Kontoavstämning excel automatiserad med AI

Programvaran som stämmer av varje banktransaktion mot bokföringen utan kontoavstämning-mall.

Låt AI-agenten sköta din bankavstämning

Hämta banktransaktioner

"Hämta förra månadens banktransaktioner för den här kunden i Fortnox via Tink. Inkludera rörelsekonto, plusgiro, bankgiro och eventuella valutakonton. Om bankkopplingen inte är aktiv för kunden, be mig att ansluta banken innan avstämningen startar. Klassificera varje transaktion utifrån motpart, belopp och referens. Be mig om byråns klassificeringsmall om du inte hittar den senaste versionen. Vid transaktioner från okända motparter, pausa och fråga mig om vi följer mönstret från fjolåret eller skapar en ny regel. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal hämtade transaktioner, totalbelopp per konto, totalt belopp över kundens vanliga storlek och eventuella avvikande poster som handläggaren bör se över."

Matcha mot reskontra

"Matcha förra månadens banktransaktioner mot kund- och leverantörsreskontran för den här kunden i Visma eEkonomi. Använd OCR-numret som primär nyckel; vid avsaknad, matcha på motparten, belopp och datum. Tillämpa byråns tröskel för automatisk matchning. Be mig om kundens regler för partiell matchning om du inte hittar dem. Vid partiella matchningar, pausa och fråga mig om vi delar inbetalningen eller väntar på kompletterande betalning. Skicka inga avskrivningar utan mitt godkännande. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal matchade transaktioner, antal pågående matchningar, antal eskalerade poster och totalt obetalt belopp som väntar på matchning för perioden."

Reda ut differenser

"Reda ut differenser mellan bankens saldo och bokfört saldo för den här kunden i BL Administration för förra månaden. Bryt ned skillnaderna per dag och transaktionstyp. Identifiera oklara poster: dubbla bokföringar, saknade banktransaktioner, brutna kontoutdrag. Be mig om byråns rutin för differensutredning om du inte hittar den senaste versionen. Vid bestående differenser, pausa och fråga mig om vi rättar i bokföringen eller efterfrågar saldobesked från banken. Bokför inga justeringar utan mitt godkännande. Lämna en sammanställning till handläggaren med antal utredda differenser, totalt differensbelopp och poster som väntar på beslut innan månadsavslutet stängs ner."

Stämma av valutakonton

"Stäm av den här kundens valutakonton i EUR, USD och övriga valutor i Hogia för förra månaden. Hämta saldon i originalvaluta från banken, räkna om till SEK enligt Riksbankens månadskurs och jämför mot bokfört saldo. Bokför valutakursvinst eller valutakursförlust enligt byråns kontoplan. Be mig om kundens valutapolicy om du tvekar på hanteringen. Vid större kurssvängningar, pausa och fråga mig om vi delar perioden eller följer kundens redovisningsval. Skicka en sammanställning till Google Drive med saldon per valuta, applicerade kurser, total kursvinst, total kursförlust och poster som handläggaren bör granska innan månadsbokslutet kan stängas."

Automatisk kontoavstämning med AI-agenten

AI-agenten matchar banktransaktioner mot bokföringen löpande, lär sig återkommande motparter och flaggar bara avvikelser. Handläggaren rör inte längre rutinposterna. Det här ger upp till 80% lägre kostnad att tjäna per bankavstämning, vilket släpper ut tid till rådgivning utan att försvaga internkontrollen hos byrån.

Lär sig återkommande motparter

Standardmatchning fastnar på återkommande motparter med ny referens varje månad. Minded kommer ihåg motpartens namn, kontonummer, tidigare motkonto och kostnadsställe och föreslår nästa transaktion redan klassificerad. Knyt detta till månadsavslut med AI så att bankavstämningen lägger grunden för månadsavslutet utan att handläggaren bygger om underlaget.

Bankavstämning för Fortnox, Visma och BL

En byrå för bankavstämning åt 30-200 kunder parallellt i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia under samma vecka. Samma avstämningsrutin går genom alla system. Kombinera med kundreskontra med AI och leverantörsreskontra med AI så att hela cash-cykeln körs av samma agent från faktura till bokfört saldo.

Hur ersätter Minded vår kontoavstämning excel-mall?

Agenten driver avstämningen löpande mot bankfeeden i Fortnox eller Visma eEkonomi. Istället för att handläggaren fyller i en mall ser teamet i realtid vilka transaktioner som matchats, vilka som väntar och vilka differenser som behöver redas ut. Excel-mallen ersätts av en live-vy i ERP:et och en sammanställning till handläggaren.

Hur matchas transaktioner utan OCR eller referens?

När OCR eller referens saknas matchar agenten transaktioner via belopp, motpartens kontonamn, datum och historiska mönster för samma motpart. Tröskel för automatisk matchning sätts av byrån. Partiella matchningar markeras för handläggarens beslut. Saknas tydlig motsvarighet eskaleras posten till handläggaren med förslag på sannolik motpart.

Hur hanteras differenser och brutna kontoutdrag?

Differenser mellan bankens saldo och bokfört saldo brytas ned per dag och per transaktionstyp. Brutna kontoutdrag, exempelvis vid bankbyte, hanteras genom att agenten begär saldobesked vid bytet och stämmer av båda kontona separat. Vid bestående differenser pausar agenten och frågar handläggaren om byråns rutin.

Hur stäms valutakonton mot Riksbankens kurser?

Valutakonton stäms av löpande mot Riksbankens dagskurser. Agenten räknar om saldot till SEK vid varje period och bokför valutakursvinst eller valutakursförlust enligt kontoplanen. Vid större kurssvängningar pausar agenten och frågar handläggaren om vi delar perioden eller följer kundens redovisningsval för valutahantering.

Hur dokumenteras avstämningen inför revision?

Varje avstämning loggas med tidpunkt, vem som godkänt, vilka transaktioner som matchats och vilka differenser som hanterats. Loggen är tillgänglig för revisorn vid revisionsförberedelser. Detta innebär att bankavstämningen samtidigt utgör en del av byråns Reko-dokumentation utan att handläggaren behöver bygga om materialet inför revisionen.