De software die elke maandafsluiting draagt en de jaarrekening soepel voorbereidt.
Laat de AI-agent jouw maandafsluiting uitvoeren
Boekstukken coderen
"Codeer de boekstukken van de afgelopen maand voor deze klant in Twinfield. Lees inkomende post uit Outlook in, herken leverancier, btw-identificatienummer, netto bedrag, btw-tarief en vervaldatum. Pas de coderingslogica van de klant toe op basis van vorige correcties en de RGS-mapping die het kantoor hanteert. Als een grootboekrekening niet duidelijk is, vraag mij of ik de regel uit de vorige maand volg of een uitzondering aanleg. Vraag mij om een voorbeeldboeking als de leverancier nieuw is. Pauzeer voor het boeken en wacht op mijn goedkeuring. Stuur een Slack-samenvatting met onduidelijke boekstukken, dubbele facturen en posten zonder btw-identificatienummer voor controle voor de afsluitboeking."
Bank afstemmen
"Stem de bankboekingen van de afgelopen maand voor deze klant in Exact Online af met de openstaande posten. Als de bankkoppeling via Tink nog niet staat, vraag mij om die eerst te activeren. Vergelijk omschrijving, mededeling, bedrag en boekdatum tegen facturen en SEPA-batches. Bij ambiguïteit vraag mij of ik leverancier, bedrag of datum prioriteer. Vraag mij om een eerdere afstemming als je het patroon voor terugkerende automatische incasso niet vindt. Boek geen verschillen zonder mijn goedkeuring. Leg een afstemmingsverslag in Google Drive en meld openstaande posten met uitzoekvraag in Slack, zodat de assistent ze de volgende dag oppakt."
Posten klaren
"Klaar de openstaande posten en onduidelijke grootboekrekeningen voor de afgelopen maand in Yuki. Vergelijk de OP-lijst, boekingsjournalen en voorgestelde afsluitboekingen per klant. Als een grootboekrekening geen duidelijk patroon uit eerdere maanden toont, markeer hem voor de uitzoeklijst en boek niet zelfstandig. Vraag mij waar het kantoor de lopende uitzoeklijst bijhoudt als je die niet vindt. Vraag mij om de drempel waarboven posten gerubriceerd moeten worden als die niet uit de klantkaart blijkt. Bij OP-verschillen pauzeer je en wacht op mijn beslissing of het om korting, deelbetaling of storno gaat. Lever een klantoverzicht in Slack met geklaard, openstaand en deelbetaald, plus onderbouwing per regel."
Afsluiting overdragen
"Stel de afsluitmap voor de maandafsluiting van de afgelopen maand voor deze klant samen in AFAS. Voeg saldibalans, kolommenbalans, grootboekrekening-mutaties, openstaande postenlijst en uitzoeknotities samen. Als de klant naar de jaarrekening-voorbereiding gaat, verzamel aanvullend de afgrenzings- en balansposten. Vraag mij naar de rapportagestandaard die het kantoor voor deze klant hanteert als je die niet vindt. Pauzeer voor verzending en wacht op mijn vrijgave, omdat de map naar de klant of de externe accountant gaat. Leg het complete afsluitpakket in Google Drive en noteer openstaande punten voor de volgende maand met verantwoordelijke per klant."
Maandafsluiting zonder handmatige klaring
AI-agenten draaien de complete maandafsluiting per klant: aansluitingen, klaringen, periodeposten en flux-rapportage tot en met het close-pack. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op materiële afwijkingen en presentatie stuurt en geen losse tickets meer hoeft te jagen voor de afsluiting van de vorige maand.
Codering die de klantstijl van de afsluiting kent
Standaard RGS-mappings helpen tot de eerste branche-eigenheid. Minded onthoudt per klant welke grootboekrekeningen het kantoor zet, welke afgrenzingen standaard worden toegepast en welke correcties elke maand terugkeren. Het volgende voorstel wordt meteen kantoorstijl. Combineer deze stap met de bankafstemming met AI zodat de afsluitflow doorloopt zonder handmatige omwegen.
Eén afsluitflow voor Twinfield, Exact Online en Yuki
Een echt boekhoudkantoor heeft klanten tegelijk in Twinfield, Exact Online, Yuki en Snelstart, zonder afstemming vooraf. Dezelfde maandafsluitingsroutine draait per klant in het juiste pakket, zodat het kantoor geen drie parallelle werkwijzen hoeft te onderhouden. Wanneer de jaarrekening nadert, draagt de agent de afgestemde saldi over aan de audit-voorbereiding met AI en verzamelt de stukken die de externe accountant kan opvragen. Sluit deze flow aan op journaalposten met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Hoe vervangt Minded onze Excel-uitzoeklijst in de maandafsluiting?
De AI-agent houdt de uitzoeklijst live bij. Openstaande posten, onduidelijke grootboekrekeningen en ontbrekende stukken komen in een actueel overzicht dat het team beoordeelt. In plaats van aan het maandeinde een Excel bij te werken, ziet het kantoor de openstaande punten per klant direct in Twinfield of Exact Online.
Wat gebeurt er met klanten in Twinfield naast klanten in Exact Online?
Minded werkt per klant in het pakket dat het kantoor voor die klant voert. Dezelfde maandafsluitingsroutine wordt in Twinfield, Exact Online, Yuki, Snelstart of AFAS uitgevoerd. Zo blijft het kantoorproces uniform, zonder klanten te dwingen naar één ERP over te stappen.
Hoe houdt de AI-agent de audit log bij voor accountantscontrole?
Elke stap wordt vastgelegd: welke boeking de agent heeft voorgesteld, welke regel is toegepast en wie heeft vrijgegeven. Deze spoor laat zich exporteren voor accountantscontrole of een boekenonderzoek. Onderliggende stukken blijven revisievast in het klantdossier, zodat het kantoor zonder paniek aan een controle kan beginnen.
Hoe gaat de agent om met openstaande posten en onduidelijke grootboekrekeningen?
Openstaande posten worden in iteraties opgelost: de agent herkent ze, stelt toewijzing voor op basis van eerdere correcties en markeert restposten. Grootboekrekeningen zonder duidelijk patroon worden niet automatisch geboekt, maar op de uitzoeklijst gezet. Zo blijft de controle bij het team en de afsluitkwaliteit overeind.
Kan Minded ook de jaarrekening voorbereiden, niet alleen de maand?
Ja. De jaarrekening bouwt op de afgestemde maandafsluitingen. De agent bereidt grootboekrekeningen, voorzieningen, afgrenzingsposten en balansposten voor, verzamelt ontbrekende stukken en zet de jaarrekening klaar voor de accountant inclusief toelichting op materiële posten en openstaande controlepunten. Aansluitend wordt de XBRL-rapportage voor KvK voorbereid.