De software die elke factuur tegen bestelbon en pakbon legt zonder Excel-controle.
Laat de AI-agent jouw drie-zijdige matching uitvoeren
Bestelbon koppelen
"Koppel de inkoopfacturen van de afgelopen maand aan de bijbehorende bestelbon voor deze klant in Exact Online. Lees bestelbonnen, openstaande facturen en eventuele kortingsregels uit het klantdossier en Google Drive. Vergelijk per regel leverancier, factuurnummer, artikelcode, hoeveelheid en prijs tegen de bestelbon. Voor terugkerende leveranciers gebruik je het eerder geleerde matchpatroon. Vraag mij om het bestelbon-archief als je een bestelbon niet kunt traceren. Vraag mij om de gebruikte productcoderingsstructuur als artikelcodes ambigu zijn. Voor het inboeken van een gekoppelde factuur pauzeer en wacht op mijn goedkeuring per partij. Lever een overzicht met gekoppelde, twijfelende en ongekoppelde facturen."
Pakbon vergelijken
"Vergelijk pakbonnen en goederenontvangsten met inkoopfacturen voor deze klant in AFAS over de afgelopen maand. Lees pakbonnen uit Google Drive of het magazijnsysteem, vergelijk leverancier, aantallen, leverdatum en eventuele afgekeurde leveringen. Bij ontbrekende pakbon markeer je de regel en vraag mij waar de bon wordt bewaard of bij wie ik die moet opvragen. Vraag mij om eerdere correcties voor deze leverancier als je een terugkerend retourpatroon herkent. Voor het sluiten van een match met afgekeurde levering pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een rapport in een rapport met aantallen-mismatches, afgekeurde leveringen en geplande vervolgactie per regel."
Tolerantie toetsen
"Toets de drie-weg matches voor deze klant in Twinfield aan de tolerantiematrix van het kantoor. Past per regel de juiste prijs-, hoeveelheids- en levertijdtolerantie toe op basis van leverancierscategorie. Markeer regels die de tolerantie overschrijden en classificeer ze: prijsafwijking, kwantiteitsafwijking of levertijdafwijking. Vraag mij om de tolerantiematrix als die niet uit het klantbeleid blijkt. Vraag mij om de afspraken met een nieuwe leverancier als je geen tolerantie kunt vaststellen. Voor wijzigingen aan de matrix pauzeer en wacht op mijn goedkeuring per categorie. Lever een overzicht met overschrijdingen, onderbouwing en geplande vervolgactie."
Vrijgave klaarzetten
"Zet de geslaagde drie-weg matches voor deze klant in Snelstart klaar voor vrijgave en boeking volgens het goedkeuringsbeleid van de klant: een, twee of drie ogen. Verzamel onderbouwing per factuur: bestelbon, pakbon, factuurnummer, leverancier en bedrag. Voor uitzonderingen die handmatige vrijgave vragen, markeer de regel en noteer in het rapport. Vraag mij om het goedkeuringsbeleid als die niet uit de klantkaart blijkt. Vraag mij om eerdere afwijkende vrijgavegevallen als je een terugkerend patroon herkent. Voor het inboeken van een vrijgegeven factuur pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een vrijgave-overzicht met status per regel."
Geautomatiseerde drie-zijdige matching met AI-agenten
AI-agenten koppelen inkoopfactuur, bestelbon en pakbon per klant, controleren prijs, hoeveelheid en tolerantie en blokkeren afwijkingen voor publicatie. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op de uitzonderingen, prijsverschillen en nieuwe leveranciers beslist en niet op iedere regel van iedere bestelbon.
Matching die het inkooppatroon van de klant herkent
Standaard matching werkt op exacte velden en breekt bij terugkerende kortingsregels of seizoenspatronen. Minded leert per klant en per leverancier het inkooppatroon: vaste afspraken, terugkerende kortingen, tolerantie-categorieën en typische afgekeurde leveringen. Combineer deze stap met het crediteurenproces met AI zodat geslaagde matches direct doorlopen naar betaalbaarstelling en SEPA-batch.
Eén matching-flow voor verschillende industrieën
Een boekhoudkantoor heeft klanten in handelsondernemingen, productiebedrijven en bouwsector met verschillende inkoop-en-leveringsroutines. Dezelfde matching-flow draait per klant en past de juiste categorie toe: drie-weg voor goederen, twee-weg voor diensten. Voor de doorloop naar het grootboek koppelt deze flow door naar het boekjournaal met AI zodat vrijgegeven facturen op het kantoor-rekeningschema landen. Sluit deze flow aan op factuurverwerking met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Wat zijn de stappen in een drie-zijdige matching?
De agent zoekt de bestelbon, pakbon en factuur voor elke inkoop, vergelijkt leverancier, aantallen, prijs en kortingsregels en past de tolerantiematrix toe. Geslaagde matches gaan klaar voor vrijgave; afwijkingen komen op de uitzonderingenlijst voor de boekhouder met onderbouwing per regel.
Hoe wordt de tolerantiematrix per klant ingesteld?
Per klant en per leverancierscategorie definieert het kantoor toleranties voor prijs, hoeveelheid en levertijd. De agent leest de matrix uit het klantbeleid en past hem toe; voor nieuwe leveranciers vraagt hij vooraf om de tolerantie. Wijzigingen vereisen goedkeuring door de verantwoordelijke accountant.
Wat gebeurt er bij een prijs- of kwantiteitsafwijking?
Bij prijsafwijking buiten de tolerantie pauzeert de agent en markeert de regel voor onderbouwing. Bij kwantiteitsafwijking wordt de pakbon teruggekoppeld voor controle op terugzending of suppletie. De factuur wordt niet ingeboekt tot de afwijking is opgelost; vrijgave blijft bij het kantoor.
Werkt drie-zijdige matching ook bij dienstverlening?
Bij dienstverlening vervalt de pakbon en wordt de matching twee-zijdig: bestelbon tegen factuur. De agent past dit per klant aan op basis van de inkoopcategorie. Voor uren-gebaseerde facturen kan een tijdregistratie worden ingelezen als derde matchcomponent, vergelijkbaar met een pakbon.
Hoe verloopt de vrijgave na een geslaagde match?
Na een geslaagde match zet de agent de factuur klaar voor vrijgave en boeking volgens het goedkeuringsbeleid van de klant: een, twee of drie ogen. Niets wordt definitief geboekt zonder de afgesproken goedkeuringsstappen. Vrijgegeven facturen stromen door naar de SEPA-batch voor betaling.