Da fatura ao pagamento SEPA, sem saltos manuais entre OCR, banco e ERP.
Deixa o agente de IA tratar das contas
Codificar faturas
"Codifica as faturas recebidas do período anterior para este cliente em Primavera. Lê as faturas no Outlook do cliente, deteta fornecedor, NIF, base, IVA, retenção na fonte se aplicável e vencimento. Aplica a codificação contabilística segundo o histórico do cliente e as correções do gabinete. Se uma conta contabilística não está clara, pergunta-me se sigo o critério do período passado ou se abro uma exceção. Antes de publicar lançamentos, pausa e espera pela minha aprovação. Devolve um resumo por email com faturas duvidosas, duplicadas e pendentes de documento de suporte para que o gabinete revê as exceções."
Three-way matching
"Faz o three-way matching das faturas do período para este cliente em PHC, contra encomenda e guia de remessa. Procura encomendas aprovadas e guias de remessa em Google Drive, compara fornecedor, valor, unidades, data e tolerância. Se faltar uma guia de remessa, pergunta-me onde a guardamos ou a quem a peço. Se a verificação falhar por preço, quantidade ou fornecedor, não contabilizes a fatura. Espera pela minha aprovação antes de a marcar como conforme. Publica em Google Drive um relatório com coincidências, exceções e motivo do bloqueio para o contabilista certificado rever antes do fecho."
Pagamento SEPA
"Prepara a remessa SEPA pain.001 para as faturas aprovadas do período em Sage Portugal. Exclui faturas sem three-way matching, vencimentos em disputa e fornecedores novos sem validação bancária. Se não encontras o limiar de aprovação do gabinete, pergunta-me antes de gerar o ficheiro de pagamento. Agrupa por cliente, data de vencimento e IBAN. Antes de enviar nada ao banco, pausa: sem pagamento sem aprovação explícita do contabilista certificado. Devolve o ficheiro, a lista de fornecedores e qualquer alteração de conta bancária detetada para revisão antes da entrega ao banco do cliente."
Conciliar pagamentos
"Concilia os pagamentos a fornecedores do período em Toconline contra as faturas em aberto. Se a conta bancária do cliente ainda não está ligada via agregador, pergunta-me para a ligares antes de começar. Emparelha remessas SEPA, transferências individuais e comissões bancárias com as respetivas faturas. Quando uma referência é ambígua, pergunta-me se priorizo fornecedor, valor ou data valor. Não fechas partidas com diferenças materiais sem a minha aprovação explícita. Arquiva comprovativo, fatura e conciliação em Google Drive e deixa uma lista de partidas em aberto, com motivo claro de cada exceção."
Contas a pagar automatizadas por agentes de IA
Contas a pagar automatizadas por agentes de IA poupam o gabinete até 80% no custo para servir. Os agentes capturam, codificam, fazem three-way matching, geram SEPA pain.001 e conciliam num só fluxo. A automação respeita o estilo contabilístico de cada cliente em Primavera, Sage Portugal e Toconline.
AP de ponta a ponta, sem saltos
O software de contas a pagar típico separa OCR, aprovação, banco e ERP. Um fluxo completo liga captura, coding, three-way matching, aprovação, pagamento e conciliação, com cada salto registado. Para o coding a montante, liga este fluxo ao processamento de faturas com IA e à conciliação bancária com IA.
AP que aprende o coding do gabinete
A IA para gabinetes de contabilidade não devia aplicar um template genérico por fornecedor. Tem de aprender o estilo contabilístico por cliente: contas habituais, tratamento de IVA, exceções recorrentes e critérios do contabilista certificado. A automação do ciclo respeita como o gabinete trabalha, mesmo quando a carteira mistura sociedades, ENI e clientes em gestão de despesas com IA.
Como encaixa esta automação numa carteira mista de clientes?
O gabinete separa caixas de correio por cliente, o agente extrai dados das faturas, propõe codificação contabilística e deixa trilho de auditoria por cliente. O responsável revê exceções e não cada documento. Funciona bem quando a carteira mistura sociedades, ENI e clientes em programas diferentes.
Pode o agente automatizar faturas recebidas em Primavera, Sage Portugal, PHC, Moloni e Toconline?
Sim. O agente trabalha com documentos e dados destas ferramentas, além de email e pastas partilhadas. O objetivo é preparar a fatura com fornecedor, taxas, vencimento, conta contabilística e estado de aprovação antes de a entregar ao ERP usado por cada cliente.
Que validações faz antes de propor um pagamento ao fornecedor?
O agente verifica dados fiscais, duplicados, vencimentos, valores, aprovações pendentes e coerência com encomenda e guia de remessa quando existem. No three-way matching marca a diferença e o motivo. A equipa decide sobre incidências concretas, em vez de lotes inteiros sem contexto de suporte.
Como gera SEPA pain.001 e respeita os controlos do banco?
O agente prepara o ficheiro ou a proposta SEPA pain.001 com beneficiário, descritivo, IBAN e valor validados. A autorização final fica no circuito do cliente e na entidade bancária. Não substitui controlos do banco, documenta o processo prévio e as aprovações para inspeções posteriores.
Que limites tem o agente para fornecedores novos ou alterações de IBAN?
Fornecedores novos e alterações de IBAN obrigam a aprovação explícita antes de qualquer pagamento. O agente compara a alteração com o histórico do cliente, marca pedidos atípicos e pode pedir uma confirmação adicional ao contabilista certificado antes de incluir o fornecedor no próximo SEPA pain.001.