Kravhantering med AI på autopilot

Programvaran som driver kravflödet enligt god inkassosed utan att tappa kundrelationen.

Låt AI-agenten sköta din kravhantering

Skicka kravbrev

"Skicka kravbrev för förra månadens förfallna kundfakturor för den här kunden via Fortnox och Outlook. Formulera varje kravbrev enligt inkassolagens krav: belopp, ränta, indrivningskostnad, betalfrist och konsekvens vid utebliven betalning. Be mig om kundens kravmall om du inte hittar den senaste versionen. Vid kunder med tidigare invändningar, pausa och fråga mig om vi skickar krav eller markerar fordran som tvistig. Skicka inga kravbrev utan mitt godkännande eftersom de aktiverar inkassolagens regelverk. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal förberedda krav, totalt kravbelopp, total ränta, total indrivningskostnad och kunder som behöver handläggarens personliga kontakt innan utskick sker."

Eskalera till inkasso

"Eskalera fakturor som passerat kravbrevets förfallodag för den här kunden till byråns inkassopartner via Visma eEkonomi. Sätt samman ärendepaketet: originalfakturan, kravbrevet, mottagningskvittens, korrespondens och kontaktuppgifter till gäldenären. Be mig om byråns inkassopartner-mall om du inte hittar den senaste versionen. Vid kunder där dialog pågår med gäldenären, pausa och fråga mig om vi skickar ärendet eller skjuter upp. Skicka ingen eskalering utan mitt godkännande. Skicka en sammanställning till Slack med antal eskalerade ärenden, totalt belopp, väntad indrivningstid enligt partner och eventuella ärenden som handläggaren bör fördröja på grund av pågående förhandling med gäldenären."

Hantera tvistiga fordringar

"Hantera tvistiga fordringar för den här kundens kundreskontra i BL Administration. Markera fordringar där gäldenären invänt mot belopp, kvalitet eller leveransvillkor. Sätt en intern flagga så att inget kravbrev eller inkassoärende går iväg på posten. Be mig om byråns rutin för tvistiga fordringar om du inte hittar den. Dokumentera invändning, datum, motargument och förslag på lösning. Bokför inga nedskrivningar utan mitt godkännande eftersom de påverkar resultatet. Lägg ärendedokumentationen i Google Drive och lämna en överlämning till handläggaren med antal tvister, totalt belopp i tvist, ärenden som väntat över sex månader och förslag på åtgärd per fordran."

Spåra ärendet

"Spåra status på kunds förfallna fakturor och pågående inkassoärenden för den här kunden i Hogia. Hämta uppdateringar från byråns inkassopartner och från Kronofogden vid betalningsförelägganden. Be mig om kundens behörighet hos Kronofogden om du inte hittar den senaste fullmakten. Vid ärenden där Kronofogden har meddelat utslag, pausa och fråga mig om vi inleder utmätningsförsök eller skriver av fordran. Skicka inga avskrivningar utan mitt godkännande. Lämna en sammanställning till handläggaren med pågående ärenden, status per ärende, indrivet belopp under perioden, avskrivna fordringar, total indrivningskostnad och åtgärder som bör hanteras under nästa vecka."

Automatisk kravhantering med AI-agenten

AI-agenten skickar påminnelser, eskalerar enligt kundens kravpolicy och bokför inbetalningar utan att handläggaren manuellt jagar fakturor. Endast tveksamma fall, som tvister eller betalningsplaner, landar på handläggarens bord. Det här är vägen till upp till 80% lägre kostnad att tjäna på kravhantering.

Lär sig kundens kravpolicy

Standardiserade kravflöden funkar inte när varje kund har olika syn på hur tidigt kravbrev ska skickas och med vilken ton. Minded kommer ihåg när kunden vill skicka påminnelse, kravbrev och inkasso, samt vilka kunder som har återkommande tvister. Knyt detta till kundreskontra med AI så att hela kedjan från faktura till krav körs i samma flöde.

Kravhantering över Fortnox, Visma och BL

En byrå för kravhantering åt 30-200 kunder parallellt i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia under samma vecka. Samma kravrutin går genom alla system, så handläggaren följer en process. Kombinera med kassaflödesprognos med AI och compliance och Reko med AI så att kravhanteringen syns i likviditetsbilden och i kvalitetsdokumentationen.

Hur efterlevs inkassolagens god inkassosed?

Kravbrev formuleras enligt inkassolagens krav: tydligt belopp, ränta, indrivningskostnad, betalfrist och konsekvens vid utebliven betalning. Tonen är saklig och respektfull. IMY:s vägledning om god inkassosed följs. Inget kravbrev skickas utan handläggarens godkännande, och Reko-loggen sparar varje steg i flödet som en del av byråns kvalitetsdokumentation.

Hur räknas påminnelseavgift och dröjsmålsränta?

Påminnelseavgift räknas enligt det belopp som finns avtalat i kundens villkor eller den schablon som lagen tillåter, vanligen 60 kronor per påminnelse. Dröjsmålsränta beräknas enligt avtal eller referensräntan plus åtta procentenheter enligt räntelagen. Vid avvikande avtalsvillkor pausar agenten och frågar handläggaren om kundens specifika villkor.

När eskaleras ärendet till Kronofogden?

När inkassokravet förfallit utan betalning och utan tvist från gäldenären kan ärendet eskaleras till Kronofogden via betalningsföreläggande. Agenten förbereder ansökan med fakturor, kravbrev och korrespondens som underlag. Inlämningen sker via Kronofogdens e-tjänst efter handläggarens godkännande och alltid efter samråd med kunden om beslutet.

Hur dokumenteras tvistiga fordringar för revisor?

Tvistiga fordringar markeras separat i kundreskontran och dokumenteras med datum, motivering och kommentarer från gäldenär. Bedömning av reservering eller nedskrivning lämnas till handläggaren. Inför revision plockar agenten fram tvisterna med all korrespondens så revisorn kan bedöma värdering av kundfordringar utan att handläggaren bygger om underlaget i efterhand.

Hur skiljs vanlig påminnelse från kravbrev enligt IMY?

Påminnelser är informella och kan skickas innan inkassolagens krav träder in. Kravbrev triggar däremot inkassolagens regler om god inkassosed, ränta och avgifter. Agenten håller koll på vilka steg som ingår i påminnelseflödet kontra kravflödet. Övergången markeras tydligt i loggen för IMY-syften och byråns intern Reko-uppföljning.