Kundreskontra-mall automatiserad med AI

Programvaran som tar kundreskontran från utskickad faktura till bokförd inbetalning hos varje kund.

Låt AI-agenten sköta din kundreskontra

Fakturera kunder

"Skicka förra månadens kundfakturor för den här kunden från Fortnox. Hämta tidrapporter, leveransunderlag eller avtal från Outlook och underlagsmappen. Kontrollera att kundnummer, kundnamn, organisationsnummer, leveransperiod, momskod och bankgiro stämmer mot kundregistret. Sätt rätt OCR-nummer enligt byråns OCR-mall. Be mig om kundens egna faktureringsrutin om du inte hittar mönstret från föregående månad. Skicka inga fakturor utan mitt godkännande eftersom de går till externa mottagare. Sammanställ ett underlag till mig med antal fakturor, totalt belopp, eventuella avvikelser mot förra månadens faktureringsvolym och kunder som behöver extra granskning innan utskick sker."

Matcha inbetalningar

"Matcha förra månadens inbetalningar mot öppna fakturor för den här kunden i Visma eEkonomi via Bankgirots fil. Använd OCR-numret som primär nyckel, men när OCR saknas matcha mot kundnamn, belopp och datum. Använd byråns tröskel för automatisk matchning. Be mig var byrån sparar tröskelinställningarna om du inte hittar dem. Vid partiell matchning, pausa och fråga mig om vi delar inbetalningen eller väntar på kompletterande betalning. Bokför inga avskrivningar utan mitt godkännande. Skicka en sammanställning till handläggaren med matchade inbetalningar, partiella matchningar, eventuella förskott och poster som behöver handläggarens granskning inför nästa avstämningstillfälle."

Följa upp förfallet

"Följ upp förfallna kundfakturor för den här kunden i BL Administration för förra månaden. Bygg en åldersanalys: 1-30 dagar, 31-60, 61-90, över 90 dagar. Tillämpa kundens egen påminnelsepolicy: när första, andra och sista påminnelsen ska skickas och med vilken ton. Be mig om kundens påminnelsemallar om du inte hittar dem. Vid kunder med betalningsanmärkning eller känd betalningsplan, pausa och fråga mig om vi följer mallen eller hanterar manuellt. Skicka inga påminnelser utan mitt godkännande. Sammanställ läget till handläggaren med antal förfallna fakturor per åldersintervall, totalt utestående belopp och förslag på vilka kunder som bör eskaleras under nästa vecka."

Förbereda kravärenden

"Förbered kravärenden för den här kundens fakturor som passerat sista påminnelsen i Hogia. Sätt samman kravbrev enligt inkassolagens krav på god inkassosed med belopp, dröjsmålsränta, indrivningskostnad och tydlig varning om nästa steg. Be mig om byråns inkassopartner-mall om du inte hittar den senaste versionen. Skicka inget kravbrev till kunden utan mitt godkännande. När jag godkänt, skicka ärendet vidare till byråns inkassopartner och bokför inkassokostnaden på rätt konto i kundens reskontra. Spara dokumentationen i kundens akt och lämna en överlämning till handläggaren med antal kravärenden, totalt belopp och vilka kunder som har överklagat tidigare i historiken."

AI-agenten driver kundreskontran från faktura till betalning

Agenten skickar kundfakturan, bokför inbetalningar via OCR och driver kravflödet utan att handläggaren manuellt prickar av. Byrån betalar bara för granskning av undantag, inte för repetitiv reskontra. Det här är vägen till upp till 80% lägre kostnad att tjäna på en kundreskontra som idag äter timmar varje vecka.

Lär sig kundens kredit- och påminnelsepolicy

Standardiserade påminnelseflöden stör kundrelationen när varje kund har sin egen ton. Minded kommer ihåg när kunden vill skicka första påminnelse, hur den ska formuleras och vid vilket belopp inkasso aktualiseras. Knyt detta till indrivning och inkasso med AI så att hela kedjan från faktura till indrivning körs i samma flöde.

Kundreskontra över Fortnox, Visma och BL

En byrå för kundreskontran åt 30-200 kunder parallellt i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia varje arbetsvecka. Samma reskontrarutin går genom alla system, så handläggaren slipper hoppa mellan fyra olika gränssnitt under matchningen. Kombinera med bankavstämning med AI och kassaflödesprognos med AI så stänger reskontran kretsen mot likviditeten varje månad.

Hur matchar agenten inbetalningar utan OCR?

När OCR-numret saknas matchar agenten betalningen mot fakturan via kundnamn, belopp och datum. Den bygger på en tröskel som du satt: exakt belopp och samma kund matchas automatiskt, partiella matchningar markeras för granskning innan något bokförs. Saknas tydlig motsvarighet eskaleras posten till handläggaren med förslag på matchning.

Vad gör agenten med förskott från kund och deposition?

Inbetalningar utan motsvarande faktura läggs på kontot för förskott från kund och flaggas för uppföljning. När fakturan väl skickas matchar agenten förskottet mot fakturan. Depositioner hanteras enligt kundens praxis, antingen som skuld eller direkt mot tjänst. Vid oklarhet pausar agenten och frågar handläggaren om kontering före nästa bokföring.

Hur följs förfallna fakturor upp inför kravhantering?

Agenten driver påminnelseflödet enligt din kunds policy: första påminnelse, andra påminnelse, sista påminnelse med inkassovarning. Tonen och tidsintervallet följer policyn. När gränsen för kravhantering passeras pausar agenten och föreslår att ärendet eskaleras till inkasso, men beslutet om att skicka kravet ligger kvar hos handläggaren och kunden.

Hur efterlevs inkassolagens god inkassosed?

Påminnelser och kravbrev formuleras enligt inkassolagens krav på god inkassosed, med korrekta upplysningar om belopp, ränta och konsekvens vid utebliven betalning. Indrivningskostnader och dröjsmålsränta beräknas enligt lag och avtal. Inget kravbrev skickas utan handläggarens godkännande och Reko-loggen sparar varje steg som spårbar dokumentation.

Vad händer när en kund vill betala i annan valuta?

Vid betalning i annan valuta läser agenten valutan och tillämpar dagskursen från Riksbankens lista vid betalningsdatum. Kurseffekt mellan fakturadatum och betaldatum bokförs som valutakursvinst eller valutakursförlust enligt byråns kontoplan. Större avvikelser pausar agenten och frågar handläggaren om hanteringen passar kundens redovisningsval.