Captura cada talão e recibo verde sem reabrir folhas de despesas dos clientes.
Deixa o agente de IA fazer as despesas
Capturar talões
"Recolhe os talões do período anterior para este cliente em Moloni. Recebe imagens por email, anexos de Outlook, WhatsApp ou pasta partilhada. Extrai data, fornecedor, NIF, valor, taxa de IVA e categoria provável. Se a imagem for ilegível, marca para o cliente reenviar e regista o número de talões pendentes. Se uma despesa pode ser pessoal ou profissional, pergunta-me antes de classificar. Pede-me em Outlook a lista de cartões de empresa do cliente se não a tens. Antes de propor lançamentos no ERP, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve uma lista de talões classificados e talões em falta para o gabinete revê."
Aplicar política
"Aplica a política de despesas do cliente às despesas do período anterior em PHC. Verifica plafond de refeições, limite diário de ajudas de custo, IVA dedutível em deslocações e regras específicas por categoria. Se uma despesa ultrapassa o plafond ou cai fora da política, marca para revisão e propõe o tratamento contabilístico alternativo. Se a política do cliente não é clara num caso novo, pergunta-me antes de assumir. Pede-me por email a versão atualizada da política do cliente se há indícios de alteração. Antes de aplicar regras novas em lote, pausa e espera pela minha aprovação."
Validar recibos verdes
"Valida os recibos verdes recebidos do período anterior para este cliente em Sage Portugal. Para cada recibo, compara NIF, atividade declarada e regime fiscal do prestador com o histórico do cliente. Calcula a retenção na fonte aplicável segundo a categoria do recibo verde e a taxa em vigor. Se o prestador tem regime atípico ou se o valor diverge do histórico, pergunta-me antes de propor a contabilização. Pede-me a lista de prestadores recorrentes do cliente em Google Drive se não a tens. Antes de propor o lançamento da retenção na fonte, pausa e espera pela minha aprovação."
Lançar no ERP
"Lança as despesas validadas do período anterior para este cliente em Primavera. Aplica a categorização contabilística aprendida do gabinete, agrupa por centro de custo e cliente final, e separa despesas dedutíveis de não dedutíveis. Se um lançamento depende de informação fora do ERP, deixa-o em rascunho com a pergunta. Pede-me em Google Drive a estrutura de centros de custo do cliente se há alterações. Antes de publicar lançamentos definitivos, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve por email um resumo com despesas lançadas, despesas em revisão e despesas bloqueadas, com motivo de cada bloqueio para revisão."
Gestão de despesas sem folha de Excel paralela
Gestão de despesas sem folha de Excel paralela elimina a transcrição manual de talões e recibos verdes. O agente captura, classifica, valida limites e arquiva. O custo para servir cai até 80% quando o software de gestão de despesas respeita a aprovação do contabilista certificado, em vez de saltar controlos.
Memoriza a política de despesas de cada cliente
Cada cliente tem a sua política: limites de ajudas de custo, plafond por categoria, IVA dedutível em deslocações e refeições. O agente guarda essa política e aplica-a em massa. Para a fase de pagamento, liga este fluxo à automação de contas a pagar com IA.
Mapas no ERP, em vez de Excel paralelo
A SERP portuguesa está cheia de templates Excel. O agente escreve o mapa do período dentro de Primavera, Sage Portugal, PHC ou Toconline. Para o tratamento de recibos verdes do lado da remuneração, segue para o processamento de salários com IA; para o coding a montante, liga ao processamento de faturas com IA.
Como tratam-se talões fotografados pelo cliente em telemóvel?
O cliente envia o talão por email, WhatsApp ou pasta partilhada. O agente extrai data, valor, IVA e fornecedor, classifica por categoria de despesa e marca documentos ilegíveis para o cliente os reenviar. O gabinete revê só as exceções, sem ter de transcrever cada talão manualmente.
Como valida o agente os recibos verdes e a retenção na fonte?
Para cada recibo verde, o agente compara o NIF, a atividade declarada e o regime fiscal do prestador com o histórico do cliente. Calcula a retenção na fonte aplicável, marca casos atípicos para revisão e propõe a contabilização sem ter de obrigar o gabinete a abrir cada recibo no portal.
Como aplica políticas diferentes para sociedades e ENI?
Cada cliente tem a sua política guardada: limites de ajudas de custo, plafond por categoria, regras de IVA dedutível em deslocações e refeições. O agente aplica a política correta ao classificar e marca despesas fora da política para o contabilista certificado decidir antes de contabilizar.
O cliente continua a enviar Excel ou o agente substitui o ficheiro?
O cliente pode continuar a enviar Excel se quiser. O agente lê os mapas em Excel para controlo de despesas, normaliza os dados e contabiliza no ERP do cliente. Ao mesmo tempo, propõe ao cliente uma captura por email ou WhatsApp para eliminar a folha paralela no período seguinte.
Que arquivo fica para inspeção da AT?
Cada talão e recibo verde fica arquivado em PDF no dossier do cliente com os metadados de classificação e a referência ao lançamento contabilístico. Em caso de inspeção, o gabinete recupera a despesa, o talão e a regra aplicada sem reconstruir o histórico em Excel paralelo.