Three-way matching com agentes de IA

Encomenda, guia de remessa e fatura conciliadas sem ler PDF a PDF.

Deixa o agente de IA fazer o matching

Procurar encomenda

"Procura a encomenda aprovada para esta fatura do período anterior deste cliente em Primavera. Lê a fatura no Outlook do cliente, identifica fornecedor, valor e número de encomenda referenciado. Cruza com encomendas em Google Drive e no ERP. Aplica o critério para fornecedores recorrentes sem número de encomenda explícito. Se a fatura não referencia encomenda mas o fornecedor é habitual, pergunta-me se procuro pela última em aberto. Pede-me por email a lista de encomendas aprovadas pendentes se a referência não bate. Antes de marcar a encomenda como correspondida, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve a encomenda encontrada, ou marca falha se não há candidata válida."

Validar guia

"Valida a guia de remessa correspondente à encomenda em Sage Portugal. Procura guia de remessa em Google Drive, no ERP ou no email do cliente. Cruza fornecedor, número de encomenda, unidades entregues e data efetiva. Aplica a tolerância do gabinete para diferenças por arredondamento, embalagem ou peso. Se há entrega parcial face à encomenda, pergunta-me como a documento: como entrega parcial ou como divergência. Pede-me por email onde guardamos as guias do cliente se não as encontras. Antes de aceitar a guia de remessa, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve a guia ligada, unidades entregues, unidades em falta e o motivo do desvio para revisão pelo contabilista certificado."

Comparar três documentos

"Compara fornecedor, valor, unidades, data e tolerância entre encomenda, guia de remessa e fatura deste cliente em PHC. Aplica três critérios em paralelo: fornecedor coincide, valor dentro da tolerância acordada, unidades dentro da tolerância de entrega aprovada. Se um dos três critérios falha, marca a fatura como bloqueada e devolve o motivo concreto: preço, quantidade ou fornecedor. Aplica o critério de tolerância do gabinete para diferenças por arredondamento. Se o motivo do bloqueio é ambíguo, pergunta-me se sigo o critério histórico do gabinete. Pede-me por email a tabela de tolerâncias por categoria se este não está acessível. Antes de aplicar o estado de bloqueio no ERP, pausa e espera pela minha aprovação."

Resolver bloqueios

"Resolve faturas bloqueadas no three-way match deste cliente em Toconline. Para diferenças de preço, propõe nota de crédito do fornecedor ou aceitação da diferença com aprovação. Para diferenças de quantidade, propõe ajuste de inventário com aprovação ou pedido de complemento ao fornecedor. Para fornecedor não bate, marca a fatura como suspeita e arquiva sem lançar. Aplica o critério histórico do gabinete por categoria. Se uma diferença material exige decisão executiva, pergunta-me a quem escalo no cliente. Pede-me em Outlook o contacto do interlocutor de compras do cliente se este não está arquivado. Antes de propor uma regularização ao fornecedor, pausa e espera pela minha aprovação."

Three-way matching automatizado por agentes de IA

Three-way matching automatizado por agentes de IA atravessa encomenda, guia de remessa, fatura recebida e bloqueios num só fluxo. O gabinete deixa de cruzar PDF a PDF para clientes com volume material de compras. Até 80% menos custo para servir, com tolerância de matching definida por carteira.

Three-way matching com critério do gabinete

Cada cliente tem tolerâncias próprias por categoria de inventário e por fornecedor. O agente memoriza essas regras por cliente e aplica-as consistentemente entre lotes, sem o gabinete reabrir a tabela a cada matching. Para o ciclo AP completo a jusante, liga este fluxo à automação de contas a pagar com IA.

Matching no ERP, sem PDF avulso

A SERP portuguesa mostra três PDFs separados que o gabinete cruza à mão. O agente faz o three-way match dentro de Primavera, Sage Portugal, PHC, Cegid Primavera ou Toconline. Para o reconhecimento de despesa a jusante, liga ao processamento de faturas com IA; para o controlo a montante, segue para a preparação de auditoria com IA.

Como faz o agente o three-way matching sem leitura manual?

O agente lê encomenda, guia de remessa e fatura. Cruza fornecedor, valor, unidades e data. Aplica a tolerância do gabinete por categoria. Marca diferenças por preço, quantidade ou fornecedor com motivo concreto. O contabilista certificado revê apenas exceções, em vez de cruzar PDF a PDF.

E quando a fatura não tem número de encomenda referenciado?

O agente procura pela última encomenda em aberto para esse fornecedor, com base no histórico do cliente. Marca a correspondência como provável e pede confirmação ao gabinete antes de aplicar. Para fornecedores recorrentes sem número, aplica o critério histórico. Para fornecedores novos, bloqueia até existir prova adicional de correspondência.

Como trata entregas parciais e diferenças de quantidade?

O agente compara unidades faturadas com unidades entregues na guia. Para entregas parciais, marca a fatura como parcial e mantém em aberto a parte por receber. Para diferenças fora da tolerância, propõe ajuste de inventário ou pedido de complemento. O gabinete decide antes de aceitar a fatura.

Funciona com Primavera, Sage Portugal, PHC e Toconline?

Sim. O agente segue o mesmo fluxo no ERP usado por cada cliente. Lê encomenda, guia e fatura, aplica three-way matching e propõe regularizações. Carteiras mistas funcionam, com tolerâncias aplicadas por cliente e por categoria. O gabinete não duplica procedimentos por programa.

Que registo fica para revisão posterior do gabinete?

O agente arquiva encomenda, guia de remessa, fatura, tolerância aplicada, motivo de bloqueio e regularizações. Junta a base de cálculo por linha e quem aprovou. Em revisão ou inspeção, o gabinete recupera o histórico do three-way matching do cliente sem refazer o cruzamento manual da época das faturas.