De software die elke handmatige boeking onderbouwt en audit-vast achterlaat.
Laat de AI-agent jouw journaalposten uitvoeren
Afgrenzingen boeken
"Boek de periodieke afgrenzingen voor deze klant in Twinfield over de afgelopen maand. Lees vooruitbetaalde kosten, transitorische passiva, abonnementen en huurtermijnen uit het klantdossier. Bereken per regel de afgrenzing op basis van looptijd, factuurdatum en de periodiseringsregel van het kantoor. Vraag mij om de actuele lijst met contracten met afgrenzingsplicht als die niet in het permanente dossier zit. Vraag mij om de afspraken met de klant over een nieuw type contract als je geen patroon herkent. Voor het inboeken van een afgrenzing pauzeer en wacht op mijn goedkeuring per regel. Archiveer onderbouwing en boekvoorstel in Google Drive samen met de berekening."
Voorzieningen vormen
"Vorm voorzieningen en waardeverminderingen voor deze klant in Exact Online over de afgelopen periode. Voor voorzieningen op dubieuze debiteuren, garantieverplichtingen of jubileumlasten verzamel je onderbouwing: contracten, oude saldi, afspraken met de klant en eerdere beslissingen van het kantoor. Stel een conceptboeking op met grootboekrekening, kostenplaats en bedrag. Vraag mij om het beleid voor voorzieningen als je geen kantoorrichtlijn vindt. Vraag mij om een vergelijkbaar dossier als de schatting niet uit eerder beleid blijkt. Niets wordt definitief geboekt zonder accountantsbeoordeling. Lever een rapport met conceptboekingen en onderbouwing per voorziening voor beoordeling."
Herclassificaties verwerken
"Verwerk de herclassificaties voor deze klant in Yuki over de afgelopen maand. Voor herclassificaties tussen grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten lees je de onderliggende stukken uit het klantdossier. Vergelijk de boeking met eerdere correcties en de richtlijnen van het kantoor. Vraag mij om eerdere herclassificaties als je een terugkerend patroon herkent. Vraag mij om het kostenplaatsenoverzicht als die niet eenduidig uit het ERP komt. Voor het inboeken van een materiële herclassificatie pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Lever een overzicht met geboekte herclassificaties, onderbouwing en aanvullende vragen voor het einde van de afsluiting."
Audit log bijhouden
"Houd het audit log van journaalposten voor deze klant in AFAS over de afgelopen periode bij. Leg per boeking vast: grootboekrekening, kostenplaats, brondocument, gehanteerde regel, wie heeft voorgesteld en wie heeft goedgekeurd. Voor handmatige journaalposten zonder brondocument vraag je om onderbouwing. Vraag mij waar het kantoor het permanente audit log bewaart als je het pad niet kent. Vraag mij om de bewaartermijn voor journaalpostonderbouwing als die niet uit het kantoorbeleid blijkt. Voor het exporteren van een audit log naar de externe accountant pauzeer en wacht op mijn goedkeuring. Archiveer alles in Google Drive."
Geautomatiseerde journaalposten met AI-agenten
AI-agenten stellen journaalposten op vanuit bron, schema en kantoorhistorie, voegen toelichting toe en boeken na goedkeuring per klant. Tot 80% lagere kosten om te bedienen ontstaan doordat het kantoor alleen op materiële boekingen, nieuwe schemaregels en uitzonderingen stuurt en geen losse memoriaalposten meer regelmatig met de hand hoeft te boeken.
Journaalposten die het rekeningschema van de klant respecteren
Standaard ERP-modules forceren RGS of dwingen het kantoor om mapping per klant te dupliceren. Minded leert per klant het rekeningschema, de RGS-mapping en de kostenplaatsenstructuur. Combineer deze stap met de omzetverantwoording met AI zodat omzetneming en grootboekboekingen hetzelfde patroon volgen en de boekingen op het juiste grootboek landen.
Eén routine voor handmatige memoboekingen en afsluitboekingen
Een boekhoudkantoor maakt iedere afsluiting tientallen handmatige memoboekingen en afsluitboekingen per klant. Minded voert ze in dezelfde routine: afgrenzingen, voorzieningen, herclassificaties en correcties. Voor loon-gerelateerde journaalposten koppelt deze flow door naar de loonadministratie met AI zodat loonkosten en de overige boekingen consistent op het rekeningschema landen. Sluit deze flow aan op maandafsluiting met AI voor een doorlopende dekking binnen het kantoor.
Welke journaalposten kan de AI-agent automatisch maken?
Afgrenzingen op huur, verzekering, abonnementen, periodisering van inkomsten en uitgaven, herclassificaties tussen grootboekrekeningen, vooruitontvangen omzet en standaard afsluitboekingen vormen het basispatroon. Voor complexe boekingen zoals waardevermindering of voorziening pauzeert de agent en vraagt onderbouwing voor goedkeuring per regel.
Hoe wordt een voorziening of waardevermindering geboekt?
Voor voorzieningen, dubieuze debiteuren en waardevermindering verzamelt de agent de onderbouwing: contracten, oude saldi en afspraken met de klant. Hij stelt een conceptboeking op met grootboekrekening, kostenplaats en bedrag. Niets wordt definitief geboekt zonder accountantsbeoordeling van de schatting.
Werkt het ook met afwijkende rekeningschema's?
Ja. Naast RGS ondersteunt de agent klantspecifieke rekeningschema's. Hij leert per klant de mapping en past de regels van het kantoor toe. Bij een nieuwe rekening vraagt hij om de RGS-mapping of een vergelijking met een vergelijkbare bestaande rekening voor consistentie tussen klanten.
Hoe blijft de audit-spoor compleet?
Elke journaalpost wordt vastgelegd met onderbouwing, brondocument, gehanteerde regel en wie heeft goedgekeurd. Bij een controle door de externe accountant of Belastingdienst kan het hele dossier per boeking worden gereconstrueerd zonder dat het kantoor handmatig onderbouwing hoeft op te bouwen.
Hoe sluit dit aan op de maandafsluiting?
Journaalposten zijn onderdeel van de maandafsluiting. De agent levert de boekingen aan voor de maandafsluitings-routine, met onderbouwing per regel en de status van goedkeuring. Het kantoor ziet één dossier per klant zonder dubbeling van gegevens tussen journaalposten en afsluiting.