De software die elke salarisrun controleert en de loonaangifte op tijd indient.
Laat de AI-agent jouw loonadministratie uitvoeren
Mutaties verzamelen
"Verzamel de variabele loonmutaties voor de salarisrun van deze klant in Nmbrs. Lees het mutatiekanaal van de klant uit Outlook of een gedeeld formulier, identificeer ziekmeldingen, verlofuren, overuren, declaraties en cao-mutaties van de afgelopen periode. Vergelijk met de mutaties van de vorige periode en signaleer afwijkingen. Als een mutatie ontbreekt op basis van een terugkerend patroon, vraag mij of ik herinner of doorga zonder. Vraag mij om de standaard mutatiebrief als je het sjabloon van het kantoor niet vindt. Voor mutaties die de cao-bandbreedte overschrijden pauzeer je en wacht op mijn goedkeuring. Lever een mutatieoverzicht in een rapport voor de salarisbeheerder."
Salarisrun draaien
"Draai de salarisrun voor deze klant in AFAS Salaris. Werk de mutaties bij die zijn vrijgegeven, bereken bruto-netto met cao-bedragen, toeslagen, pensioenpremies, ZVW en loonheffing. Vergelijk de uitkomst per werknemer met de vorige periode op afwijkingen groter dan drie procent en markeer ze voor controle. Als een mutatie tot een afwijking leidt die niet uit het mutatieoverzicht volgt, pauzeer en vraag mij om de onderbouwing. Vraag mij om de cao-uitleg als de eindheffingsregel ambigu blijkt. Niets gaat naar werknemers zonder mijn goedkeuring per loonstrook. Lever een overzicht met de afwijkingen, totalen en handmatige actiepunten."
Loonaangifte indienen
"Bereid de loonaangifte voor deze klant in Loket voor en plan indiening bij de Belastingdienst. Verzamel loonheffing, premies werknemersverzekeringen, ZVW-bijdrage en eindheffingsregels op basis van de vrijgegeven salarisrun. Controleer of correcties op een eerdere periode meelopen. Vraag mij om de actuele machtiging als je geen geldige aansluiting met de Belastingdienst vindt. Vraag mij om de kantoorlijst met klanten met uitstel als je een afwijkende indieningsdatum tegenkomt. Voor correcties op een afgesloten periode pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Stuur de aangifte naar de Belastingdienst pas na mijn definitieve vrijgave. Lever de indieningsbevestiging via Outlook door en archiveer een loonaangifteoverzicht inclusief betalingsdeadline in het klantdossier."
Journaal doorzetten
"Bouw de loonjournaalpost voor de salarisrun van deze klant en zet hem door naar Twinfield. Stel grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecttoewijzingen op uit de salarisrun en koppel ze aan het rekeningschema van de klant. Vraag mij om de afspraken met de klant over projecttoewijzing als je een onduidelijke kostendrager tegenkomt. Vraag mij om de meest recente eindheffingsregels van het kantoor als je een nieuwe rubriek tegenkomt. Voor het definitief boeken pauzeer je en wacht op mijn goedkeuring, omdat de loonkosten naar de jaarrekening doorlopen. Archiveer de journaalpost in Google Drive samen met de salarisrunbevestiging."
Tot 80% lagere kosten per loonrun
AI-agenten draaien de loonadministratie per klant: mutaties verzamelen, salarisstroken voorbereiden, loonjournaal boeken en de aangifte loonheffingen klaarzetten. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen uitzonderingen op CAO, eindheffing en nieuwe contracten beoordeelt en niet iedere mutatie afzonderlijk hoeft te coderen.
Loonregels die de cao en het kantoor kennen
Standaard payroll-tools vereisen handmatige cao-updates en kantoorspecifieke regels in losse Excel-bestanden. Minded leest de cao van iedere klant, past wijzigingen op de effectiviteitsdatum toe en onthoudt de kantoorregels voor eindheffing, projecttoewijzing en pensioen. Combineer deze stap met de maandafsluiting met AI zodat loonkosten en grootboek synchroon blijven.
Eén loonflow voor AFAS Salaris, Nmbrs en Loket
Een echt boekhoudkantoor draait klanten tegelijk in AFAS Salaris, Nmbrs en Loket, zonder dat de keuze van het pakket de werkwijze bepaalt. Dezelfde loonroutine draait per klant in het juiste pakket en eindigt bij dezelfde Belastingdienst-indiening. Verbind deze stap met het boekjournaal met AI zodat de loonjournaalpost meteen op het kantoor-rekeningschema landt. Sluit deze flow aan op statutaire rapportage met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe verzamelt de AI-agent variabele mutaties zonder Excel?
De agent leest het mutatiekanaal van iedere klant: e-mailberichten, een gedeeld formulier of een directe upload. Hij identificeert ziekmeldingen, verlofuren, overuren, declaraties en cao-mutaties en zet ze klaar voor verwerking. Bij ontbrekende mutaties stuurt hij een herinnering naar de contactpersoon van de klant.
Wat controleert de agent voor de salarisrun de loonstrook uitgaat?
De agent vergelijkt de salarisrun met de vorige periode op afwijkingen groter dan een ingestelde drempel, controleert cao-bedragen, toeslagen, eindheffingsregels en pensioenpremies. Verschillen die niet uit een mutatie volgen worden gemarkeerd voor onderbouwing voordat de loonstroken naar werknemers van de klant gaan.
Hoe wordt de loonaangifte ingediend bij de Belastingdienst?
Na vrijgave van de salarisrun stelt de agent de loonaangifte op met loonheffing, premies, ZVW-bijdrage en eindheffing. Hij dient via het kanaal van Nmbrs, Loket of AFAS in en archiveert de bevestiging. De boekhouder krijgt het indieningsbewijs in een rapport.
Hoe gaat Minded om met de AOW-leeftijd, cao-wijzigingen en pensioen?
De agent monitort de AOW-leeftijd per werknemer en stelt aanpassingen voor in tarief en premies. Cao-wijzigingen worden per cao geladen en op effectiviteitsdatum toegepast. Pensioenrapportages volgen het regelgevingsschema van de pensioenuitvoerder, met automatische signalering bij wijzigingen in deelnemerschap.
Hoe koppelt de loonjournaalpost naar het boekhoudpakket?
Na de loonaangifte stelt de agent de journaalpost op met grootboekrekeningen, kostenplaatsen en eventuele projecttoewijzingen. De post wordt naar Twinfield, Exact Online, Yuki of AFAS doorgezet, met onderbouwing per loonbestanddeel en met onderscheid tussen vaste en variabele loonkosten. De boekhouder controleert voor het definitief boeken.