Compliance alltid i fas med AI

Programvaran som håller byråns regelefterlevnad spårbar och dokumenterad varje arbetsdag på året.

Låt AI-agenten sköta din compliance

Genomföra kundkännedom

"Genomför kundkännedom enligt penningtvättslagen för den här kundens nya uppdrag i Fortnox. Samla in uppgifter om verklig huvudman, ägarstruktur, branschtillhörighet och syftet med uppdraget. Slå upp mot aktuella sanktionslistor och PEP-register. Be mig var byrån sparar mallen för kundkännedom om du inte hittar den i Google Drive. Vid träff på sanktionslista eller hög riskbedömning, pausa och eskalera till byråns PTL-ansvarige innan uppdraget tas emot. Spara dokumentationen i kundens akt med versionshistorik. Skicka en sammanfattning till mig med riskklassning, eventuella röda flaggor, namn på den anlitade PEP-databasen och de kontroller som har slutförts inför uppdragsstart."

Spåra bokföringskedjan

"Spåra bokföringskedjan bakåt från huvudbok till originalunderlag för den här kunden i Visma eEkonomi för förra månaden. Plocka ut transaktioner där underlag saknas eller där spårbarheten är bruten. Verifiera att räkenskapsinformation arkiveras enligt bokföringslagens krav på sju år. Be mig var byrån sparar arkivpolicyn om du inte hittar den. Vid poster utan underlag, pausa och fråga mig om vi ska efterfråga underlag från kunden eller markera som klärfall. Lämna en rapport till handläggaren med antal poster utan underlag, äldsta öppna poster och dagar tills bokföringslagens arkivkrav riskerar att brytas om inget åtgärdas i tid."

Övervaka penningtvätt

"Övervaka penningtvätt löpande för den här kundens transaktioner i BL Administration under förra månaden. Granska kontantposter, ovanliga betalningsmottagare, betalningar till skatteparadis och belopp som avviker från kundens historiska mönster. Be mig om byråns riskbedömning för kunden om du inte hittar den senaste versionen. Vid misstänkta transaktioner, pausa och eskalera till byråns PTL-ansvarige innan något bokförs eller flödar vidare. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal granskade transaktioner, eventuella flaggor, totalt flaggat belopp och de uppföljande åtgärder som behöver göras innan en eventuell rapport till Finansinspektionen aktualiseras eller ärendet stängs ner."

Logga intern kontroll

"Logga byråns interna kontroll för den här kunden enligt Reko i Hogia under förra månaden. Dokumentera vem som granskat vad, när och vilket beslut som togs på de fyra huvudkontrollpunkterna i Reko: uppdragsavtal, riskbedömning, dokumentation av utfört arbete och kvalitetsuppföljning. Be mig var byrån sparar Reko-loggboken om du inte hittar den i Google Drive. Lägg ingen ny rutin i kvalitetshandboken utan mitt godkännande. Lägg loggen i kundens akt och skicka en intern bekräftelse till handläggaren med antal kontroller, eventuella avvikelser och de uppföljande punkter som måste hanteras inför nästa Reko-uppdatering."

AI-agenten håller Reko-spåret i ordning

Agenten loggar varje steg i bokföringen, attesten och betalningen mot Reko och bokföringslagen utan att handläggaren manuellt fyller på spårbarhetsbilagor inför granskningen. Internkontrollen byggs in i själva flödet, inte ovanpå i efterhand. Resultatet blir upp till 80% lägre kostnad att tjäna utan att byråns compliance försvagas under topptid på året.

Lär sig byråns Reko-rutin

En generisk compliance-mall hjälper inte när byråns kvalitetshandbok har 27 versioner sedan ITAA blev FAR. Minded kommer ihåg hur byrån brukar genomföra Reko-rutiner per kundtyp och föreslår nästa kontroll. Knyt detta till revisionsförberedelser med AI så att FAR-kvalitetskontrollens material alltid är aktuellt och kan tas fram inom samma arbetsdag.

Compliance över Fortnox, Visma och BL

En byrå för PTL-pliktiga och icke-PTL-pliktiga kunder parallellt i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia under samma vecka. Samma compliance-rutin går genom alla system, inklusive momsefterlevnad med AI och bokslut och K2/K3 med AI så att regelefterlevnaden hänger ihop över hela kundens livscykel hos byrån.

Hur efterlever flödet bokföringslagens arkiveringskrav?

Varje verifikation, faktura och bokföringsorder arkiveras i kundens akt med spårbar verifikationskedja. Räkenskapsinformation sparas enligt bokföringslagens krav på minst sju år. Vid en betalningsfråga eller revision går handläggaren från huvudbok till originalunderlag på ett klick, vilket gör att bokföringslagen efterlevs i den dagliga driften.

Hur uppfyller agenten penningtvättslagen och kundkännedom?

Agenten driver kundkännedomsprocessen i samband med nya uppdrag, samlar in verklig huvudmans uppgifter och rödflaggar mot sanktionslistor. Löpande transaktionsövervakning körs mot bokföringen så ovanliga mönster syns tidigt. Misstänkta transaktioner pausas och eskaleras till byråns PTL-ansvarige innan något fortsätter i flödet.

Hur dokumenteras intern kontroll enligt Reko?

Agenten loggar varje genomförd kontrollåtgärd: vem som granskat vad, när och vilket beslut som togs. Det skapar en Reko-spårbar dokumentation av byråns rutiner per kund. Vid FAR-kvalitetskontroll kan handläggaren ta fram historiken utan att bygga om dokumentationen i efterhand, och visa hur Reko följts.

Vad händer med personuppgifter och GDPR?

Personuppgifter i bokföringen behandlas enligt GDPR och med stöd i bokföringslagen. Agenten dokumenterar ändamål och rättslig grund, och tar bort uppgifter som inte längre behövs när lagringstiden gått ut. Byråns personuppgiftsbiträdesavtal mot kunderna underhålls med spårbar versionshistorik tillsammans med övriga avtal.

Hur används flödet inför FAR-kvalitetskontroll?

Inför en FAR-kvalitetskontroll kan byrån ta fram all dokumentation per kund: kundkännedom, Reko-rutiner, intern kontrolllogg, riskbedömningar och uppdragsdokumentation. Agenten sammanställer materialet i en granskningsmapp utan att handläggaren manuellt letar i kundakter, vilket gör att kontrollen kan svaras på samma vecka.