Dossier vivo para o ROC sem reconstruir o exercício no último momento.
Deixa o agente de IA fazer a preparação
Montar dossier
"Atualiza o dossier de auditoria deste cliente em Primavera para o exercício em curso. Inclui balanço, demonstração de resultados, mapa de fluxos de caixa, contratos relevantes, comunicações com a AT, justificações de saldos materiais e demonstrações fiscais. Marca os elementos alterados desde a última atualização. Se um documento tem alteração relevante face ao exercício anterior, pergunta-me antes de o substituir. Pede-me em Google Drive a estrutura do dossier definida pelo gabinete se há novidades. Antes de fechar a versão do mês, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve uma lista de elementos atualizados, em falta e por validar pelo contabilista certificado."
Circularizar saldos
"Prepara a circularização de saldos materiais deste cliente em Sage Portugal para o exercício em curso. Identifica clientes e fornecedores com saldo acima do limiar definido pelo ROC, gera o pedido individual e envia por email a partir do Outlook do gabinete. Regista respostas, valida confirmação ou discrepância e marca casos por reenviar. Se um cliente é sensível ou contesta o saldo, pergunta-me antes de reenviar. Pede-me em Google Drive a tabela de contactos atualizada do cliente se há divergências. Antes da segunda ronda de pedidos, pausa e espera pela minha aprovação."
Justificar contas
"Justifica as contas com saldos materiais e saldos antigos por reconciliar deste cliente em PHC. Puxa o histórico de lançamentos, identifica o último movimento, procura documentação de suporte em Google Drive e nas comunicações com o cliente. Propõe justificação ou correção contabilística e marca os casos para revisão. Se um saldo antigo tem documento em falta, pergunta-me antes de o classificar como conta a regularizar. Pede-me em Google Drive a justificação preparada no exercício anterior se está em continuidade. Antes de finalizar a justificação, pausa e espera pela minha aprovação."
Responder ao ROC
"Trata os pedidos do ROC recebidos no Outlook durante o trabalho de campo para este cliente em Toconline. Para cada pedido, puxa o documento relevante, prepara o anexo de resposta, lança a referência ao dossier de auditoria e arquiva tudo no repositório do gabinete. Se o pedido requer informação que ainda está em recolha, pergunta-me antes de responder com pendente. Pede-me em Outlook a credencial do ROC para o repositório partilhado se ainda não a tens. Antes do envio da resposta ao ROC, pausa e espera pela minha aprovação. Arquiva cada troca no dossier."
Dossier de auditoria sem reabrir pastas
Dossier de auditoria sem reabrir pastas vem de manter a preparação de auditoria viva ao longo do exercício, em vez de a reconstruir nos meses finais. O agente puxa documentos, responde a pedidos do auditor e arquiva trilho, com até 80% menos custo para servir cada revisão.
Dossier vivo ao longo do exercício
O dossier de auditoria deixa de ser uma maratona de fim de ano. O agente atualiza balanço, contratos e justificações mês a mês, e o gabinete chega ao trabalho de campo com material organizado. Para o relatório periódico que sustenta o dossier, liga este fluxo ao relatório financeiro com IA.
Pedidos do ROC tratados como inbox, sem ficheiros perdidos
Cada pedido do ROC entra como tarefa no agente, com documento, lançamentos e contexto agregados. O gabinete responde sem reabrir três pastas por questão. Para o trabalho fiscal a montante, segue para a conformidade de IVA com IA; para o controlo interno do cliente do gabinete, liga ao compliance management com IA.
Como mantém o dossier de auditoria vivo durante o ano?
O agente atualiza o dossier do ROC ao longo do exercício: balanços, demonstrações, contratos relevantes, justificações de saldos materiais, comunicações com a AT. Cada mês adiciona o novo material e marca alterações face ao exercício anterior, em vez de obrigar o gabinete a reconstruir o dossier no fim.
Como circulariza saldos de clientes e fornecedores?
O agente prepara os pedidos de circularização, envia por email aos clientes e fornecedores materiais e regista as respostas. Marca discrepâncias face ao saldo contabilístico do exercício e prepara a justificação para o ROC. O gabinete revê os casos sensíveis antes de enviar qualquer pedido fora do habitual.
Como justifica contas com saldos antigos por reconciliar?
Quando uma conta tem saldo antigo, o agente puxa o histórico de lançamentos, identifica o último movimento e procura documentação de suporte. Propõe justificação ou correção e marca para revisão do contabilista certificado. Cada saldo antigo fica documentado para o dossier de auditoria, mesmo que não regularize no exercício.
Como responde a pedidos do ROC durante o trabalho de campo?
Os pedidos do ROC entram como inbox no agente. Para cada pedido, o agente puxa documentos, lançamentos contabilísticos, comunicações fiscais e contratos relevantes, prepara o anexo de resposta e arquiva tudo no dossier. O gabinete revê e envia ao ROC sem refazer trabalho que já foi feito no ano.
Funciona com Primavera, Sage Portugal, PHC e Toconline para o dossier?
Sim. O agente trabalha no ERP usado por cada cliente do gabinete e arquiva o dossier em Google Drive ou repositório do gabinete. Carteiras mistas funcionam: clientes em Primavera, Sage Portugal, PHC e Toconline ficam com o mesmo formato de dossier, sem o gabinete reescrever templates por cliente.