Do emissão de fatura à cobrança e à regularização de créditos, num só fluxo.
Deixa o agente de IA tratar dos recebimentos
Emitir faturas
"Emite as faturas pendentes do período anterior para este cliente em Moloni. Lê pedidos no CRM, anexos de Outlook ou pasta partilhada. Extrai cliente final, descrição, quantidade, valor, taxa de IVA, retenção na fonte se aplicável e referência da encomenda. Aplica a série e o ATCUD ativos. Se o cliente final é novo ou se faltam dados fiscais, pergunta-me antes de emitir. Pede-me em Outlook a tabela de preços atualizada se há indícios de alteração. Antes de emitir e enviar a fatura por email, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve uma lista de faturas emitidas, em rascunho e bloqueadas para revisão do gabinete."
Comunicar ao portal
"Comunica as faturas emitidas do período anterior para este cliente em InvoiceXpress, ao SAF-T do Portal das Finanças. Verifica série, ATCUD e hash de assinatura antes da comunicação periódica obrigatória. Marca documentos sem ATCUD e séries fora de sequência. Se uma comunicação falhar por erro do portal, pergunta-me antes de reenviar para evitar duplicação. Pede-me a credencial do cliente para o Portal das Finanças se ainda não a tens. Antes de submeter a comunicação, pausa e espera pela minha aprovação. Arquiva o recibo de comunicação em Google Drive, com o código atribuído pela AT."
Perseguir cobranças
"Persegue cobranças em atraso do período anterior para este cliente em Sage Portugal. Aplica a cadência guardada para cada cliente final: prazos, canais (email, telefone, MB Way para particulares), tom e limite de tentativas. Envia lembretes escalados e regista respostas. Quando o devedor reclama ou pede plano de pagamento, marca para revisão e não escala. Pede-me por email que valide os casos sensíveis antes de qualquer escalada formal. Antes de enviar qualquer carta de incumprimento, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve um relatório com cobranças resolvidas, em curso e bloqueadas."
Regularizar crédito
"Identifica créditos elegíveis para regularização ao abrigo do CIVA artigo 78.º no período anterior para este cliente em Primavera. Cruza antiguidade da fatura, valor, situação do devedor e prazos legais. Prepara a documentação de suporte e calcula o IVA a regularizar a favor do sujeito passivo. Se um crédito ainda não cumpre os prazos, marca a data de elegibilidade para o próximo período. Pede-me em Google Drive a comunicação formal ao devedor se não a tens. Antes de propor o lançamento da regularização, pausa e espera pela minha aprovação do contabilista certificado."
Até 80% menos custo por ciclo AR
Até 80% menos custo por ciclo AR vem de o agente conduzir emissão, comunicação ao Portal das Finanças, lembretes e regularização sem o gabinete reabrir folhas paralelas. A automação de contas a receber baixa o custo quando o mesmo agente atravessa o ciclo, em vez de o partir entre ferramentas.
Calendário fiscal de AR embebido por cliente
Cada cliente final tem prazos próprios: emissão, comunicação ao Portal das Finanças, datas de regularização ao abrigo do artigo 78.º e fecho de IVA. O agente mantém o calendário e devolve alertas por cliente. Liga este fluxo às cobranças com IA para a operação do dia-a-dia.
AR no ERP, sem ficheiros de cobrança paralelos
O gabinete deixa de manter Excel de cobrança paralelo. O agente emite no programa certificado de cada cliente (Moloni, InvoiceXpress, Toconline) e lança no ERP de contabilidade (Primavera, Sage Portugal, PHC). Para a entrada de caixa, segue para a conciliação bancária com IA; para o coding a montante, liga ao processamento de faturas com IA.
Como emite faturas a partir de pedidos do CRM ou do email?
O agente lê pedidos no CRM, no Outlook ou em pastas partilhadas, extrai cliente final, descrição, valor, taxa de IVA e referência. Cria a fatura no programa de faturação certificado do cliente, envia por email e arquiva o comprovativo. Antes de emitir, o gabinete aprova quando o cliente é novo.
Como persegue cobranças sem irritar o cliente final?
Cada cliente tem uma cadência guardada: prazos, canais, tom e limite de tentativas. O agente envia lembretes escalados, regista respostas e marca para revisão quando o devedor reclama ou pede plano de pagamento. O gabinete revê os casos sensíveis antes de qualquer escalada formal.
O agente regulariza créditos incobráveis ao abrigo do CIVA artigo 78.º?
Sim. O agente identifica créditos elegíveis para regularização ao abrigo do CIVA, prepara a documentação de suporte e calcula o IVA a regularizar. Marca créditos que ainda não cumprem os prazos legais e propõe a peça documental. O contabilista certificado aprova antes do lançamento.
Funciona com Primavera, Sage Portugal, PHC, Moloni, InvoiceXpress e Toconline?
Sim. O agente emite no programa de faturação certificado usado por cada cliente e lança no ERP de contabilidade do gabinete. Carteiras mistas funcionam: um cliente emite em Moloni e a contabilidade fica em Primavera; outro emite em InvoiceXpress e a contabilidade em Sage Portugal.
Que indicadores devolve sobre DSO e prazos médios?
O agente calcula DSO, prazo médio de cobrança, taxa de incobráveis e antiguidade de saldos por cliente final. Devolve um painel por cliente do gabinete em Google Drive, com comparação face ao período anterior e alertas para devedores fora do padrão de pagamento habitual.