Leverantörsreskontra med AI på autopilot

Programvaran som tar leverantörsfakturan från ankomst till betald utan attestkö i Excel.

Låt AI-agenten sköta din leverantörsreskontra

Ta emot fakturor

"Ta emot förra månadens leverantörsfakturor för den här kunden i Fortnox. Hämta inkommande fakturor från Outlook, mottagningsmappen och Peppol-inkorgen, plocka ut leverantör, organisationsnummer, OCR-nummer, nettobelopp, momskod och förfallodag. Tillämpa byråns coding-style från tidigare månader. Be mig om kundens leverantörsregister om du inte hittar uppdaterad data. Vid leverantörer utan F-skatt och utfört arbete, pausa och fråga mig om vi gör skatteavdrag eller markerar fakturan för granskning. Skicka ingen bokföring vidare utan mitt godkännande. Sammanställ ett underlag till handläggaren med antal inkommande fakturor, totalt belopp och eventuella avvikelser jämfört med föregående månads volym för planering."

Driva attestflödet

"Driv attestflödet för den här kundens leverantörsfakturor i Visma eEkonomi för förra månadens fakturor. Skicka varje faktura till rätt attestant enligt kundens attestpolicy: belopp, avdelning och leverantörstyp avgör nivå. Vid fakturor över byråns tröskel kräver vi dubbel attest. Be mig var byrån sparar attestpolicyn om du inte hittar den senaste versionen. Skicka påminnelser till attestanter som inte svarat inom tröskeln, men eskalera inte utan mitt godkännande. Skicka en sammanställning till Slack med antal godkända, pausade och nekade fakturor, samt vilka attestanter som är försenade, totalt utestående attestbelopp och behöver handläggarens uppmaning för att tidsplanen ska hålla."

Skicka LB-fil

"Bygg betalningsförslaget och Bankgirot LB-filen för den här kundens godkända fakturor i BL Administration för förra månadens betalningsomgång. Inkludera fakturor med förfallodag inom nästa vecka. Kontrollera att OCR-nummer, plus- eller bankgiro och belopp stämmer mot leverantörsregistret. Stäm av totalbeloppet mot disponibelt saldo. Be mig om byråns betalningsregler om du inte hittar undantagslistan. Vid dubbletter eller belopp över tröskeln, pausa och vänta på mitt godkännande innan filen läggs i banken. Skicka en sammanställning till handläggaren med antal fakturor i förslaget, totalbelopp, eventuella avvikelser och fakturor som hålls kvar tills nästa körning."

Bokföra betalningar

"Bokför förra månadens leverantörsbetalningar för den här kunden i Hogia. Matcha varje banktransaktion mot bokförd leverantörsfaktura via OCR-nummer eller belopp. Bokför betalningen mot leverantörsreskontran och stäm av valutakurseffekter för utländska leverantörer. Be mig om byråns kontoplan för avrundningsdifferenser om du inte hittar mönstret. Vid betalningar utan motsvarande faktura, pausa och fråga mig om vi bokför som förskott till leverantör eller väntar på fakturan. Skicka en sammanställning till handläggaren med matchade betalningar, kvarstående obetalda fakturor, äldsta posten i reskontran, totalt skuldbelopp och eventuella valutakurseffekter som handläggaren bör kommentera inför nästa månadsrapport till kunden."

Automatisk leverantörsreskontra med AI-agenten

AI-agenten driver hela leverantörsreskontran: mottagning av faktura, attestkö, LB-fil och bokföring. Handläggaren tar bara undantagen, som leverantörer utan F-skatt, dubbletter och attest som dröjer. Byrån klarar fler kunder med leverantörsfakturor till upp till 80% lägre kostnad att tjäna, utan att skala upp bemanningen i samma takt.

Lär sig kundens attestpolicy

Generiska attestflöden funkar inte när varje kund har olika trösklar, attestanter och fördelningsregler. Minded kommer ihåg vilka attestanter som ska se vilka fakturor hos vilken kund och eskalerar enligt kundens policy. Knyt detta till fakturahantering med AI så hela ankomstdelen av reskontran körs i samma flöde mot kundens ERP.

Leverantörsreskontra över Fortnox, Visma och BL

En byrå för leverantörsreskontran åt 30-200 kunder parallellt i Fortnox, Visma eEkonomi, BL Administration och Hogia under samma vecka. Samma reskontrarutin går genom alla system. Kombinera med treasury management med AI och utläggshantering med AI så att leverantörsbetalningar ligger rätt i likviditetsbilden inför nästa månadsstart.

Hur ersätter Minded vår attestkö i Excel?

Agenten driver attestkön löpande i samma vy som leverantörsfakturan. Istället för en Excel-lista som handläggaren manuellt uppdaterar ser attestanten sina fakturor i sin egen kanal med ett enda klick för godkännande. Statusen syns i realtid och påminnelser går ut automatiskt vid fördröjningar utan att handläggaren behöver bevaka kön.

Hur skickas LB-filen till banken via Bankgirot?

Efter att alla fakturor i betalningsförslaget är godkända bygger agenten LB-filen enligt Bankgirots format. Den valideras mot disponibelt saldo, dubbletter och beloppströsklar innan handläggaren godkänner. Filen läggs i banken direkt eller hämtas av byråns ansvariga, men inget skickas iväg utan godkännande och loggning för Reko.

Vad gör agenten med leverantörer utan F-skatt?

Vid varje ny leverantör och vid varje faktura kontrollerar agenten F-skattestatus mot Skatteverkets register. Om leverantören saknar F-skatt och arbete utförts, föreslår agenten skatteavdrag enligt reglerna. Handläggaren godkänner avdraget innan betalning och bokföring sker. Kontrollen loggas så att Reko och bokföringslagen kan följas.

Hur hanteras förskott till leverantör och bonus?

Förskott till leverantör bokförs på avsett förskottskonto och flaggas för uppföljning tills slutfaktura kommer. Bonusar från leverantörer hanteras som rabatter eller övriga intäkter beroende på avtalets utformning. Vid oklarhet pausar agenten och frågar handläggaren om kontering för att inte fördela bonus felaktigt mellan resultat och balans.

Klarar agenten både Peppol BIS och PDF-fakturor?

Ja. Agenten tar emot Peppol BIS-fakturor och PDF-fakturor från samma inkorg och behandlar dem med samma kvalitetskontroll. Strukturerade Peppol-fält används direkt; PDF-fält läses ut och valideras mot leverantörsregistret. Mängden manuell handpåläggning blir samma oavsett hur fakturan kommer in till byrån.