skiljs representation och personalvård?

Agenten lär sig hur byrån brukar bokföra kundernas representationskvitton och bygger på den historiken. Den skiljer extern representation, intern representation och personalvård och tillämpar rätt momsavdrag. Vid tveksamma kvitton pausar agenten och frågar handläggaren om kontering innan något bokförs vidare i ERP:et.

Hur hanteras företagskort och privata utlägg?

Agenten matchar företagskortets transaktioner mot inscannade kvitton och bokför mot rätt kortkonto. Privata utlägg som den anställda förskotterat hanteras separat och förbereds för utbetalning via lön eller via banköverföring. Saknas kvitto skickar agenten en påminnelse till den anställda före månadens stängning.

Vad gör agenten med utländska resor och valuta?

Vid utlandsresor läser agenten kvittot i originalvalutan, hämtar dagskursen från Riksbankens lista och räknar om till SEK. Utrikes traktamente beräknas enligt Skatteverkets landsspecifika belopp och måltidsavdrag. Eventuella avvikelser mellan kortuttag och kvitto markeras för handläggarens granskning innan utbetalning sker.