Balancete, regularizações e pasta de fecho, sem reabrir checklist do mês.
Deixa o agente de IA fazer o fecho
Cruzar balancete
"Cruza o balancete do período anterior deste cliente em Primavera com extratos bancários, faturas em aberto e folha de salários. Identifica contas com saldos por reconciliar, movimentos sem documento de suporte e regularizações pendentes do mês passado. Aplica a tolerância de fecho definida pelo gabinete. Se uma conta tem saldo material que não bate com o histórico, pergunta-me se sigo o critério do mês passado ou se abro uma exceção. Pede-me em Google Drive a folha de fecho do período anterior se há partidas arrastadas. Antes de propor regularizações no ERP, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve uma lista de contas a revisitar e o estado do balancete."
Calcular acréscimos
"Calcula acréscimos e diferimentos do período para este cliente em Sage Portugal. Identifica rendas, seguros, contratos de manutenção, comissões, juros e provisões com base no histórico do cliente. Aplica o critério contabilístico definido pelo gabinete: a percentagem do período, o vencimento e a conta de destino. Se uma rubrica nova aparece pela primeira vez, pergunta-me antes de a lançar como acréscimo. Pede-me em Outlook o contrato de fornecedor se há dúvida sobre o período de imputação. Antes de publicar lançamentos no ERP, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve a lista de acréscimos propostos, base de cálculo e conta de destino para revisão do contabilista certificado."
Fechar contas
"Fecha as contas do período anterior deste cliente em PHC após reconciliações e regularizações concluídas. Verifica que IVA, retenção na fonte, encargos com pessoal e Segurança Social estão lançados. Confirma que extratos bancários conciliam com a contabilidade até ao último dia do período. Se uma conta de movimento ficou aberta com saldo material, pergunta-me se a fecho na próxima sessão ou se devo escalá-la ao responsável. Pede-me em Slack a aprovação do contabilista certificado antes de bloquear o período. Antes de marcar o período como fechado, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve confirmação de fecho e lista de saldos transitados."
Preparar pasta
"Prepara a pasta de fecho do período anterior deste cliente em Toconline. Inclui balancete final, demonstração de resultados, balanço, mapa de regularizações, conciliações bancárias e ageing AR e AP. Junta um resumo das exceções resolvidas e das que ficaram em aberto, com a sua razão clara. Cruza com a folha de fecho do gabinete em Google Drive se ela existe. Se há pasta antiga incompleta, pergunta-me onde a guardamos para a anexar. Pede-me em Slack que valide a pasta antes da partilha com o cliente. Arquiva o ficheiro final em Google Drive, com versão anterior preservada para inspeção posterior pelo gabinete."
Fecho mensal automatizado por agentes de IA
Fecho mensal automatizado por agentes de IA elimina a checklist manual do encerramento mensal por cliente. O agente atravessa balancete, acréscimos e diferimentos, regularizações de fecho e pasta num só fluxo. Até 80% menos custo para servir quando o contabilista certificado revê exceções, não cada movimento.
Encerramento mensal por carteira mista
O agente memoriza o critério de fecho por cliente: tolerância, contas habituais, exceções recorrentes e estilo do contabilista certificado. Carteiras mistas com sociedades, ENI e clientes em programas diferentes seguem o mesmo fluxo. Para o ciclo de bancos a montante, liga este fluxo à conciliação bancária com IA.
Fecho no ERP, sem checklist em Excel paralelo
A SERP portuguesa está cheia de checklists de fecho em Excel. O agente trabalha dentro de Primavera, Sage Portugal, PHC, Cegid Primavera ou Toconline e fecha o período no ERP do cliente. Para o reporting a jusante, liga aos relatórios financeiros com IA; para o fecho de contas anual, segue para o fecho de contas anual com IA.
Como encaixa o fecho mensal numa carteira mista de clientes?
O gabinete separa pastas por cliente e o agente percorre o mesmo fluxo por cliente. Cruza balancete, calcula acréscimos, verifica regularizações e prepara a pasta de fecho. O contabilista certificado revê exceções e aprova o fecho, em vez de refazer o trabalho de baixo nível por cliente.
O encerramento mensal funciona em Primavera, Sage Portugal, PHC e Toconline?
Sim. O agente segue o mesmo fluxo no ERP usado por cada cliente. Lê balancete, propõe regularizações, fecha o período e arquiva a pasta. Multi-ERP fica resolvido por integração, em vez de obrigar o gabinete a manter procedimentos diferentes para cada programa de contabilidade do portfolio.
Que regularizações faz antes de fechar o período?
O agente identifica acréscimos, diferimentos, provisões, IVA, retenção na fonte e encargos com pessoal. Aplica o critério aprendido com o gabinete e propõe lançamentos. Movimentos com base nova ficam marcados para revisão. O gabinete decide caso a caso, em vez de aprovar lotes opacos sem motivo de exceção visível.
Fecha o período sem aprovação do contabilista certificado?
Não. O agente prepara o fecho, propõe regularizações e organiza a pasta. O bloqueio do período no ERP só acontece depois da aprovação explícita do contabilista certificado. Cada decisão de fecho fica registada com quem aprovou, para a pasta de fecho ficar pronta para inspeção posterior pelo gabinete.
Que pasta de fecho fica para o cliente e para o gabinete?
A pasta inclui balancete, demonstração de resultados, balanço, conciliações, regularizações aplicadas e ageing. Junta exceções resolvidas com a sua razão. Fica arquivada em Google Drive no dossier do cliente. Em caso de inspeção, o gabinete recupera o fecho do período sem refazer Excel da época do encerramento mensal.