Processamento de faturas com agentes de IA

Capta cada fatura recebida, valida e deixa pronta para contabilizar sem chasing.

Deixa o agente de IA fazer as faturas

Codificar faturas

"Codifica as faturas recebidas do período anterior para este cliente em Primavera. Lê a caixa de Outlook do cliente, extrai fornecedor, NIF, base, taxa de IVA, retenção na fonte se aplicável e vencimento. Aplica a codificação contabilística segundo o histórico do cliente e as correções do gabinete no último fecho. Se não encontras uma regra anterior, pergunta-me se mantenho o critério do período passado ou abro exceção. Pede-me um exemplo do coding do gabinete se o fornecedor é novo. Antes de publicares lançamentos, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve um resumo por email com faturas duvidosas e campos por completar."

Validar fornecedor

"Valida os dados fiscais dos fornecedores das faturas do período anterior para este cliente em PHC. Verifica NIF contra o formato da AT, taxa de IVA aplicável, isenções declaradas e retenção na fonte se o fornecedor é profissional liberal. Se o NIF parece mal escrito ou o enquadramento do fornecedor não está claro, pergunta-me antes de o marcar como válido. Não registes mudança de enquadramento sem a minha aprovação. Pede-me onde guarda o gabinete a lista de fornecedores com retenção se não encontras o documento. Devolve por email uma lista de fornecedores conformes, duvidosos e bloqueados."

Detetar duplicados

"Revê as faturas do período anterior em Moloni e deteta possíveis duplicados, notas de crédito e abonos. Compara número de documento, fornecedor, valor, data e referência anterior. Distingue nota de crédito formal (com campo de fatura original) de duplicado real. Se a coincidência é ambígua, pergunta-me se priorizo número de documento, valor ou data. Antes de marcar uma fatura como duplicada no ERP, pausa e espera pela minha aprovação. Pede-me uma amostra de como o gabinete marca notas de crédito se não encontras o padrão. Arquiva em Google Drive a lista com a decisão por fatura."

Preparar lote

"Prepara o lote de faturas do período anterior para validação SAF-T em Sage Portugal. Revê que cada fatura tem os campos exigidos pela AT: identificação do emitente, tipo de documento, base, taxa, contraparte, série, ATCUD e hash de assinatura. Se a série está fora de sequência ou falta ATCUD num documento, pergunta-me antes de o incluir no lote. Se o cliente está em comunicação periódica obrigatória ao SAF-T de faturação, separa o lote correspondente. Pede-me a última nota do gabinete sobre adaptações SAF-T se não a tens à mão. Arquiva o lote validado em Google Drive."

Processamento de faturas automatizado com IA

Processamento de faturas automatizado com IA tira o coding manual e a revisão campo a campo da carteira mista. A automatização baixa o custo para servir até 80% quando o agente aprende o critério do gabinete por cliente, faz captura de faturas e mantém o contabilista certificado na aprovação final.

Captura que aprende o coding do gabinete

A leitura de faturas IA não devia aplicar templates genéricos por fornecedor. O agente memoriza correções por cliente: contas habituais, tratamento de IVA, retenções recorrentes e exceções aprendidas no fecho. A fatura seguinte do mesmo fornecedor chega já codificada com o estilo do gabinete. Liga este passo à automação de contas a pagar com IA para fechar o ciclo até ao pagamento.

Uma superfície para Primavera, Sage, PHC, Moloni e Toconline

Um gabinete real leva clientes em Primavera, Sage Portugal, PHC, Cegid Primavera, Moloni, InvoiceXpress e Toconline sem aviso prévio. A captura escreve no ERP certo sem duplicar regras em cada software. Para a entrega ao Portal das Finanças e ao mecanismo de dedução, segue para o portal e-fatura com IA e para a conformidade de IVA com IA.

Como encaixa este fluxo se já usamos OCR de faturas?

O agente trabalha por cima das ferramentas de leitura. Não fica só na extração: revê fornecedor, NIF, IVA, retenção, duplicados e contexto contabilístico. A fatura chega já codificada, validada e pronta para revisão ou lançamento, sem obrigar o gabinete a abandonar o OCR atual.

Pode capturar faturas a partir de email e pastas partilhadas?

Sim. O agente recolhe faturas em caixas de correio, anexos e pastas documentais, classifica recebidas, emitidas, notas de crédito ou duplicados e prepara o fluxo por cliente. Ajuda quando o gabinete recebe documentos misturados de muitos clientes e precisa de ordenar o período antes de contabilizar.

Como valida NIF, IVA e retenção na fonte antes do lançamento?

O agente contrasta dados extraídos com regras por fornecedor, histórico contabilístico e critérios fiscais configurados. Sinaliza bases, taxas de IVA, retenção na fonte e NIF inconsistentes antes de chegar ao lançamento ou à declaração. A validação fica registada para revisão da equipa do gabinete.

Funciona com Primavera, Sage Portugal, PHC, Moloni, InvoiceXpress e Toconline?

Sim. O fluxo está pensado para carteiras mistas. Prepara dados, lançamentos, lotes ou revisões consoante o sistema usado por cada cliente, por exemplo entrada por Moloni ou InvoiceXpress e revisão final em Primavera, Sage Portugal, PHC ou Toconline.

Que trilho de auditoria fica para SAF-T PT e ATCUD?

O agente regista o que leu, o que corrigiu e quem aprovou cada exceção. Marca documentos sem ATCUD, séries inconsistentes e bases que não batem com o SAF-T PT antes de preparar o lote. O rasto serve para inspeções da AT e para o relatório anual do gabinete.